En Suisse, les vacances constituent un droit essentiel pour les salariés et une obligation importante pour les employeurs. Elles permettent aux collaborateurs de bénéficier d'une période de repos tout en conservant leur rémunération selon les règles prévues par le Code des obligations.
La durée minimale des vacances est définie par la loi, mais elle peut varier selon l'âge du collaborateur et être améliorée par des dispositions contractuelles ou conventionnelles. Leur organisation doit également respecter certains principes, notamment l'obligation de permettre au salarié de prendre une partie de ses vacances de manière continue.
Pour les employeurs, une bonne gestion des vacances implique donc de connaître le nombre de jours auxquels chaque collaborateur a droit, de planifier les absences en tenant compte des besoins de l'entreprise et de garantir un traitement correct dans la paie.
Combien de jours de vacances un salarié a-t-il en Suisse ?
En Suisse, le Code des obligations fixe une durée minimale de vacances que chaque employeur doit respecter. Ce droit est calculé par année de service et dépend principalement de l'âge du collaborateur.
L'employeur peut prévoir des conditions plus favorables dans le contrat de travail ou dans une convention collective, mais il ne peut pas descendre en dessous des minimums légaux.
Le droit minimum est de quatre semaines pour les adultes
Tout travailleur adulte a droit à au moins quatre semaines de vacances par année de service.
Elle constitue une obligation pour l'employeur, quelle que soit la taille de l'entreprise ou le secteur d'activité.
Dans la pratique, de nombreuses entreprises accordent davantage de vacances que ce minimum légal, notamment pour renforcer leur politique de ressources humaines ou tenir compte des usages de leur secteur. Toutefois, ces jours supplémentaires relèvent d'un avantage contractuel et non d'une obligation générale prévue par la loi.
Le droit aux vacances est acquis au fil de la relation de travail. L'employeur doit donc suivre régulièrement le solde de jours disponibles pour chaque collaborateur afin d'assurer une gestion correcte des absences et du temps de repos.
Les jeunes travailleurs bénéficient de cinq semaines de vacances
Les collaborateurs plus jeunes bénéficient d'un droit renforcé.
L'art. 329a al. 1 CO accorde au moins cinq semaines de vacances par année de service aux travailleurs jusqu'à l'âge de 20 ans révolus. Une fois cet âge passé, c'est le minimum de quatre semaines qui s'applique.
Cette règle vise notamment à garantir une période de repos suffisante aux jeunes qui débutent leur parcours professionnel. Elle s'applique également aux apprentis concernant le minimum légal prévu pour les jeunes travailleurs, sous réserve des règles spécifiques liées au contrat d'apprentissage.
Comme pour les autres salariés, l'entreprise peut accorder des conditions plus avantageuses, mais elle doit respecter au minimum la durée prévue par la loi.
Pour l'employeur, il est donc important de tenir compte de l'âge du collaborateur lors de la détermination du droit annuel aux vacances, notamment lors de l'établissement des contrats et du suivi des soldes de congés.
Le calcul des vacances en cas d'année incomplète
Lorsque la durée de la relation de travail ne couvre pas une année complète, le droit aux vacances est calculé au prorata de la durée des rapports de travail.
Cette situation concerne notamment :
- les collaborateurs qui commencent leur emploi en cours d'année ;
- les salariés qui quittent l'entreprise avant la fin de leur année de service ;
- les contrats de durée limitée.
Par exemple, un collaborateur qui commence à travailler en cours d'année n'acquiert pas automatiquement la totalité de son droit annuel aux vacances. Le nombre de jours disponibles est adapté proportionnellement à la période travaillée.
Ce calcul permet d'assurer une répartition équitable du droit aux vacances entre les différentes situations contractuelles.
Quand une absence réduit le droit aux vacances
Une absence prolongée peut aussi réduire le droit aux vacances. C'est sur ce point que les employeurs se trompent le plus souvent, car la règle est asymétrique.
Lorsque le collaborateur est empêché de travailler par sa propre faute pendant plus d'un mois au total au cours d'une année de service, l'employeur peut réduire ses vacances d'un douzième par mois complet d'absence.
Lorsque l'absence intervient sans faute de sa part, pour des causes inhérentes à sa personne telles que la maladie, l'accident, l'accomplissement d'une obligation légale, l'exercice d'une fonction publique ou un congé-jeunesse, l'employeur ne peut pas réduire les vacances tant que l'empêchement ne dépasse pas un mois au total dans l'année de service. Autrement dit, le premier mois est franc, et seuls les mois suivants comptent.
La grossesse obéit à une règle propre : aucune réduction n'est possible lorsqu'une collaboratrice est empêchée de travailler pour ce motif pendant deux mois au plus.
Pour les employeurs, le suivi précis du prorata et des éventuelles réductions est essentiel lors de l'arrivée ou du départ d'un collaborateur, ainsi qu'après une longue absence. Une mauvaise estimation du solde de vacances peut entraîner des corrections administratives ou des erreurs dans le traitement de la paie.
Comment organiser la prise des vacances en Suisse ?
Au-delà du nombre de jours accordés, la loi suisse encadre également la manière dont les vacances doivent être prises. L'objectif est de garantir que le salarié puisse réellement bénéficier d'une période de repos suffisante.
L'organisation des vacances nécessite donc un équilibre entre les souhaits du collaborateur et les contraintes liées au fonctionnement de l'entreprise.
Les vacances doivent comprendre deux semaines consécutives
En Suisse, les vacances doivent permettre au collaborateur de profiter d'une véritable période de récupération.
La loi prévoit qu'en règle générale, les vacances sont accordées pendant l'année de service correspondante, et qu'elles doivent comprendre au moins deux semaines consécutives.
Les deux volets de cette règle comptent. Les deux semaines consécutives visent à éviter que les vacances soient systématiquement fractionnées en courtes périodes qui ne permettraient pas un repos suffisant. La prise des vacances pendant l'année où elles ont été acquises empêche, elle, les soldes de s'accumuler sans fin.
Pour l'employeur, cela implique de planifier les absences de manière anticipée et d'encourager une prise effective des congés. La gestion des soldes de vacances ne consiste pas uniquement à comptabiliser des jours disponibles : elle doit également garantir que le collaborateur puisse utiliser son droit au repos dans les conditions prévues.
Qui décide des dates de vacances ?
En Suisse, c'est l'employeur qui fixe les dates des vacances.
Toutefois, il ne peut pas prendre cette décision de manière arbitraire. Il doit tenir compte, dans la mesure du possible, des souhaits du collaborateur, tout en conciliant ces demandes avec les intérêts de l'entreprise.
L'employeur peut notamment prendre en considération :
- les périodes d'activité importantes pour l'entreprise ;
- les contraintes liées à l'organisation des équipes ;
- les besoins de continuité du service.
De son côté, le collaborateur doit communiquer suffisamment tôt ses souhaits afin de permettre une planification efficace.
Une organisation claire des vacances permet ainsi de limiter les difficultés liées aux absences tout en respectant le droit des salariés au repos. Pour les entreprises, anticiper la gestion des congés facilite également le suivi administratif et le traitement correct des éléments liés à la paie.
Comment sont payées les vacances en Suisse ?
En Suisse, les vacances ne correspondent pas à une période pendant laquelle le collaborateur cesse d'être rémunéré. Leur objectif étant de permettre au salarié de se reposer tout en conservant sa situation financière habituelle, l'employeur doit continuer à verser le salaire correspondant à cette période.
Le calcul du salaire pendant les vacances dépend de la rémunération habituelle du collaborateur. L'employeur doit donc tenir compte de l'ensemble des éléments qui composent le revenu du salarié afin de garantir une rémunération conforme aux règles applicables.
L'employeur doit maintenir le salaire pendant les vacances
Pendant ses vacances, le collaborateur a droit au salaire total afférent à cette période.
Cela signifie que l'employeur doit verser une rémunération équivalente à celle que le salarié aurait perçue s'il avait travaillé pendant cette période. Les vacances ne peuvent donc pas entraîner une diminution de revenu pour le collaborateur.
Cette règle s'applique aux différentes formes de rémunération prévues dans la relation de travail, selon les modalités habituelles de calcul du salaire.
Pour l'employeur, cela implique notamment de veiller à :
- maintenir le versement du salaire pendant la période de vacances ;
- intégrer correctement les éléments variables de rémunération lorsqu'ils font partie du salaire habituel ;
- traiter les périodes de vacances conformément aux règles applicables en matière de paie.
Cette obligation concerne tous les collaborateurs soumis au droit suisse du travail, qu'ils soient employés à temps plein ou à temps partiel. Le droit aux vacances et le maintien du salaire pendant cette période doivent être adaptés à la situation de chaque salarié.
Dans la pratique, une gestion précise des absences et des soldes de vacances est essentielle pour éviter les erreurs de calcul. Les entreprises doivent notamment suivre les jours acquis, les jours pris et les éventuels soldes restants afin d'établir une paie correcte.
Les collaborateurs payés à l'heure
Lorsque la rémunération varie avec les heures effectuées, le salaire ne peut pas simplement continuer à courir pendant les vacances : le droit aux vacances s'exprime alors en pourcentage du salaire. Quatre semaines de vacances correspondent à 8,33 %, cinq semaines à 10,64 % et six semaines à 13,04 %. Le calcul est simple : quatre semaines de vacances rapportées aux 48 semaines effectivement travaillées, cinq semaines rapportées à 47.
C'est le mode de versement de ce montant qui demande de la vigilance. Le principe veut que le salaire afférent aux vacances soit versé au moment où les vacances sont effectivement prises. Son versement continu, sous forme de pourcentage ajouté au salaire de chaque mois, a longtemps été toléré à titre d'exception pour les activités réellement irrégulières, à condition que la part afférente aux vacances soit mentionnée expressément dans le contrat écrit et sur chaque décompte de salaire.
Cette tolérance s'est réduite. Dans un arrêt du 30 janvier 2023, le Tribunal fédéral a jugé que pour un emploi à plein temps chez un seul employeur, la difficulté pratique de calculer le salaire afférent aux vacances ne justifie plus l'exception, compte tenu des logiciels de paie et de saisie du temps disponibles aujourd'hui. Le versement de l'indemnité de vacances avec le salaire de base n'est plus admis dans cette situation.
La compensation des avantages en nature pendant les vacances
Certains collaborateurs ne perçoivent pas uniquement une rémunération en espèces. Ils peuvent également bénéficier d'avantages en nature liés à leur activité professionnelle.
Lorsque le salarié reçoit habituellement une partie de sa rémunération sous cette forme, l'employeur doit prévoir une indemnité équitable pendant la période de vacances.
Cette règle vise à éviter que le collaborateur perde un avantage dont il bénéficie normalement lorsqu'il travaille.
Cela peut notamment concerner des situations dans lesquelles le salarié bénéficie :
- d'un logement fourni par l'employeur ;
- de repas pris en charge dans le cadre professionnel ;
- d'autres prestations ayant une valeur économique.
L'objectif est de garantir que les vacances n'entraînent pas une diminution injustifiée de la rémunération globale du collaborateur.
Pour l'employeur, ces éléments doivent donc être identifiés correctement lors de la gestion de la paie. Une mauvaise prise en compte des avantages en nature peut entraîner un écart entre la rémunération habituelle du salarié et celle versée pendant ses vacances.
Peut-on remplacer les vacances par une indemnité financière ?
En Suisse, les vacances ont avant tout pour objectif de permettre au collaborateur de bénéficier d'une période de repos effective. Pour cette raison, elles ne peuvent pas être simplement remplacées par une somme d'argent pendant que le contrat de travail est encore en cours.
L'employeur et le salarié ne peuvent donc pas décider librement de supprimer des jours de vacances en échange d'une compensation financière.
Les vacances ne peuvent pas être rachetées pendant le contrat
Tant que les rapports de travail existent, les vacances doivent être prises sous forme de temps libre.
L'employeur ne peut pas proposer de payer des jours de vacances non pris afin d'éviter que le collaborateur s'absente. De même, le salarié ne peut pas renoncer à son droit au repos uniquement pour percevoir une rémunération supplémentaire.
Cette interdiction repose sur le principe selon lequel les vacances doivent permettre au travailleur de récupérer physiquement et mentalement. Leur fonction n'est donc pas uniquement financière.
Une compensation financière peut toutefois intervenir dans certaines situations particulières, notamment lorsque le contrat de travail prend fin et qu'il n'est plus possible de faire prendre les vacances restantes avant le départ du collaborateur.
Dans ce cas, les jours de vacances non pris peuvent faire l'objet d'une indemnisation selon les règles applicables.
Pour l'employeur, il est donc important d'assurer un suivi régulier des soldes de vacances afin d'éviter qu'un nombre important de jours reste inutilisé en fin de relation de travail.
Le cas particulier d'un travail effectué pour un tiers pendant les vacances
Les vacances doivent être utilisées pour permettre au collaborateur de se reposer. Le salarié ne peut donc pas profiter de cette période pour exercer une activité rémunérée qui porterait atteinte aux intérêts légitimes de son employeur.
Si un collaborateur travaille pour un tiers pendant ses vacances dans des conditions contraires à ses obligations envers son employeur, celui-ci peut prendre certaines mesures.
L'employeur peut notamment :
- refuser le versement du salaire correspondant aux jours de vacances concernés ;
- demander le remboursement du salaire déjà versé pour cette période.
Cette situation vise principalement les cas où l'activité exercée pendant les vacances entre en conflit avec les intérêts de l'entreprise, par exemple lorsqu'elle nuit au repos nécessaire du collaborateur ou crée une concurrence avec l'employeur.
Pour éviter les difficultés, il est recommandé aux entreprises de disposer de règles claires concernant les activités exercées pendant les périodes de vacances et d'informer les collaborateurs de leurs obligations. Une bonne communication permet de préserver l'objectif principal des vacances : garantir une période de repos tout en maintenant une relation de travail équilibrée.
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La gestion des vacances, tout comme les jours fériés payés en Suisse, implique plusieurs aspects administratifs que l'employeur doit suivre avec précision : calcul du droit annuel de chaque collaborateur, suivi des jours pris et restants, maintien du salaire pendant les absences et traitement correct des éléments variables de rémunération.
Ces obligations peuvent devenir plus complexes pour les entreprises qui emploient plusieurs collaborateurs, qui disposent d'équipes réparties dans différents cantons ou qui souhaitent se concentrer sur leur activité principale plutôt que sur les tâches administratives liées à la paie.
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Notre accompagnement comprend notamment :
- le suivi des droits aux vacances acquis par chaque collaborateur ;
- la gestion des absences et des soldes de congés ;
- l'intégration correcte des périodes de vacances dans la paie ;
- le traitement des éléments de rémunération liés aux absences ;
- la conformité des déclarations sociales associées aux salaires et au 13e salaire en Suisse.
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