Die Einstellung von Mitarbeitern in der Schweiz ohne lokale Niederlassung umfasst mehr als nur den Abschluss eines Arbeitsvertrags. Die Anmeldung bei der Sozialversicherung, die Anmeldung zur Rentenversicherung, der Abschluss der Pflichtversicherungen, die Einrichtung der Lohnabrechnung und in manchen Fällen auch die Arbeitserlaubnis müssen von Anfang an korrekt abgewickelt werden.
Im Rahmen eines „Employer of Record“-Modells wird der EoR zum rechtlichen Arbeitgeber und kümmert sich um die Erfüllung dieser gesetzlichen Anforderungen. Dieser Artikel enthält eine vollständige Checkliste für die Einarbeitung bei einem EoR in der Schweiz, erläutert jeden Schritt des Prozesses und verdeutlicht die Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen Ihrem Unternehmen und dem EoR.
Compliance-Prüfungen vor der Einstellung in der Schweiz
Die Einhaltung der Vorschriften vor der Einstellung ist der erste Schritt. Führen Sie diese Überprüfungen durch, bevor Sie ein Stellenangebot unterbreiten. Ihr EoR-Anbieter verwaltet den Prozess und führt dabei häufig mehrere Schritte gleichzeitig durch.
Überprüfung des Rechts auf Arbeit
Die Arbeitsrechte hängen von der Staatsangehörigkeit und einer Arbeitserlaubnis ab. Mitarbeiter aus EU- und EFTA-Ländern müssen sich bei den örtlichen Behörden registrieren lassen. Mitarbeiter aus Nicht-EU- und Nicht-EFTA-Ländern benötigen eine genehmigte Arbeitserlaubnis, bevor sie das Stellenangebot annehmen können. Ihr EoR kümmert sich um die Beantragung der Arbeitserlaubnis.
Rechnen Sie 3–10 Werktage zusätzlich ein. Die B-Bewilligung wird häufig für längere Aufenthalte erteilt. Bei Nischenpositionen sollten Sie sich frühzeitig bei Ihrem EoR erkundigen, welche Arten von Schweizer Arbeitsbewilligungen in Frage kommen.
Gehalt und Vergütung
In der Schweiz gibt es keinen bundesweiten Mindestlohn, allerdings legen einige Kantone eigene Mindestlöhne fest. Da es keine einheitliche Grundlage gibt, stützen sich einige Branchen auf Gesamtarbeitsverträge (GAV), um Mindestlöhne, Arbeitszeiten und bezahlten Urlaub festzulegen. Ihr EoR prüft, ob für Ihre Position ein GAV gilt. In der Praxis orientieren sich die meisten Angestelltenpositionen in Zürich eher an den Marktmedianwerten als an einem GAV.
Darüber hinaus gehören bestimmte Vergütungspraktiken einfach zum Standard. Das 13. Monatsgehalt ist eine davon. Es ist zwar nicht vorgeschrieben, wird aber von vielen Unternehmen gezahlt, und die Mitarbeiter erwarten es. Entscheiden Sie frühzeitig, ob Sie es einbeziehen möchten, damit dies im Vertrag klar geregelt ist.
Checkliste für Unterlagen des Mitarbeiters
Sobald die Vergütung feststeht, besteht der nächste Schritt darin, die Unterlagen des Mitarbeiters zusammenzustellen. Ihr EoR-Anbieter erfasst die folgenden Informationen. Leiten Sie diese Liste an den Bewerber weiter, um Verzögerungen beim Arbeitsbeginn zu vermeiden.
Tipp: Wenn der Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn in einen anderen Kanton umzieht, sollten Sie die neue Adresse so schnell wie möglich festhalten. Die Quellensteuersätze richten sich nach der bei der Gemeinde gemeldeten Wohnadresse.
Angebotsschreiben und Arbeitsvertrag gemäß den schweizerischen Vorschriften
Nachdem die Eignung bestätigt, eine Einigung über das Gehalt erzielt und alle erforderlichen Unterlagen des Arbeitnehmers eingeholt wurden, besteht der nächste Schritt darin, die Vereinbarung mit dem Bewerber zu formalisieren.
Erstellen Sie das den schweizerischen Vorschriften entsprechende Angebotsschreiben
- EoR erstellt ein prägnantes Angebotsschreiben, in dem die vereinbarte Position, der Eintrittstermin, das Gehalt sowie alle üblichen Vergütungspraktiken, wie beispielsweise ein 13. Monatsgehalt, festgehalten sind.
- Senden Sie den Brief an den Kandidaten, damit dieser ihn elektronisch unterzeichnet oder eine unterschriebene Empfangsbestätigung ausstellt.
- Bestätigen Sie die Annahme, um den Starttermin und den Abrechnungsplan festzulegen.
Den vollständigen Arbeitsvertrag erstellen
Sobald das Angebot angenommen wurde, erstellt der EoR den vollständigen Schweizer Arbeitsvertrag. Der Vertrag enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben: Vertragsparteien, Gehalt, Arbeitszeiten, Probezeit, Kündigungsfristen, Sozialleistungen und geltende Tarifverträge. Der Arbeitnehmer unterzeichnet den Vertrag, und der EoR gegenzeichnet ihn, um ihn rechtskräftig zu machen.
Hinweis: Im Rahmen einer „Employer of Record“-Vereinbarung ist die Schweizer Niederlassung des EoR der rechtliche Arbeitgeber. Das Kundenunternehmen erscheint nicht als Arbeitgeber im Arbeitsvertrag.
Einleitung der gesetzlich vorgeschriebenen Anmeldungen und Einrichtung der Lohnabrechnung
Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, setzt der EoR alle notwendigen Schritte in Gang. Er meldet den Mitarbeiter bei der Sozialversicherung an, nimmt ihn in die Rentenversicherung auf, schließt eine Unfallversicherung ab und kümmert sich um alle weiteren erforderlichen Anmeldungen. Gleichzeitig sorgt er dafür, dass die Gehaltsabrechnung fertiggestellt wird, damit der erste Gehaltsscheck des Mitarbeiters korrekt und unter Berücksichtigung aller Abzüge ausgezahlt wird.
Tipp: Betrachten Sie das Angebotsschreiben als offizielle Bestätigung des Arbeitsbeginns. Jede Verzögerung bei der Unterzeichnung kann sich auf den Zeitpunkt der Gehaltsabrechnung, den Versicherungsschutz und die Vorbereitungen für den ersten Arbeitstag auswirken.
Einführungstag für neue Mitarbeiter über den „Employer of Record“
Der erste Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeiters sollte gut strukturiert und einladend sein. Am ersten Tag geht es darum, den Mitarbeiter mit Ihrem Team, den Arbeitsmitteln und den Arbeitsabläufen vertraut zu machen. Der EoR kümmert sich um die administrativen Schritte. Sie konzentrieren sich auf die Unternehmenskultur und die Arbeitsmittel.
Was das EoR hinter den Kulissen tut:
- EoR richtet sich nach dem Abrechnungskalender und dem Termin der ersten Gehaltszahlung. Da viele Unternehmen die Abrechnung um den 10. des Monats abschließen und die Auszahlung bis zum 25. vornehmen, kann ein später Arbeitsbeginn dazu führen, dass sich die erste Gehaltszahlung auf den nächsten Abrechnungszyklus verschiebt.
- Der Mitarbeiter erhält Zugriff auf das Portal für Arbeitszeitnachweise (falls erforderlich), Gehaltsabrechnungen, Rentenangaben und Versicherungsbescheinigungen.
Aufgaben des Kundenteams:
- Senden Sie eine persönliche Begrüßungs-E-Mail und stellen Sie den Manager sowie die wichtigsten Ansprechpartner vor.
- Einen Laptop versenden oder übergeben und E-Mail, SSO, Slack/Teams sowie VPN einrichten.
- Planen Sie eine Einweisung in die Aufgaben sowie kurze Schulungen zu den Tools und Prozessen ein.
- Stellen Sie Ihr Handbuch, Ihre Sicherheitsrichtlinien und Ihren Verhaltenskodex zur Verfügung.
- Einigen Sie sich auf Ziele für 30, 60 und 90 Tage und legen Sie fest, wie Sie die Fortschritte verfolgen wollen.
Der EoR sorgt im Hintergrund für die reibungslose Abwicklung der rechtlichen und lohnbezogenen Abläufe, sodass sich Ihr Team ganz auf die Ergebnisse konzentrieren kann.
Überwachung nach der Einarbeitung
Sobald der Mitarbeiter seine Tätigkeit aufnimmt, verlagert sich der operative Fokus auf Ihr Team: Prioritäten setzen, Anleitung geben und den neuen Mitarbeiter bei der Einarbeitung unterstützen. Der EoR kümmert sich im Hintergrund weiterhin um die gesamte laufende Gehaltsabrechnung, die Sozialleistungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und sorgt so dafür, dass die rechtlichen und administrativen Abläufe reibungslos funktionieren. Das bedeutet, dass sich Ihr Team auf die tägliche Arbeit, die Unternehmenskultur und die Mitarbeiterentwicklung konzentrieren kann, während der EoR dafür sorgt, dass alles rechtskonform und auf dem neuesten Stand ist.
Um klarzustellen, welche Aufgaben dem EoR obliegen und welche von Ihrem Team übernommen werden, werden in der folgenden Checkliste die Zuständigkeiten Schritt für Schritt aufgeführt.
Checkliste zur Verantwortungsaufteilung zwischen EoR und Auftraggeber
Während des Onboardings kann es ohne eine klare Aufgabenteilung schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, wer welche Aufgaben übernimmt. Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihr Team und Ihren EoR aufeinander abzustimmen.
Der EoR übernimmt die gesetzlichen Arbeitgeberpflichten. Sie konzentrieren sich auf die Aufgabe und die Leistung.
Reibungsloser Einstieg mit einem bewährten EoR-Partner
Erweitern Sie Ihr Geschäft in der Schweiz, ohne sich Gedanken über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder unerwartete Kosten machen zu müssen. Ein EoR-Modell reduziert rechtliche Risiken und den Verwaltungsaufwand, während Sie weiterhin die Kontrolle über das Tagesgeschäft und die Unternehmenskultur behalten.
Numeriq arbeitet als Ihr Schweizer „Employer of Record“ eng mit Ihrem Unternehmen zusammen, übernimmt die formellen Arbeitgeberaufgaben und sorgt dabei für eine offene und vorhersehbare Kommunikation. Sie wissen immer, wo der Stand der Dinge ist, was als Nächstes ansteht und wer dafür verantwortlich ist. Diese Klarheit ermöglicht einen reibungslosen Ablauf des Onboardings.
