Wenn die Zuständigkeiten unklar sind, fallen Aufgaben zwischen Personalabteilung und Buchhaltung durch die Lücken. Arbeitszeitnachweise werden genehmigt, aber nie verbucht, Steuern werden berechnet, aber nicht gezahlt, und niemand übernimmt die abschliessende Überprüfung. Die Zahlen geraten dann aus dem Ruder.
Verspätete Buchungen oder fehlerhafte Buchungen können den ausgewiesenen Gewinn verzerren und zu Fehlern im Cashflow führen. Prognosen verfehlen ihr Ziel, und Führungskräfte treffen Entscheidungen auf der Grundlage unzuverlässiger Daten.
Auch Ihre Mitarbeitenden spüren das. Verspätete oder fehlerhafte Zahlungen untergraben das Vertrauen, und Prüfungen werden für Ihr Team zu einer Belastung, wenn die Unterlagen unübersichtlich sind. Lose Prozesse führen zu mehr Fehlern, und die Schweizer Vorschriften machen diese Fehler kostspielig.
Dieser Artikel soll Ihnen helfen, den Unterschied zwischen Lohnabrechnung, Lohnbuchhaltung und Buchhaltung zu verstehen und zu erkennen, wie diese Bereiche zusammenwirken.
Was ist die Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnung ist der Prozess der Berechnung und Auszahlung der Löhne Ihrer Mitarbeiter. Dabei werden die geleisteten Arbeitsstunden, die Lohnsätze, die fälligen Steuern und Sozialabgaben sowie die endgültige Auszahlung an jeden einzelnen Mitarbeiter berücksichtigt.
Die Lohnabrechnung umfasst:
- Erfassung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und bezahlten Absenzen.
- Lohnberechnung und Anwendung des richtigen Lohnsatzes.
- Zuschläge und Überstundenvergütung gemäss Ihren Richtlinien und den schweizerischen Vorschriften.
- Gegebenenfalls Quellensteuer, AHV/AVS, BVG/LPP, ALV und SUVA.
- Auszahlung des Nettolohns per Banküberweisung sowie Zusendung einer übersichtlichen Lohnabrechnung, aus der Bruttobetrag, Abzüge und Nettobetrag hervorgehen.
- Alle Beiträge und Steuern an die zuständigen Schweizer Behörden und Fonds abzuführen.
Die Lohnkosten sind oft Ihr grösster Kostenfaktor, daher hilft Ihnen ein klarer Prozess bei der Planung Ihres Liquiditätsbedarfs. Die Schweizer Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften sind streng, und Fehler können zu Strafen führen.
Was ist Lohnbuchhaltung?
Die Lohnbuchhaltung umfasst die Erfassung, Zuordnung und Ausweisung von Transaktionen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung. Sie erfasst Lohnkosten, Sozialabgaben, fällige Steuern und ausgezahlte Beträge. Sie fliesst in Ihre Bilanz und Ihre Kapitalflussrechnung ein.
Die Lohnbuchhaltung erfasst die Lohnabrechnungen in der Buchhaltung Ihres Unternehmens. Zunächst erfolgt die Lohnabrechnung. Anschliessend wandelt die Lohnbuchhaltung diese Leistungen und Abzüge in Buchungen im Hauptbuch um. Sie verbindet damit die Personalabteilung mit der Finanzabteilung.
Die Lohnbuchhaltung umfasst:
- Verbuchung von Löhnen als Betriebsausgaben: Grundlohn, Überstunden, Prämien und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.
- Erfassung der Lohnverbindlichkeiten gegenüber Steuerämtern und Sozialkassen, einschliesslich Arbeitgeberbeiträgen und etwaiger Quellensteuer.
- Die Erfassung von Arbeitnehmerabzügen, Lohnabtretungen und freiwilligen Leistungen als Verbindlichkeiten bis zu deren Auszahlung.
- In jedem Abrechnungszyklus die Lohnbuchungssätze verbuchen und die Verbindlichkeiten ausgleichen, sobald die Zahlungen erfolgen.
- Ausweis der Lohnkosten in der Gewinn- und Verlustrechnung und der Verbindlichkeiten aus Lohnzahlungen in der Bilanz.
- Die Synchronisierung der Lohnabrechnung mit der Buchhaltung, sodass Buchungen automatisch vorgenommen werden – mit weniger manuellem Aufwand, weniger Fehlern und einem klareren Überblick über den Liquiditätsbedarf für Steuern und Sozialabgaben.
Korrekte Lohnbuchungen sorgen für eine übersichtliche Gewinn- und Verlustrechnung. Das ist für Investoren, Verwaltungsräte und Kreditgeber von Bedeutung. Ausserdem verringert die korrekte Angabe von Beträgen, Konten und Daten das Risiko von Bussgeldern und Verzugszinsen.
Da sich die Revisoren auf die Lohnabrechnung konzentrieren, beschleunigt eine gute Dokumentation ihre Arbeit und reduziert Rückfragen.
Was ist Buchhaltung?
Die Buchhaltung verwaltet alle finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Sie erfasst jeden Franken, der hereinkommt und ausgeht. Die Lohnbuchhaltung ist ein Teilbereich der Buchhaltung.
Zu den allgemeinen Buchhaltungsaufgaben gehören:
- Erfassung von Umsatzerlösen zum richtigen Zeitpunkt gemäss Ihren Rechnungslegungsgrundsätzen.
- Erfassung der Kosten für Löhne, Miete, Software, Reisen, Lieferanten und vieles mehr.
- Verwaltung von Barmitteln, Lagerbeständen, Ausrüstung und Abschreibungen. Vermögensverwaltung im Allgemeinen.
- Erfassung von Verbindlichkeiten und Schulden. Dazu gehören Darlehen, Steuerverbindlichkeiten, Sozialabgaben und sonstige Verbindlichkeiten.
- Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung, der Bilanz und der Kapitalflussrechnung.
- Budgetierung und Prognosen für die Zukunft. Sie planen anstehende Ausgaben, Neueinstellungen und Umsatzziele.
Die interne Buchhaltung liefert Führungskräften zeitnahe Berichte, Kostenübersichten und Budgets. Die externe Buchhaltung erstellt gemäss den geltenden Vorschriften gesetzlich vorgeschriebene Jahresabschlüsse und Steuererklärungen für Eigentümer, Banken und Aufsichtsbehörden.
Direkter Vergleich: Lohnabrechnung, Lohnbuchhaltung, Buchhaltung
Der Unterschied zwischen diesen Bereichen liegt im Umfang und in der Funktion. Die Lohnabrechnung sorgt für die Bezahlung der Mitarbeiter. Die Lohnbuchhaltung erfasst diese Zahlungen. Die Buchhaltung verwaltet das gesamte Finanzsystem.
Übersichtstabelle:
Kurz gesagt:
- Die allgemeine Buchhaltung betrachtet das Gesamtbild.
- Die Lohnabrechnung ist ein Teil dieses Gesamtbildes.
- Die Lohnbuchhaltung bildet die Schnittstelle zwischen den Aufgaben der Personalabrechnung und dem Buchhaltungssystem.
Wie Lohnabrechnung und Buchhaltung zusammenwirken
Der Kunde liefert rechtzeitig die erforderlichen Daten, genehmigt die Lohnabrechnung und die Mittelzuweisungen, überprüft die Kostenstellen und pflegt den Kontenplan.
Die Lohnbuchhaltung verknüpft Personaldaten mit der Finanzberichterstattung. Die Personalabteilung erfasst Arbeitszeiten, Löhne, Prämien, Ferientage und Vertragsbedingungen. Die Lohnabrechnung berechnet Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn. Die Lohnbuchhaltung verbucht Journalbuchungen und erfasst Lohnverbindlichkeiten im Hauptbuch.
Diese Buchungen fliessen in die Gewinn- und Verlustrechnung sowie in die Bilanz ein und bieten einen klaren Überblick über die Lohnkosten nach Monat, Team und Projekt. Die Buchhaltung prüft die Daten, führt die Buchungen durch, gleicht Verbindlichkeiten ab und begleicht sie und hält die Unterlagen mit aktuellen Berichten für eine Prüfung bereit.
Zusammenfassung
Wenn Ihr Team wächst, müssen Lohnabrechnung, Lohnbuchhaltung und Buchhaltung Hand in Hand arbeiten. Die Lohnabrechnung sorgt dafür, dass die Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden. Die Lohnbuchhaltung erfasst alle Vorgänge in Ihren Büchern. Die Buchhaltung wandelt diese Daten in fundierte Entscheidungen um.
Legen Sie einen klaren Prozess für die Lohnabrechnung fest. Nutzen Sie eine Software, die die Lohnabrechnung mit Ihrer Buchhaltung verknüpft. Erstellen Sie jeden Monat eindeutige Buchungssätze für die Lohnabrechnung. Achten Sie auf häufige Fehler und beheben Sie diese frühzeitig.
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