Vous démarrez un mandat et vous devez émettre votre première facture. Cet article détaille ce qu'elle contient, ce que la loi impose et ce que l'usage ajoute.
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La facturation d'un consultant en Suisse commence dès le premier mandat. La facture identifie les parties, décrit la prestation, indique la date et le montant. La TVA n'y figure que si vous êtes inscrit au registre des assujettis, selon la LTVA. Ensuite viennent le paiement par QR-facture, le rappel en cas de retard et la conservation des pièces. Les sections ci-dessous suivent cet ordre.
Qui émet la facture : vous, votre société ou un autre montage ?
Pour une facture de consultant indépendant en Suisse, vous facturez en votre nom. Si vous avez une société, c'est elle qui facture : la facture porte l'identité de celui qui fournit la prestation.
Sous contrat de travail, votre employeur vous verse un salaire, et vous n'émettez pas de facture pour ce travail. Pour savoir si votre situation relève d'un mandat ou d'un contrat de travail, consultez Indépendant ou salarié en Suisse : quel statut choisir ?
Si une société vous place chez un client, vous êtes dans un autre montage, que présente Portage salarial en Suisse : est-ce vraiment légal ?. Les sections suivantes décrivent la facture que vous émettez vous-même à votre client.
Les mentions d'une facture de consultant
L'article 26 de la LTVA décrit la facture de la personne inscrite au registre des assujettis. Si vous n'êtes pas inscrit, il ne vous vise pas en propre, mais il donne un repère utile pour rédiger une facture claire. Son alinéa 2 pose un principe : le lecteur doit comprendre sans ambiguïté qui fournit la prestation, qui la reçoit et de quel type de prestation il s'agit.
Concrètement, les mentions de la loi se présentent ainsi :
- La facture désigne le fournisseur par son nom et sa localité, tels qu'ils apparaissent dans les transactions commerciales.
- Elle indique que le fournisseur est inscrit au registre des assujettis, avec le numéro sous lequel il l'est (uniquement si vous êtes inscrit).
- Elle identifie le destinataire de la prestation.
- Elle donne la date ou la période de la prestation, si elles diffèrent de la date de la facture.
- Elle précise le genre, l'objet et le volume de la prestation.
- Elle fixe le montant de la contre-prestation.
- Elle indique l'impôt : le taux qui s'applique et la somme due à ce titre.
Si votre client en fait la demande, le fournisseur lui délivre une facture qui répond à ces exigences (art. 26 al. 1).
Le numéro de facture (à ne pas confondre avec le numéro d'inscription à la TVA) ne figure pas dans cette liste, pas plus que la date d'émission de la facture : ajoutez les deux par usage. Les deux restent très pratiques : ils vous aident à retrouver un document et à suivre vos paiements. L'échéance et les coordonnées bancaires relèvent aussi de la pratique : vous les ajoutez pour être payé, et la liste de la loi ne les cite pas. Pensez aussi à la devise : le montant s'écrit en francs suisses (CHF), sauf accord contraire avec votre client.
Avec ou sans TVA sur la facture
Cela dépend de votre inscription. Facturer sans TVA en Suisse est la règle tant que vous ne figurez pas au registre des assujettis : la loi vous interdit alors de faire apparaître l'impôt sur vos factures (art. 27 al. 1). Vous indiquez simplement le montant de la prestation. Cette situation peut changer avec votre chiffre d'affaires, comme le montre le paragraphe suivant. Une fois inscrit, la facture précise aussi le taux de l'impôt et son montant (art. 26 al. 2 let. f).
Un chiffre d'affaires total inférieur à 100 000 francs en l'espace d'un an, en Suisse et à l'étranger, provenant de prestations qui ne sont pas exclues du champ de l'impôt, fait partie des conditions de non-assujettissement (art. 10 al. 2 let. a).
Le seuil, l'inscription et le décompte de l'impôt dépassent le cadre d'une facture. Ils sont détaillés dans TVA pour indépendants en Suisse : à partir de quel seuil ?
Décrire la mission : jours, forfait, frais refacturés
Une description précise évite les échanges inutiles avec le service comptable de votre client. Choisissez le libellé selon la forme de votre mission :
- Pour une mission facturée au temps passé, vous indiquez le nombre de jours ou d'heures.
- Pour un forfait, vous nommez le livrable et la période couverte.
- Pour les frais, vous ajoutez une ligne distincte, avec les justificatifs.
Si votre mission prend la forme d'un mandat, le Code des obligations prévoit qu'une rémunération est due à celui qui exécute le mandat, le mandataire, si la convention ou l'usage lui en assure une (art. 394 al. 3). Ce qui compte surtout, c'est ce que vous avez convenu avec votre client, par écrit de préférence.
Le mandant, c'est-à-dire votre client, doit aussi rembourser au mandataire, c'est-à-dire à vous, les avances et les frais engagés pour l'exécution régulière du mandat (art. 402 al. 1). Isoler ces frais sur la facture montre clairement ce qui rémunère votre travail et ce qui rembourse une avance.
Pour fixer le montant de votre journée (TJM, taux journalier moyen) ou de votre forfait, lisez Tarif consultant en Suisse : comment calculer son TJM en 2026.
La QR-facture : le paiement joint à la facture
Selon la page QR-facture de SIX, la QR-facture a définitivement remplacé les bulletins de versement suisses le 1er octobre 2022. Elle était en circulation depuis juin 2020.
La QR-facture d'un consultant comprend deux éléments : une section paiement et un récépissé. Vous pouvez l'établir sur papier ou au format numérique. Votre client règle la facture à partir du code QR, sans recopier vos coordonnées bancaires.
Un point de calendrier : depuis le 22 novembre 2025, la QR-facture ne peut plus contenir que des adresses structurées (type « S ») ; l'adresse combinée (type « K ») n'est plus admise pour les nouvelles factures. Si vous émettez vos factures avec un outil de comptabilité, vérifiez avec votre banque ou votre fiduciaire qu'il n'utilise que des adresses structurées.
Délai de paiement, rappel et intérêt moratoire
Le délai que vous inscrivez sur la facture relève de votre accord avec le client. Le Code des obligations traite d'abord le cas où rien n'a été prévu : à défaut de terme stipulé ou résultant de la nature de l'affaire, vous pouvez exiger le paiement immédiatement (art. 75).
Ensuite vient la mise en demeure, qui ouvre droit à l'intérêt. Elle intervient de deux façons :
- Par l'interpellation du créancier : le débiteur d'une obligation exigible est mis en demeure lorsque vous lui réclamez le paiement, par exemple par un rappel écrit (gardez-en la trace) (art. 102 al. 1).
- Par la seule expiration du jour, lorsque celui-ci a été déterminé d'un commun accord, ou fixé par l'une des parties en vertu d'un droit qui lui est réservé et au moyen d'un avertissement régulier (art. 102 al. 2).
Le débiteur en demeure pour une somme d'argent doit l'intérêt moratoire à 5 % l'an (art. 104 al. 1). Si vous convenez dès le mandat d'un jour de paiement précis, le texte de l'article 102, alinéa 2, vous place dans le second cas : la mise en demeure résulte alors de la seule expiration de ce jour. Pour savoir si la formulation de votre délai remplit cette condition, une fiduciaire ou un conseiller juridique peut vous répondre.
Conserver ses factures et tenir sa comptabilité
Vos factures émises et reçues servent de pièces justificatives à votre comptabilité. Le Code des obligations prévoit que les livres et les pièces comptables sont conservés pendant dix ans, et que ce délai court à partir de la fin de l'exercice (art. 958f al. 1).
Le niveau de comptabilité dépend de votre chiffre d'affaires. Une entreprise individuelle ou une société de personnes dont le chiffre d'affaires du dernier exercice est inférieur à 500 000 francs peut se limiter à une comptabilité simplifiée, qui suit les recettes, les dépenses et le patrimoine (art. 957 al. 2).
Si vous êtes assujetti à la TVA, une règle propre s'ajoute : vous devez conserver dûment vos livres comptables, vos pièces justificatives et vos papiers d'affaires jusqu'à l'expiration de la prescription absolue de la créance fiscale (art. 70 al. 2 LTVA).
Pour ce que vos pièces changent à votre déclaration, lisez Impôts des indépendants en Suisse : ce qu'il faut déclarer.
Ce qu'il faut retenir
Quatre réflexes aident à préparer une première facture :
- Vérifiez si vous êtes inscrit au registre des assujettis avant d'y faire figurer la TVA.
- Décrivez la mission (objet, période, volume) et isolez les frais refacturés.
- Indiquez une échéance et joignez une QR-facture si vous choisissez ce mode de paiement.
- Conservez la pièce dix ans dès la fin de l'exercice (délai spécifique si vous êtes assujetti à la TVA).
Numeriq Payroll accompagne, entre autres, des consultants indépendants en Suisse, aux côtés des PME, des sociétés étrangères et des agences de recrutement.
Sources
- Fedlex, Loi fédérale du 12 juin 2009 régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA), art. 10, 26, 27 et 70, version du 31 mars 2025 ;
- Fedlex, Code des obligations (CO), art. 75, 102, 104, 394, 402, 957 et 958f, version du 1er janvier 2026 ;
- SIX, page « QR-facture » ;
- SIX, QR-facture – période transitoire 2025-2026, fiche du 19 août 2025.
Questions fréquentes
Une facture de consultant doit-elle porter un numéro ?
La liste de l'article 26 de la LTVA ne mentionne pas de numéro de facture. Il s'agit d'un usage qu'il est utile de suivre : une numérotation continue facilite votre comptabilité et vos échanges avec le client.
Peut-on facturer sans TVA quand on débute ?
Oui, si vous n'êtes pas inscrit au registre des assujettis. La loi interdit alors de faire figurer l'impôt sur la facture (art. 27 al. 1). Votre inscription éventuelle dépend de votre situation, que détaille notre article sur la TVA des indépendants.
Combien de temps faut-il conserver ses factures ?
Les livres et les pièces comptables sont conservés pendant dix ans, à partir de la fin de l'exercice (art. 958f al. 1). Une règle propre à l'assujetti s'ajoute pour la TVA, présentée dans la section sur la conservation.
À partir de quand un client en retard doit-il des intérêts ?
Le débiteur doit l'intérêt dès qu'il est en demeure. Cette mise en demeure résulte de votre demande de paiement, ou de l'expiration d'un jour fixé d'un commun accord, ou fixé par une partie qui s'en est réservé le droit au moyen d'un avertissement régulier. Le débiteur doit alors l'intérêt moratoire à 5 % l'an (art. 102 et 104).
Comment corriger une facture déjà envoyée ?
Selon l'article 27, alinéa 4, de la LTVA, une facture peut être corrigée ultérieurement, dans les limites admises par le droit commercial, par un document qui mentionne et annule la facture d'origine et dont le destinataire doit attester la réception.
