Der Mutterschaftsurlaub gehört zu den Situationen, die Schweizer Arbeitgeber in der täglichen Personalführung vorausplanen müssen. Neben der Abwesenheit der Mitarbeiterin bringt diese Zeit mehrere administrative Pflichten mit sich: die Voraussetzungen für die Mutterschaftsentschädigung prüfen, den Lohn korrekt abrechnen und die nötigen Schritte bei der zuständigen Ausgleichskasse erledigen.
In der Schweiz wird die Mutterschaftsentschädigung während des Mutterschaftsurlaubs über die Erwerbsersatzordnung (EO) finanziert. Eine Mitarbeiterin, die die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, erhält nach der Geburt während einer bestimmten Dauer eine Entschädigung. Der Arbeitgeber spielt bei der administrativen Abwicklung dennoch eine wichtige Rolle, besonders wenn das Unternehmen den Lohn direkt weiterzahlt.
Wer die geltenden Regeln kennt, kann die gesetzlichen Pflichten erfüllen, die Lohnbuchhaltung absichern und die Mitarbeiterinnen in dieser besonderen Zeit richtig begleiten.
Wer hat in der Schweiz Anspruch auf Mutterschaftsurlaub?
Der eidgenössische Mutterschaftsurlaub steht Frauen zu, die vor der Geburt bestimmte Voraussetzungen bei der Versicherung in den Sozialversicherungen und bei der Erwerbstätigkeit erfüllen.
Der Anspruch auf die Mutterschaftsentschädigung hängt also nicht allein davon ab, dass ein Kind geboren wurde. Die Mitarbeiterin muss vor der Geburt auch erwerbstätig gewesen und ausreichend lange in der AHV versichert gewesen sein.
Voraussetzungen für die EO-Mutterschaftsentschädigung
Um die Mutterschaftsentschädigung der Erwerbsersatzordnung (EO) zu erhalten, muss die Mitarbeiterin mehrere Voraussetzungen erfüllen.
Sie muss insbesondere:
- in den 9 Monaten vor der Geburt obligatorisch in der AHV versichert gewesen sein;
- während dieser Zeit mindestens 5 Monate erwerbstätig gewesen sein;
- im Zeitpunkt der Geburt erwerbstätig sein.
Diese Erwerbstätigkeit kann verschiedene Formen haben. Die Mitarbeiterin kann:
- angestellt sein;
- selbstständigerwerbend sein;
- im Betrieb ihres Ehegatten gegen einen Barlohn mitarbeiten;
- arbeitslos sein und Taggelder der Arbeitslosenversicherung beziehen oder Anspruch darauf haben;
- wegen Krankheit, Unfall oder Invalidität arbeitsunfähig und deshalb durch die Sozialversicherungen versichert sein.
Die beiden letzten Fälle werden oft übersehen: Auch eine Frau, die am Tag der Geburt nicht tatsächlich arbeitet, kann als erwerbstätig gelten und somit Anspruch auf die Entschädigung haben.
Die Voraussetzung der AHV-Versicherungsdauer wird bei einer Frühgeburt angepasst. Die verlangte Versicherungsdauer verkürzt sich dann nach einer festen Abstufung: auf 8 Monate, wenn die Geburt vor Ablauf des neunten Schwangerschaftsmonats erfolgt, auf 7 Monate, wenn sie vor dem achten Monat erfolgt, und auf 6 Monate, wenn sie vor dem siebten Monat erfolgt. Diese Verkürzung ist keine Kann-Bestimmung: Sie gilt, sobald die Voraussetzung erfüllt ist.
Für den Arbeitgeber ist es wichtig, dass die nötigen Angaben vorliegen, damit die Schritte bei der Ausgleichskasse reibungslos verlaufen. Die Angaben zur Erwerbstätigkeit und zum Einkommen vor der Geburt dienen insbesondere der Berechnung der Entschädigung während des Urlaubs.
Der eidgenössische Mutterschaftsurlaub beruht damit auf einem einfachen Grundsatz: Eine Mitarbeiterin, die die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, erhält während ihrer Abwesenheit nach der Geburt ihres Kindes einen teilweisen Ersatz ihres Einkommens.
Was gilt, wenn die EO-Voraussetzungen nicht erfüllt sind?
Mitarbeiterinnen, die die Voraussetzungen für die EO-Mutterschaftsentschädigung nicht erfüllen, erhalten nicht automatisch eine eidgenössische Entschädigung. Das heisst aber nicht, dass sie unmittelbar nach der Geburt wieder arbeiten dürfen.
Das Arbeitsgesetz verbietet nämlich, eine Wöchnerin während der 8 Wochen nach der Geburt zu beschäftigen. Diese Zeit dient dem Schutz der Gesundheit der Mutter nach der Geburt.
Kann die Mitarbeiterin keine EO-Mutterschaftsentschädigung beziehen, kann ihre Abwesenheit als unverschuldete Verhinderung an der Arbeitsleistung gelten. In bestimmten Fällen muss der Arbeitgeber den Lohn dann während einer beschränkten Zeit gemäss Artikel 324a des Obligationenrechts weiterzahlen.
Die Behandlung hängt insbesondere von der Dauer des Arbeitsverhältnisses und von den vertraglichen Bedingungen ab. Einzelne Situationen können zudem durch kantonale Regelungen ergänzt werden. Manche Kantone sehen zum Beispiel zusätzliche Leistungen vor, die den finanziellen Schutz der Mitarbeiterin verbessern.
Für das Unternehmen ist diese Unterscheidung entscheidend: Der über die EO finanzierte Mutterschaftsurlaub und die Lohnfortzahlung nach Obligationenrecht folgen unterschiedlichen Mechanismen. Wer die Situation richtig einordnet, wendet in der Lohnabrechnung die korrekte Behandlung an und vermeidet administrative Fehler.
Wie lange dauert der Mutterschaftsurlaub in der Schweiz?
Der gesetzliche Mutterschaftsurlaub in der Schweiz hat eine feste Dauer. Die Mitarbeiterin kann sich den ersten Wochen nach der Geburt widmen und erhält dabei eine Entschädigung nach den Regeln der EO.
14 Wochen Urlaub nach der Geburt
Der gesetzliche Mutterschaftsurlaub in der Schweiz dauert 14 Wochen, also 98 aufeinanderfolgende Tage.
Der Urlaub beginnt am Tag der Geburt und muss am Stück bezogen werden. Anders als bei gewissen anderen Familienurlauben ist keine Aufteilung in mehrere Zeiträume vorgesehen.
Während dieser Zeit erhält die Mitarbeiterin eine Mutterschaftsentschädigung, sofern sie die Voraussetzungen erfüllt. Ziel ist es, den Einkommensausfall durch die Unterbrechung der Erwerbstätigkeit nach der Geburt teilweise auszugleichen.
Eine vorzeitige Wiederaufnahme der Erwerbstätigkeit hat ebenfalls wichtige Folgen. Nimmt die Mutter ihre Arbeit vor Ablauf der 14 Wochen wieder auf, auch nur teilzeitlich, erlischt ihr Anspruch auf Mutterschaftsurlaub und Entschädigung sofort.
Diese Regel stellt sicher, dass die Mutterschaftsentschädigung an eine tatsächliche Unterbrechung der Erwerbstätigkeit nach der Geburt geknüpft bleibt. Neben dem Mutterschaftsurlaub müssen Unternehmen auch die Regeln zum Vaterschaftsurlaub in der Schweiz anwenden, der bei Entschädigung und Lohnabrechnung eigenen Regeln folgt. Der Arbeitgeber muss die Rückkehr der Mitarbeiterin deshalb sorgfältig planen, damit der gesetzliche Rahmen eingehalten wird.
Fälle, in denen der Mutterschaftsurlaub verlängert wird
In bestimmten besonderen Situationen kann der Mutterschaftsurlaub über die gesetzlichen 14 Wochen hinaus verlängert werden.
Das ist insbesondere der Fall, wenn das Neugeborene nach der Geburt im Spital bleiben muss. Ist das Kind unmittelbar nach der Geburt ununterbrochen während mindestens zwei Wochen hospitalisiert, kann die Mutter eine Verlängerung ihres Mutterschaftsurlaubs beantragen.
Die Verlängerung entspricht der Dauer des Spitalaufenthalts, beträgt aber höchstens 56 Tage, also acht zusätzliche Wochen.
Voraussetzung ist allerdings, dass die Mitarbeiterin nachweist, dass sie nach dem Mutterschaftsurlaub wieder erwerbstätig sein wollte. Damit bleibt die Verlängerung Situationen vorbehalten, in denen die zusätzliche Abwesenheit tatsächlich mit den Bedürfnissen des Kindes zusammenhängt und nicht mit einer freiwilligen Unterbrechung der Erwerbstätigkeit.
Das Gesetz sieht ausserdem eine besondere Verlängerung vor, wenn der andere Elternteil innerhalb von sechs Monaten nach der Geburt stirbt. In diesem Fall erhält die Mutter zwei zusätzliche Wochen Urlaub, was 14 Taggeldern entspricht. Dieser Urlaub kann innerhalb einer Rahmenfrist von sechs Monaten nach dem Todesfall bezogen werden.
Diese Regelungen erlauben es, die Dauer des Mutterschaftsurlaubs anzupassen, wenn besondere familiäre Umstände eine längere Abwesenheit erfordern. Der Arbeitgeber sollte die Entwicklung der Situation daher verfolgen und die administrative Abwicklung des Urlaubs anpassen, sobald die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Das Beschäftigungsverbot nach der Geburt
Unabhängig vom Anspruch auf Mutterschaftsentschädigung sieht das Arbeitsgesetz nach der Geburt eine obligatorische Schutzfrist vor.
Eine Mitarbeiterin darf während der 8 Wochen nach der Geburt nicht beschäftigt werden. Dieses Verbot schützt ihre Gesundheit und ermöglicht ihr, sich von der Geburt zu erholen.
Ab der neunten Woche ist eine Rückkehr an den Arbeitsplatz möglich, doch eine Bedingung wird oft übersehen: Bis zur sechzehnten Woche darf die Mitarbeiterin nur mit ihrem Einverständnis beschäftigt werden. Der Arbeitgeber kann eine Rückkehr zwischen der neunten und der sechzehnten Woche also nicht verlangen, sie kann nur mit ihr vereinbart werden. Und nimmt die Mutter ihre Arbeit vor Ablauf der 14 Wochen tatsächlich wieder auf, erlischt ihr Anspruch auf Mutterschaftsentschädigung sofort.
Der Arbeitgeber muss daher darauf achten, keine vorzeitige Rückkehr zu organisieren, die den gesetzlichen Rahmen verletzen würde. Bei der Planung der Rückkehr sind sowohl die Pflichten zum Mutterschutz als auch die administrativen Folgen für die Auszahlung der Leistungen zu berücksichtigen.
Welcher Lohn wird während des Mutterschaftsurlaubs in der Schweiz bezahlt?
Während des Mutterschaftsurlaubs wird der Einkommensausfall der Mitarbeiterin über die Erwerbsersatzordnung (EO) ausgeglichen. Finanzierung und Auszahlung dieser Leistung beruhen auf einem Mechanismus, der von der üblichen Lohnzahlung durch den Arbeitgeber getrennt ist.
So funktioniert die EO-Mutterschaftsentschädigung
Erfüllt die Mitarbeiterin die Voraussetzungen, erhält sie eine Mutterschaftsentschädigung in Form von Taggeldern.
Die Entschädigung beträgt 80 % des durchschnittlichen Erwerbseinkommens vor der Geburt. Das Gesetz sieht jedoch eine Obergrenze vor: Die Entschädigung beträgt höchstens CHF 220 pro Tag.
Die Berechnung stützt sich also auf das bisherige Einkommen der Mitarbeiterin, bis zum gesetzlichen Höchstbetrag. Diese Entschädigung gleicht einen Teil des Lohnausfalls während der Zeit aus, in der die Mutter ihre Erwerbstätigkeit unterbricht.
Für den Arbeitgeber ist es entscheidend, der Ausgleichskasse korrekte Lohnangaben zu übermitteln, damit die Entschädigung auf der richtigen Grundlage berechnet wird. Die berücksichtigten Lohnbestandteile müssen den Daten entsprechen, die üblicherweise in der Lohnabrechnung verwendet werden.
Die Rolle des Arbeitgebers bei der Lohnzahlung
Die Mutterschaftsentschädigung wird nicht automatisch ausbezahlt. Der Antrag ist bei der zuständigen AHV-Ausgleichskasse einzureichen.
Diesen Schritt kann je nach gewählter Lösung die Mitarbeiterin oder der Arbeitgeber erledigen. Zahlt das Unternehmen den üblichen Lohn während des Mutterschaftsurlaubs weiter, kann es in der Praxis verlangen, dass die Ausgleichskasse die Entschädigung direkt an das Unternehmen auszahlt.
Der Arbeitgeber schiesst dann den Lohn gemäss den vereinbarten Modalitäten vor und erhält die entsprechende Entschädigung von der zuständigen Stelle zurück.
Das erleichtert die Administration für die Mitarbeiterin oft, da sie ihren Lohn wie gewohnt erhält. Es erfordert jedoch eine sorgfältige Kontrolle der eingereichten Unterlagen und der gemeldeten Angaben.
Die korrekte Verwaltung eines Mutterschaftsurlaubs bedeutet also, mehrere Elemente aufeinander abzustimmen: die Abwesenheit im Lohnsystem, den Antrag auf Entschädigung, die Behandlung der Taggelder und die damit verbundenen Pflichten gegenüber den Sozialversicherungen. Diese Arbeiten sind Teil einer sorgfältigen Lohnbuchhaltung in der Schweiz, die eine gesetzeskonforme administrative Abwicklung gewährleistet. Ein Fehler in einem dieser Schritte kann administrative Korrekturen oder Abweichungen in den Meldungen nach sich ziehen.
Welche Schritte sind bei einem Mutterschaftsurlaub nötig?
Die administrative Abwicklung eines Mutterschaftsurlaubs erfordert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiterin, Arbeitgeber und AHV-Ausgleichskasse. Um Verzögerungen oder Fehler in der Lohnabrechnung zu vermeiden, sollten die einzelnen Schritte vorbereitet werden, sobald der voraussichtliche Geburtstermin bekannt ist.
Antrag auf Mutterschaftsentschädigung stellen
Die Mutterschaftsentschädigung wird nach der Geburt nicht automatisch ausbezahlt. Der Antrag ist an die zuständige AHV-Ausgleichskasse zu richten, damit diese die Voraussetzungen prüfen und die Höhe der Entschädigung berechnen kann.
Den Antrag stellen kann:
- die betroffene Mitarbeiterin;
- der Arbeitgeber, insbesondere wenn er den Lohn während des Mutterschaftsurlaubs weiterzahlt.
Dabei sind mehrere Angaben zu übermitteln, insbesondere zur Erwerbstätigkeit und zum Einkommen vor der Geburt. Damit kann die Ausgleichskasse die Höhe des Taggelds festlegen.
Für den Arbeitgeber sind zuverlässige und aktuelle Lohnangaben deshalb unerlässlich. Die Daten der Lohnabrechnung müssen mit den Angaben an die Ausgleichskasse übereinstimmen, damit spätere Korrekturen vermieden werden.
Übernimmt das Unternehmen die Lohnzahlung während der Abwesenheit, muss es auch die administrative Abwicklung für die Rückerstattung der Mutterschaftsentschädigung übernehmen. Das erfordert eine gute Abstimmung zwischen HR, Buchhaltung und Lohnbuchhaltung.
Die Lohnabrechnung während des Urlaubs anpassen
Der Mutterschaftsurlaub erfordert mehrere Anpassungen in der Lohnabrechnung. Der Arbeitgeber muss insbesondere die Abwesenheit korrekt erfassen, die vereinbarte Zahlungsweise anwenden und die an die zuständigen Stellen übermittelten Angaben nachvollziehbar dokumentieren.
Eine sorgfältige Verwaltung ermöglicht es insbesondere:
- den üblichen Lohn von den Leistungen der Mutterschaftsentschädigung zu unterscheiden;
- Beginn und Ende des Urlaubs zu verfolgen;
- allfällige gesetzliche Verlängerungen korrekt zu berücksichtigen;
- die Meldungen an die Sozialversicherungen gemäss den geltenden Regeln vorzubereiten.
Das ist besonders wichtig für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden oder mit mehreren gleichzeitigen Abwesenheiten. Ein Fehler bei der Behandlung eines Mutterschaftsurlaubs kann sich auf die Lohnberechnung, die Meldungen an die Sozialversicherungen oder den Austausch mit den Ausgleichskassen auswirken.
Welcher Schutz gilt während und nach dem Mutterschaftsurlaub?
Neben der finanziellen Entschädigung sieht das Schweizer Recht mehrere Schutzmassnahmen vor, die die Rechte der Mitarbeiterin während der Schwangerschaft und nach der Geburt wahren.
Diese Regeln betreffen insbesondere die Kündigung des Arbeitsvertrags und den Ferienanspruch.
Der Kündigungsschutz
Nach Ablauf der Probezeit geniesst eine Mitarbeiterin während der Schwangerschaft und nach der Geburt einen besonderen Kündigungsschutz.
Gemäss Obligationenrecht darf der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis während der gesamten Schwangerschaft und in den 16 Wochen nach der Geburt nicht kündigen. Dieser Schutz gehört zu den zentralen Regeln des Schweizer Arbeitsrechts, die jeder Arbeitgeber kennen muss, um seine Personalführung abzusichern und Compliance-Risiken zu begrenzen.
Dieser Schutz soll verhindern, dass eine Mitarbeiterin wegen ihrer Mutterschaft ihre Stelle verliert. Er gilt, sobald die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, insbesondere wenn keine Probezeit mehr läuft.
Die Dauer dieses Schutzes kann sich in bestimmten Situationen verlängern, insbesondere wenn das Neugeborene hospitalisiert ist und der Mutterschaftsurlaub selbst verlängert wird.
Der Arbeitgeber muss diese Schutzfristen daher vor jedem Entscheid über das Arbeitsverhältnis berücksichtigen. Eine falsche Anwendung der Regeln zu den Kündigungsfristen kann erhebliche rechtliche Folgen haben.
Der volle Ferienanspruch bleibt bestehen
Eine Abwesenheit wegen Mutterschaftsurlaubs darf den Ferienanspruch der Mitarbeiterin nicht verringern.
Anders als bei gewissen anderen Abwesenheiten darf der Arbeitgeber die jährlichen Ferien wegen eines Mutterschaftsurlaubs nicht kürzen. Die gesetzlichen Ferienwochen entstehen also weiterhin normal.
Diese Regel stellt sicher, dass die Mitarbeiterin nach ihrer Abwesenheit ihre gewohnten Rechte behält. Bei der Planung der Rückkehr muss der Arbeitgeber die bereits erworbenen Ferien deshalb einplanen.
Eine gute Vorbereitung hilft, die Bedürfnisse des Unternehmens mit den Rechten der Mitarbeiterin zu vereinbaren und die Rückkehr an den Arbeitsplatz unter guten Bedingungen zu gestalten.
Mutterschaftsurlaub mit einem erfahrenen Schweizer Payroll-Partner verwalten
Die Verwaltung eines Mutterschaftsurlaubs in der Schweiz umfasst mehrere Pflichten: administrative Abwicklung, Lohnabrechnung, Austausch mit den Ausgleichskassen und Anwendung der Schutzregeln für Mitarbeiterinnen.
Für Unternehmen können diese Schritte eine zusätzliche Belastung sein, besonders wenn mehrere Abwesenheiten gleichzeitig zu bewältigen sind oder intern kein Fachwissen zur Schweizer Lohnbuchhaltung vorhanden ist.
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Unser Team unterstützt Sie insbesondere dabei:
- Abwesenheiten wegen Mutterschaftsurlaubs korrekt in der Lohnabrechnung zu behandeln;
- die Angaben für die Anträge auf EO-Entschädigung vorzubereiten;
- die administrativen Schritte bei den zuständigen Stellen zu verfolgen;
- die Pflichten aus dem Schweizer Arbeitsrecht einzuhalten;
- Ihre Prozesse in der Lohnbuchhaltung abzusichern.
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