Wenn die Zuständigkeiten unklar sind, fallen Aufgaben zwischen Personalabteilung und Buchhaltung durch die Lücken. Arbeitszeitnachweise werden genehmigt, aber nie verbucht, Steuern werden berechnet, aber nicht gezahlt, und niemand übernimmt die abschließende Überprüfung. Die Zahlen geraten dann aus dem Ruder.
Verspätete Buchungen oder fehlerhafte Buchungen können den ausgewiesenen Gewinn verzerren und zu Fehlern im Cashflow führen. Prognosen verfehlen ihr Ziel, und Führungskräfte treffen Entscheidungen auf der Grundlage unzuverlässiger Daten.
Auch Ihre Mitarbeitenden spüren das. Verspätete oder fehlerhafte Zahlungen untergraben das Vertrauen, und Prüfungen werden für Ihr Team zu einer Belastung, wenn die Unterlagen unübersichtlich sind. Lose Prozesse führen zu mehr Fehlern, und die Schweizer Vorschriften machen diese Fehler kostspielig.
Dieser Artikel soll Ihnen helfen, den Unterschied zwischen Lohnabrechnung, Lohnbuchhaltung und Buchhaltung zu verstehen und zu erkennen, wie diese Bereiche zusammenwirken.
Was ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Berechnung und Auszahlung der Löhne und Gehälter Ihrer Mitarbeiter. Dabei werden die geleisteten Arbeitsstunden, die Lohnsätze, die fälligen Steuern und Sozialabgaben sowie die endgültige Auszahlung an jeden einzelnen Mitarbeiter berücksichtigt.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst:
- Erfassung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und bezahltem Urlaub.
- Lohnberechnung und Anwendung des richtigen Lohnsatzes.
- Zuschläge und Überstundenvergütung gemäß Ihren Richtlinien und den schweizerischen Vorschriften.
- Gegebenenfalls Quellensteuer, AHV/AVS, BVG/LPP, ALV und SUVA.
- Auszahlung des Nettogehalts per Banküberweisung sowie Zusendung einer übersichtlichen Gehaltsabrechnung, aus der Bruttobetrag, Abzüge und Nettobetrag hervorgehen.
- Alle Beiträge und Steuern an die zuständigen Schweizer Behörden und Fonds abzuführen.
Die Lohnkosten sind oft Ihr grösster Kostenfaktor, daher hilft Ihnen ein klarer Prozess bei der Planung Ihres Liquiditätsbedarfs. Die Schweizer Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften sind streng, und Fehler können zu Strafen führen.
Was ist Lohnbuchhaltung?
Die Lohnbuchhaltung umfasst die Erfassung, Zuordnung und Ausweisung von Transaktionen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung. Sie erfasst Lohnkosten, Sozialabgaben, fällige Steuern und ausgezahlte Beträge. Sie fließt in Ihre Bilanz und Ihre Kapitalflussrechnung ein.
Die Lohnbuchhaltung erfasst die Lohn- und Gehaltsabrechnungen in der Buchhaltung Ihres Unternehmens. Zunächst erfolgt die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Anschließend wandelt die Lohnbuchhaltung diese Zahlungen und Abzüge in Buchungen im Hauptbuch um. Sie verbindet damit die Personalabteilung mit der Finanzabteilung.
Die Lohnbuchhaltung umfasst:
- Verbuchung von Gehältern als Betriebsausgaben: Grundgehalt, Überstunden, Prämien und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.
- Erfassung der Lohnverbindlichkeiten gegenüber Finanzämtern und Sozialkassen, einschließlich Arbeitgeberbeiträgen und etwaiger Quellensteuer.
- Die Erfassung von Arbeitnehmerabzügen, Lohnabtretungen und freiwilligen Leistungen als Verbindlichkeiten bis zu deren Auszahlung.
- In jedem Abrechnungszyklus die Lohnbuchungssätze verbuchen und die Verbindlichkeiten ausgleichen, sobald die Zahlungen erfolgen.
- Ausweis der Personalkosten in der Gewinn- und Verlustrechnung und der Verbindlichkeiten aus Lohn- und Gehaltszahlungen in der Bilanz.
- Die Synchronisierung der Lohnabrechnung mit der Buchhaltung, sodass Buchungen automatisch vorgenommen werden – mit weniger manuellem Aufwand, weniger Fehlern und einem klareren Überblick über den Liquiditätsbedarf für Steuern und Sozialabgaben.
Korrekte Lohnbuchungen sorgen für eine übersichtliche Gewinn- und Verlustrechnung. Das ist für Investoren, Vorstände und Kreditgeber von Bedeutung. Außerdem verringert die korrekte Angabe von Beträgen, Konten und Daten das Risiko von Bußgeldern und Verzugszinsen.
Da sich die Wirtschaftsprüfer auf die Lohnabrechnung konzentrieren, beschleunigt eine gute Dokumentation ihre Arbeit und reduziert Rückfragen.
Was ist Rechnungswesen?
Die Buchhaltung verwaltet alle finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Sie erfasst jeden Franken, der hereinkommt und ausgeht. Die Lohnbuchhaltung ist ein Teilbereich der Buchhaltung.
Zu den allgemeinen Buchhaltungsaufgaben gehören:
- Erfassung von Umsatzerlösen zum richtigen Zeitpunkt gemäß Ihren Rechnungslegungsgrundsätzen.
- Erfassung der Kosten für Gehälter, Miete, Software, Reisen, Lieferanten und vieles mehr.
- Verwaltung von Barmitteln, Lagerbeständen, Ausrüstung und Abschreibungen. Vermögensverwaltung im Allgemeinen.
- Erfassung von Verbindlichkeiten und Schulden. Dazu gehören Darlehen, Steuerverbindlichkeiten, Sozialabgaben und sonstige Verbindlichkeiten.
- Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung, der Bilanz und der Kapitalflussrechnung.
- Budgetierung und Prognosen für die Zukunft. Sie planen anstehende Ausgaben, Neueinstellungen und Umsatzziele.
Die interne Rechnungslegung liefert Führungskräften zeitnahe Berichte, Kostenübersichten und Budgets. Die externe Rechnungslegung erstellt gemäß den geltenden Vorschriften gesetzlich vorgeschriebene Jahresabschlüsse und Steuererklärungen für Eigentümer, Banken und Aufsichtsbehörden.
Direkter Vergleich: Lohnabrechnung, Lohnbuchhaltung, Buchhaltung
Der Unterschied zwischen diesen Bereichen liegt im Umfang und in der Funktion. Die Lohnbuchhaltung sorgt für die Bezahlung der Mitarbeiter. Die Lohnabrechnung erfasst diese Zahlungen. Die Finanzbuchhaltung verwaltet das gesamte Finanzsystem.
Übersichtstabelle:
Kurz gesagt:
- Die allgemeine Buchhaltung betrachtet das Gesamtbild.
- Die Lohnabrechnung ist ein Teil dieses Gesamtbildes.
- Die Lohnbuchhaltung bildet die Schnittstelle zwischen den Aufgaben der Personalabrechnung und dem Buchhaltungssystem.
Wie Lohnbuchhaltung und Rechnungswesen zusammenwirken
Der Kunde liefert rechtzeitig die erforderlichen Daten, genehmigt die Gehaltsabrechnung und die Mittelzuweisungen, überprüft die Kostenstellen und pflegt den Kontenplan.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung verknüpft Personalstammdaten mit der Finanzberichterstattung. Die Personalabteilung erfasst Arbeitszeiten, Gehälter, Prämien, Urlaubstage und Vertragsbedingungen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung berechnet Bruttobezüge, Abzüge und Nettobezüge. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung verbucht Journalbuchungen und erfasst Lohnverbindlichkeiten im Hauptbuch.
Diese Buchungen fließen in die Gewinn- und Verlustrechnung sowie in die Bilanz ein und bieten einen klaren Überblick über die Personalkosten nach Monat, Team und Projekt. Die Buchhaltung prüft die Daten, führt die Buchungen durch, gleicht Verbindlichkeiten ab und begleicht sie und hält die Unterlagen mit aktuellen Berichten für eine Prüfung bereit.
Zusammenfassung
Wenn Ihr Team wächst, müssen Personalabrechnung, Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung Hand in Hand arbeiten. Die Personalabrechnung sorgt dafür, dass die Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden. Die Lohnbuchhaltung erfasst alle Vorgänge in Ihren Büchern. Die Finanzbuchhaltung wandelt diese Daten in fundierte Entscheidungen um.
Legen Sie einen klaren Prozess für die Lohnabrechnung fest. Nutzen Sie eine Software, die die Lohnabrechnung mit Ihrer Buchhaltung verknüpft. Erstellen Sie jeden Monat eindeutige Buchungssätze für die Lohnabrechnung. Achten Sie auf häufige Fehler und beheben Sie diese frühzeitig.
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