Embaucher en Suisse sans entité locale ne se résume pas à la simple signature d'un contrat. L'affiliation à la sécurité sociale, l'adhésion au régime de retraite, les assurances obligatoires, la mise en place de la gestion des salaires et, dans certains cas, l'obtention d'un permis de travail doivent être gérées correctement dès le départ.
Dans le cadre d'un modèle « Employer of Record » (EoR), l'EoR devient l'employeur légal et se charge de ces obligations légales. Cet article présente la liste de contrôle complète pour l'intégration d'un EoR en Suisse, en expliquant chaque étape du processus et en précisant la répartition des responsabilités entre votre entreprise et l'EoR.
Vérifications de conformité préalables à l'embauche en Suisse
La mise en conformité préalable à l'embauche constitue la première étape. Effectuez ces vérifications avant de formuler une offre d'embauche. Votre prestataire EoR gère ce processus, en menant souvent plusieurs étapes de front.
Vérification du « droit au travail »
Les droits en matière d'emploi dépendent de la nationalité et d'un permis. Les salariés originaires de l'UE ou de l'AELE doivent s'enregistrer auprès des autorités locales. Les salariés non ressortissants de l'UE ou de l'AELE doivent obtenir un permis avant de pouvoir accepter l'offre d'emploi. C'est votre EoR qui se charge des démarches pour l'obtention du permis.
Prévoyez un délai supplémentaire de 3 à 10 jours ouvrés. Le permis B est couramment délivré pour les séjours de longue durée. Pour les postes spécialisés, renseignez-vous dès que possible auprès de votre EoR pour savoir quels types de permis de travail suisses s’appliquent.
Salaire et rémunération
La Suisse ne dispose pas de salaire minimum fédéral, bien que certains cantons fixent le leur. En l'absence de référence universelle, certains secteurs s'appuient sur des conventions collectives de travail (CCT/GAV) pour définir les salaires minimums, les horaires de travail et les congés payés. Votre EoR vérifiera si une CCT s'applique à votre poste. Dans la pratique, la plupart des postes de cols blancs à Zurich suivent les médianes du marché plutôt qu'une CCT.
De plus, certaines pratiques salariales sont tout simplement courantes. Le 13e mois en fait partie. Il n’est pas obligatoire, mais de nombreuses entreprises le proposent, et les salariés s’attendent à le recevoir. Décidez dès le départ si vous comptez l’inclure afin que cela soit clairement indiqué dans le contrat.
Liste des documents à fournir par l'employé
Une fois la rémunération fixée, l'étape suivante consiste à rassembler les documents du salarié. Votre prestataire EoR recueille les informations suivantes. Transmettez cette liste au candidat afin d'éviter tout retard dans la prise de fonction.
Conseil: Si l'employé change de canton avant son entrée en fonction, enregistrez sa nouvelle adresse dès que possible. Les taux d'imposition à la source dépendent de l'adresse de domicile enregistrée auprès de la commune.
Lettre d'offre et contrat de travail conformes à la législation suisse
Une fois l'éligibilité confirmée, le salaire convenu et tous les documents requis fournis par le candidat, l'étape suivante consiste à officialiser l'accord avec ce dernier.
Rédiger la lettre d'offre conforme à la législation suisse
- EoR rédige une lettre d'offre concise qui précise le poste convenu, la date d'entrée en fonction, le salaire ainsi que les pratiques salariales habituelles, telles que le 13e mois.
- Envoyez la lettre au candidat afin qu'il la signe électroniquement ou qu'il en accuse réception par écrit.
- Confirmez votre acceptation afin de fixer la date de début et le calendrier de paie.
Générer le contrat de travail complet
Une fois l'offre acceptée, l'EoR rédige le contrat de travail suisse complet. Ce contrat respecte toutes les exigences légales : parties, salaire, horaires de travail, période d'essai, délais de préavis, avantages sociaux et conventions collectives applicables. Le salarié signe le contrat, puis l'EoR le contresigne pour lui donner force de loi.
Remarque: Dans le cadre d'un accord « Employer of Record » (EoR), c'est l'entité suisse de l'EoR qui est l'employeur légal. L'entreprise cliente n'apparaît pas comme employeur sur le contrat de travail.
Lancer les démarches d'enregistrement légal et la mise en place de la gestion des salaires
Une fois le contrat signé, l'EoR se charge de toutes les démarches nécessaires. Il inscrit le salarié à la sécurité sociale, l'affilie au régime de retraite, souscrit une assurance accidents et s'occupe de toutes les autres formalités requises. Parallèlement, il veille à ce que la paie soit prête afin que le premier salaire du salarié soit versé correctement, avec toutes les retenues applicables.
Conseil : Considérez la lettre d'offre comme la confirmation officielle de la date de prise de fonction. Tout retard dans la signature peut avoir des répercussions sur le calendrier de paie, la couverture d'assurance et les préparatifs pour le premier jour.
Journée d'intégration des nouveaux employés via l'employeur officiel
Le premier jour de votre nouvelle recrue doit être bien organisé et accueillant. Ce premier jour a pour but de présenter à l'employé votre équipe, vos outils et vos processus de travail. L'EoR se charge des démarches administratives. Vous vous concentrez quant à vous sur la culture d'entreprise et les outils.
Ce que fait l'EoR en coulisses :
- EoR suit le calendrier de paie et la date de versement du premier salaire. De nombreuses entreprises clôturent leur paie vers le 10 et versent les salaires avant le 25 ; ainsi, une prise de fonction tardive peut repousser le versement du premier salaire au cycle suivant.
- L'employé dispose d'un accès au portail pour consulter ses feuilles de présence (si nécessaire), ses bulletins de paie, les informations relatives à sa retraite et ses attestations d'assurance.
Rôle de l'équipe client :
- Envoyez un e-mail de bienvenue personnalisé et présentez le responsable ainsi que les principaux interlocuteurs.
- Expédier ou remettre un ordinateur portable, puis configurer la messagerie électronique, l'authentification unique (SSO), Slack/Teams et le VPN.
- Organisez une séance d'information sur les fonctions à remplir ainsi que de brèves sessions de formation sur les outils et les processus.
- Partagez votre manuel, vos politiques de sécurité et votre code de conduite.
- Mettez-vous d'accord sur des objectifs à 30, 60 et 90 jours et sur la manière dont vous allez suivre vos progrès.
EoR gère en arrière-plan les aspects juridiques et la gestion de la paie, afin que votre équipe puisse se concentrer sur les résultats.
Suivi après l'intégration
Une fois que le salarié a pris ses fonctions, l’accent opérationnel se porte sur votre équipe : définir les priorités, fournir des conseils et accompagner la nouvelle recrue dans son intégration. L’EoR continue de gérer en arrière-plan l’ensemble des opérations liées à la paie, aux avantages sociaux et à la conformité, garantissant ainsi le bon déroulement des aspects juridiques et administratifs. Cela signifie que votre équipe peut se concentrer sur le travail quotidien, la culture d’entreprise et le développement des collaborateurs, tandis que l’EoR veille à ce que tout soit conforme à la législation et à jour.
Afin de clarifier quelles tâches incombent à l'EoR et lesquelles sont prises en charge par votre équipe, la liste de contrôle suivante détaille les responsabilités étape par étape.
Liste de contrôle : Responsabilités de l'EoR par rapport à celles de l'entreprise cliente
Lors de l'intégration, il peut être difficile de savoir qui fait quoi en l'absence d'une répartition claire des tâches. Utilisez cette liste de contrôle pour coordonner votre équipe et votre prestataire EoR.
L'EoR assume les obligations légales incombant à l'employeur. Vous vous concentrez sur votre poste et vos performances.
Une intégration en douceur grâce à un partenaire EoR de confiance
Développez votre activité en Suisse sans vous soucier des questions de conformité ni des coûts imprévus. Le modèle EoR réduit les risques juridiques et la charge administrative, tout en vous permettant de garder le contrôle sur les activités quotidiennes et la culture d'entreprise.
En tant qu'employeur officiel suisse, Numeriq travaille en étroite collaboration avec votre entreprise, en se chargeant des aspects administratifs liés à l'emploi tout en garantissant une communication transparente et prévisible. Vous savez où en sont les choses, quelles sont les prochaines étapes et qui en est responsable. C'est cette clarté qui permet à l'intégration de se dérouler sans heurts.
