Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter erkrankt und nicht mehr arbeiten kann, muss das Unternehmen mehrere Dinge gleichzeitig regeln: die Abwesenheit selbst, die Weiterzahlung des Lohns und die Behandlung der Sozialversicherungsbeiträge. In der Schweiz endet der Lohn bei Krankheit nicht einfach, doch welche Regeln gelten, hängt davon ab, wie lange das Arbeitsverhältnis schon besteht und ob das Unternehmen eine Krankentaggeldversicherung (KTG) abgeschlossen hat.
Das Schweizer Recht verpflichtet den Arbeitgeber, den Lohn in bestimmten Situationen weiterzuzahlen. Viele Unternehmen schliessen dennoch eine KTG ab, um den Einkommensausfall bei längeren Abwesenheiten aufzufangen.
Wer beide Mechanismen versteht, hält seine Pflichten als Arbeitgeber ein, erstellt korrekte Lohnabrechnungen und vermeidet Fehler in den Sozialversicherungsmeldungen. Eine durchdachte Lohnverwaltung in der Schweiz erleichtert die Bearbeitung von Krankheitsfällen und hält die Meldungen korrekt.
Muss der Arbeitgeber den Lohn bei Krankheit weiterzahlen?
In der Schweiz geniesst eine Person, die ohne eigenes Verschulden wegen Krankheit an der Arbeit verhindert ist, einen gesetzlichen Schutz ihres Lohns. Der Arbeitgeber muss ihr den Lohn für eine begrenzte Zeit weiterzahlen, nach den Regeln des Obligationenrechts.
Damit soll verhindert werden, dass jemand sein Einkommen verliert, sobald eine Krankheit ihn an der Arbeit hindert. Das bedeutet aber nicht, dass der Lohn während der ganzen Abwesenheit weiterläuft: Das Gesetz legt sowohl die Voraussetzungen als auch die Dauer genau fest.
Die Voraussetzungen für die gesetzliche Lohnfortzahlung
Die Lohnfortzahlung bei Krankheit gilt nicht in jedem Fall ab dem ersten Arbeitstag. Nach Art. 324a des Obligationenrechts schuldet der Arbeitgeber den Lohn, wenn das Arbeitsverhältnis mehr als drei Monate gedauert hat oder für mehr als drei Monate eingegangen wurde.
Diese Voraussetzung trennt sehr kurze Arbeitsverhältnisse, bei denen die gesetzliche Pflicht nicht unbedingt greift, von Anstellungen, die auf Dauer angelegt sind.
Damit der Schutz greift, müssen mehrere Elemente zusammenkommen:
- Die Person muss wegen Krankheit an der Arbeit verhindert sein;
- die Verhinderung darf nicht auf ihr eigenes Verschulden zurückgehen;
- die Voraussetzungen zur Dauer des Arbeitsverhältnisses müssen erfüllt sein.
Sind sie erfüllt, zahlt der Arbeitgeber den Lohn für eine begrenzte Zeit weiter. Das Gesetz beziffert sie: Im ersten Dienstjahr zahlt der Arbeitgeber den Lohn für drei Wochen. Nach dem ersten Dienstjahr verlangt Art. 324a Abs. 2 OR eine längere, angemessene Dauer, je nach Dauer des Arbeitsverhältnisses und den besonderen Umständen.
Was «angemessen» in der Praxis bedeutet, regeln drei von den Gerichten entwickelte Skalen, die Berner, die Zürcher und die Basler Skala. Jede legt fest, wie viele Wochen oder Monate Lohn bei einer bestimmten Anzahl Dienstjahre geschuldet sind, und welche gilt, hängt von der Region ab. Ein Arbeitgeber muss also wissen, welche Skala sein Kanton anwendet, bevor er berechnet, wie lange er den Lohn schuldet.
Arbeitgeber müssen Krankheit zudem von anderen Abwesenheiten unterscheiden, etwa einem Unfall oder dem Mutterschaftsurlaub in der Schweiz, für den eigene Regeln zur Entschädigung und zur Behandlung in der Lohnabrechnung gelten. Jede Situation folgt eigenen Regeln des Schweizer Arbeitsrechts für Arbeitgeber, insbesondere bei der Lohnfortzahlung und beim Schutz der Mitarbeitenden.
In der Praxis klären Sie deshalb gleich bei der Meldung einer Arbeitsunfähigkeit, welcher Rahmen gilt. Daraus ergibt sich, wer die Leistungen zahlt und wie die Abwesenheit im Lohnsystem zu behandeln ist.
Was das Obligationenrecht tatsächlich verlangt
Das Obligationenrecht ist die gesetzliche Grundlage der Lohnfortzahlung bei Krankheit. Art. 324a sieht vor, dass der Arbeitgeber den Lohn weiterzahlt, wenn die Person aus Gründen, die in ihrer Person liegen, wie Krankheit, ohne ihr Verschulden an der Arbeit verhindert ist.
Die Pflicht gilt nur in den Grenzen des Gesetzes. Der Arbeitgeber muss den Lohn nicht unbeschränkt für die ganze Dauer einer Arbeitsunfähigkeit weiterzahlen.
Für Unternehmen bedeutet das, lange Abwesenheiten vorauszuplanen. Ohne zusätzliche Deckung trägt der Arbeitgeber die Kosten der Lohnfortzahlung für die gesetzlich vorgesehene Dauer selbst.
Das ist einer der Hauptgründe, weshalb Unternehmen eine Krankentaggeldversicherung abschliessen. Sie verlagert einen Teil des finanziellen Risikos langer Abwesenheiten und sichert der Person zugleich ein Ersatzeinkommen.
Eine KTG hebt die Pflichten des Arbeitgebers nicht automatisch auf. Sie muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, bevor sie die gesetzliche Lohnfortzahlung nach Obligationenrecht ersetzen kann.
Wie funktioniert die Krankentaggeldversicherung (KTG)?
Mit einer Krankentaggeldversicherung kann ein Unternehmen eine Alternative zur direkten Lohnzahlung durch den Arbeitgeber einrichten. Sie ist in der Schweiz weit verbreitet, um die finanziellen Folgen krankheitsbedingter Abwesenheiten abzudecken.
Anders als manche obligatorischen Sozialversicherungen ist die KTG keine Bundesversicherung, die jedem Unternehmen vorgeschrieben ist. Sie kann jedoch obligatorisch werden, wenn ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) oder ein anwendbarer Normalarbeitsvertrag sie vorsieht.
Wann die KTG die Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber ersetzen kann
Schliesst ein Unternehmen eine Krankentaggeldversicherung ab, kann der Versicherer während der Arbeitsunfähigkeit einen Teil des Einkommens der Person übernehmen.
Hier werden oft zwei verschiedene Rechtslagen verwechselt, und der Unterschied ist wichtig. Die Regel der vier Fünftel nach Art. 324b OR, nach der der Arbeitgeber nichts mehr schuldet, sobald die Versicherungsleistungen mindestens 80 % des Lohns decken, gilt für eine Versicherung, die aufgrund gesetzlicher Vorschrift obligatorisch ist, typischerweise die Unfallversicherung nach UVG. Eine freiwillige KTG ist das nicht.
Eine freiwillige KTG fällt stattdessen unter Art. 324a Abs. 4 OR. Eine schriftliche Abrede, ein Normalarbeitsvertrag oder ein Gesamtarbeitsvertrag kann von der gesetzlichen Regelung abweichen, aber nur, wenn die Person dadurch mindestens gleichwertige Leistungen erhält. Die Gleichwertigkeit wird am gesamten Paket gemessen, nicht am Prozentsatz allein. In der Praxis setzt sie voraus:
- Leistungen von 80 % des Lohns;
- bezahlt während 720 Tagen innerhalb von 900 Tagen;
- eine begrenzte Wartefrist, während der der Arbeitgeber zahlt;
- Prämien, die mindestens zur Hälfte vom Arbeitgeber finanziert werden.
Genau hier irren sich Arbeitgeber. Eine Police, die 80 % während sechzig Tagen zahlt, befreit den Arbeitgeber nicht von Art. 324a: Die gesetzliche Pflicht bleibt bestehen, und der Arbeitgeber muss die Differenz ausgleichen. Wer das ganze Paket prüft statt nur den Prozentsatz, weiss, wer was schuldet.
Darüber hinaus hängt der Ablauf im Alltag von der Police ab: wie lange die Leistungen laufen, die Wartefrist bis zu ihrem Beginn, das Verfahren zur Meldung einer Arbeitsunfähigkeit und die erforderlichen Unterlagen.
Wer die Bedingungen der eigenen KTG-Police kennt, kann deshalb ab dem ersten Krankheitstag die richtige Lohnbehandlung anwenden.
Wie die KTG-Prämien zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden aufgeteilt werden
Eine Krankentaggeldversicherung kostet das Unternehmen Geld, denn sie beruht auf der Zahlung von Prämien. Richtet der Arbeitgeber in der Schweiz eine KTG ein, muss er mindestens die Hälfte der Prämie tragen.
Den Rest kann die Person selbst tragen, er wird ihr gemäss der getroffenen Vereinbarung vom Lohn abgezogen. Die Aufteilung verteilt die Finanzierung des Schutzes bei längerer Krankheit auf beide Seiten.
Eine Voraussetzung wird in der Lohnabrechnung leicht übersehen. Der Arbeitgeberanteil der Prämie bleibt nur dann ausserhalb des massgebenden Lohns und damit frei von AHV-Beiträgen, wenn er direkt an den Versicherer bezahlt wird und alle Mitarbeitenden gleich behandelt werden. Erstatten Sie einer Person stattdessen ihre Prämie oder versichern Sie nur einen Teil Ihres Personals, wird der Betrag zu beitragspflichtigem Lohn.
Arbeitgeber sollten dies auch von einem gewöhnlichen Sozialversicherungsabzug unterscheiden. Eine KTG-Prämie ist kein obligatorischer Beitrag wie AHV, IV oder EO. Sie hängt von der Police ab, die das Unternehmen gewählt hat, und von den Regeln seiner Branche.
Unternehmen mit einer KTG müssen ihr Personal zudem korrekt darüber informieren. Die Mitarbeitenden sollten wissen, welche Entschädigung bei Arbeitsunfähigkeit gilt und welche Schritte sie bei einer Krankheit unternehmen müssen.
Eine klare Handhabung der Versicherung vermeidet Missverständnisse in dem Moment, in dem jemand auf sie angewiesen ist, und erleichtert die administrative Seite der Lohnabrechnung.
Was ändert eine Krankheit an den Sozialversicherungsbeiträgen?
Wie die Beiträge während einer Krankheit behandelt werden, hängt davon ab, wie das Einkommen gesichert wird. Es ist nicht dasselbe, ob der Arbeitgeber den Lohn weiterzahlt oder ob ein Versicherer Taggelder ausrichtet.
Erst diese Unterscheidung macht Lohnabrechnungen und Meldungen korrekt.
Wenn der Arbeitgeber den Lohn direkt weiterzahlt
Zahlt das Unternehmen den Lohn während der Krankheit weiter, gehören die ausbezahlten Beträge weiterhin zum massgebenden Lohn im Sinne der Sozialversicherungen.
Sie unterliegen deshalb den üblichen Beiträgen, namentlich:
- der Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV);
- der Invalidenversicherung (IV);
- der Erwerbsersatzordnung (EO);
- der Arbeitslosenversicherung (ALV), sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.
In der Praxis behandelt der Arbeitgeber diese Beträge in der Lohnabrechnung wie gewöhnlichen Lohn. Die üblichen Sozialabzüge gelten weiter, und die Beträge müssen in den Lohnmeldungen erscheinen.
Das verlangt Aufmerksamkeit bei der Erfassung der Absenzen, denn das Unternehmen muss die tatsächlich gearbeiteten Zeiten von den Zeiten trennen, in denen der Lohn wegen Arbeitsunfähigkeit weiterbezahlt wird.
Eine falsch behandelte Krankheit führt zu Abweichungen in der jährlichen Lohndeklaration an die Ausgleichskasse, deshalb zählt eine genaue Erfassung der Absenzen und der ausbezahlten Beträge.
Wenn der KTG-Versicherer die Leistungen zahlt
Werden die Taggelder direkt von einer Versicherungsgesellschaft oder einer Krankenkasse ausbezahlt, ist die sozialversicherungsrechtliche Behandlung eine andere.
Diese Leistungen gehören nicht zum massgebenden Lohn der AHV. Sie unterliegen deshalb keinen Beiträgen an AHV, IV oder EO.
Für den Arbeitgeber heisst das, diese Leistungen nicht in den beitragspflichtigen Lohn aufzunehmen, wenn der Versicherer sie direkt auszahlt.
Dieselbe Unterscheidung muss auch in den administrativen Unterlagen gelten, insbesondere beim Erstellen des Lohnausweises. Der Anteil der Person an der KTG-Prämie darf nicht vom Bruttolohn total abgezogen werden, der in Ziffer 8 des Lohnausweises steht. Ziffer 9 ist den Beiträgen an AHV, IV, EO, ALV und an die Nichtberufsunfallversicherung (NBU) vorbehalten, die KTG-Prämie gehört also auch dort nicht hin.
Wer diese Elemente richtig behandelt, vermeidet eine Verwechslung zwischen:
- dem vom Arbeitgeber weiterbezahlten Lohn;
- den Leistungen eines Versicherers;
- den Beiträgen, die im jeweiligen Fall gelten.
Für Unternehmen mit einer KTG sorgt eine gute Abstimmung zwischen HR, Buchhaltung und Lohnabrechnung dafür, dass krankheitsbedingte Absenzen korrekt behandelt werden.
Wie behandeln Sie eine Krankheit in der Schweizer Lohnabrechnung?
Eine Krankheit verursacht mehr Verwaltungsarbeit als das blosse Erfassen einer Absenz. Das Unternehmen muss bestimmen, welcher Mechanismus der Einkommenssicherung gilt, die Angaben korrekt in die Lohnabrechnung übernehmen und sicherstellen, dass die Sozialversicherungsmeldungen den tatsächlich ausbezahlten Beträgen entsprechen.
Klären, wer während der Abwesenheit zahlt
Im ersten Schritt wird geklärt, ob das Unternehmen Folgendes anwendet:
- die gesetzliche Lohnfortzahlung nach Obligationenrecht;
- oder eine Deckung über eine Krankentaggeldversicherung.
Diese Unterscheidung bestimmt direkt die Behandlung in der Lohnabrechnung.
Zahlt der Arbeitgeber den Lohn weiter, folgen die Beträge der üblichen Behandlung von beitragspflichtigem Lohn. Übernimmt der Versicherer, müssen die Leistungen getrennt behandelt werden, damit sie nicht fälschlicherweise in den massgebenden Lohn einfliessen.
Das Unternehmen muss zudem die Angaben zur Abwesenheit erfassen, namentlich:
- das Datum, an dem die Arbeitsunfähigkeit begonnen hat;
- die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit;
- die Unterlagen, die für die Meldung an den KTG-Versicherer nötig sind, sofern eine Versicherung besteht.
Eine klare Organisation begrenzt Fehler und sorgt dafür, dass das Einkommen der Person ohne Unterbruch weiterläuft.
Die Lohndaten stimmig halten
Die Erfassung von Krankheitsfällen verlangt einen sorgfältigen Umgang mit den Lohndaten. Die Absenzen müssen mit den Beträgen übereinstimmen, die den Sozialversicherungen gemeldet werden, und mit den Unterlagen, die die Person erhält.
Arbeitgeber sollten prüfen, ob:
- die Absenzen korrekt erfasst sind;
- die ausbezahlten Beträge dem anwendbaren Mechanismus entsprechen;
- die Beiträge auf der richtigen Grundlage berechnet werden;
- die Lohnunterlagen die tatsächliche Situation der Person wiedergeben.
Komplex wird das für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden, mit unterschiedlichen Versicherungspolicen oder mit langen Abwesenheiten.
Eine passende Lohnlösung bündelt die Informationen, sichert die Berechnungen ab und erleichtert den Austausch mit den verschiedenen Stellen. Sie hält die Lohnabrechnung zudem über das ganze Arbeitsverhältnis hinweg zuverlässig, auch während einer Arbeitsunfähigkeit.
Krankheitsfälle sicher abwickeln mit Lohnexpertise für die Schweiz
Eine Krankheit in der Schweiz zu verwalten heisst, mehrere Pflichten gleichzeitig zu erfüllen: bestimmen, welcher Mechanismus der Lohnfortzahlung gilt, die ausbezahlten Leistungen korrekt behandeln und die Sozialversicherungsmeldungen konform halten.
Für Unternehmen wird das komplex, wenn sich Abwesenheiten in die Länge ziehen, wenn mehrere Mitarbeitende betroffen sind oder wenn eine Krankentaggeldversicherung (KTG) besteht. Ein Fehler führt zu administrativen Korrekturen, zu Abweichungen in den Meldungen oder zu Schwierigkeiten beim Erstellen der Lohnausweise.
Bei Numeriq Payroll begleiten wir Schweizer Unternehmen, KMU und ausländische Firmen mit Personal in der Schweiz bei ihren Pflichten rund um die Lohnabrechnung. Unser Team hilft Ihnen, krankheitsbedingte Absenzen strukturiert zu behandeln, im Einklang mit den Regeln des Schweizer Sozialversicherungssystems.
Unsere Unterstützung umfasst namentlich:
- die korrekte Übernahme krankheitsbedingter Absenzen in die Lohnverwaltung;
- die Unterscheidung zwischen dem vom Arbeitgeber weiterbezahlten Lohn und den Leistungen eines KTG-Versicherers;
- die Behandlung der Sozialversicherungsbeiträge je nach geltender Situation;
- die Vorbereitung der Lohnmeldungen und der administrativen Unterlagen;
- die Erfassung der variablen Elemente, die sich auf den Lohn auswirken.
Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung auslagern, erhalten Sie fachkundige Unterstützung, um Ihre Abläufe abzusichern und den administrativen Aufwand zu senken, der mit den Arbeitgeberpflichten in der Schweiz verbunden ist.
Unser mehrsprachiges Team mit Sitz in der Schweiz begleitet bereits mehr als 100 Unternehmen und 1'000 Beraterinnen und Berater bei der Lohnverwaltung, beim Payroll-Outsourcing und bei ihren administrativen Pflichten. Mit über 50 Jahren gesammelter Erfahrung, einem rund um die Uhr erreichbaren Support und einer Genauigkeit der Lohnabrechnung von 99.9 Prozent helfen wir Ihnen, Ihre Löhne zuverlässig und konform zu verwalten.
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