Sie beginnen einen Auftrag und müssen Ihre erste Rechnung stellen. Dieser Artikel erklärt, was sie enthält, was das Gesetz verlangt und was die Praxis ergänzt.
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Die Rechnungsstellung als Berater in der Schweiz beginnt mit dem ersten Auftrag. Die Rechnung nennt die Parteien, beschreibt die Leistung und gibt Datum und Betrag an. Die Mehrwertsteuer erscheint nur darauf, wenn Sie im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen sind, gemäss dem Mehrwertsteuergesetz (MWSTG). Danach folgen die Zahlung per QR-Rechnung, die Mahnung bei Zahlungsverzug und die Aufbewahrung der Belege. Die folgenden Abschnitte halten sich an diese Reihenfolge.
Wer stellt die Rechnung: Sie, Ihre Gesellschaft oder eine andere Struktur?
Als selbstständiger Berater in der Schweiz stellen Sie die Rechnung in Ihrem eigenen Namen. Haben Sie eine Gesellschaft, stellt diese die Rechnung: Die Rechnung trägt die Identität dessen, der die Leistung erbringt.
Mit einem Arbeitsvertrag zahlt Ihnen Ihr Arbeitgeber einen Lohn, und Sie stellen für diese Arbeit keine Rechnung. Ob Ihre Situation ein Auftrag oder ein Arbeitsverhältnis ist, erfahren Sie unter Selbstständig oder angestellt in der Schweiz: Welcher Status passt?
Wenn ein Unternehmen Sie bei einem Kunden einsetzt, befinden Sie sich in einer anderen Struktur, die unser Artikel Ist portage salarial in der Schweiz legal? vorstellt. Die folgenden Abschnitte beschreiben die Rechnung, die Sie selbst Ihrem Kunden stellen.
Was eine Beraterrechnung enthalten muss
Artikel 26 MWSTG beschreibt die Rechnung einer im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragenen Person. Sind Sie nicht eingetragen, betrifft er Sie nicht direkt, bietet aber einen nützlichen Anhaltspunkt für eine klare Rechnung. Sein Absatz 2 stellt einen Grundsatz auf: Wer die Rechnung liest, muss eindeutig erkennen, wer die Leistung erbringt, wer sie erhält und um welche Art von Leistung es sich handelt.
Konkret sehen die gesetzlich verlangten Angaben so aus:
- Die Rechnung nennt den Leistungserbringer mit Namen und Ort, wie er im Geschäftsverkehr auftritt.
- Sie gibt an, dass der Leistungserbringer im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, mit der Nummer, unter der er eingetragen ist (nur wenn Sie eingetragen sind).
- Sie nennt den Leistungsempfänger.
- Sie gibt Datum oder Zeitraum der Leistung an, sofern diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen.
- Sie beschreibt Art, Gegenstand und Umfang der Leistung.
- Sie nennt den Betrag des Entgelts.
- Sie weist die Steuer aus: den anwendbaren Steuersatz und den geschuldeten Steuerbetrag.
Verlangt Ihr Kunde danach, stellt ihm der Leistungserbringer eine Rechnung aus, die diesen Anforderungen entspricht (Art. 26 Abs. 1).
Die Rechnungsnummer (nicht zu verwechseln mit der MWST-Nummer) steht nicht auf dieser Liste, ebenso wenig das Ausstellungsdatum der Rechnung: Ergänzen Sie beides aus praktischen Gründen. Beides bleibt sehr nützlich: Sie finden damit ein Dokument wieder und behalten Ihre Zahlungen im Blick. Auch Fälligkeitsdatum und Bankverbindung gehören zur Praxis: Sie fügen sie hinzu, um bezahlt zu werden, und die gesetzliche Liste nennt sie nicht. Denken Sie auch an die Währung: Der Betrag wird in Schweizer Franken (CHF) angegeben, sofern mit Ihrem Kunden nichts anderes vereinbart ist.
Mit oder ohne Mehrwertsteuer auf der Rechnung
Das hängt von Ihrer Eintragung ab. Ohne Mehrwertsteuer abzurechnen ist die Regel, solange Sie nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen sind: Das Gesetz verbietet Ihnen dann, die Steuer auf Ihren Rechnungen auszuweisen (Art. 27 Abs. 1). Sie geben einfach den Betrag der Leistung an. Diese Situation kann sich mit Ihrem Umsatz ändern, wie der nächste Absatz zeigt. Sobald Sie eingetragen sind, nennt die Rechnung auch den Steuersatz und den Steuerbetrag (Art. 26 Abs. 2 Bst. f).
Ein Gesamtumsatz von weniger als CHF 100'000 innerhalb eines Jahres, im In- und Ausland, aus Leistungen, die nicht von der Steuer ausgenommen sind, gehört zu den Voraussetzungen für die Befreiung von der Steuerpflicht (Art. 10 Abs. 2 Bst. a).
Schwelle, Eintragung und Abrechnung der Steuer gehen über den Rahmen einer Rechnung hinaus. Sie werden in MWST für Selbstständige in der Schweiz: Ab welcher Schwelle? behandelt.
Den Auftrag beschreiben: Tage, Pauschale, weiterverrechnete Auslagen
Eine genaue Beschreibung erspart unnötige Rückfragen der Buchhaltung Ihres Kunden. Wählen Sie die Formulierung nach der Form Ihres Auftrags:
- Bei einem nach Aufwand verrechneten Auftrag geben Sie die Zahl der Tage oder Stunden an.
- Bei einer Pauschale nennen Sie das Arbeitsergebnis und den abgedeckten Zeitraum.
- Für Auslagen fügen Sie eine eigene Zeile mit den Belegen hinzu.
Hat Ihr Auftrag die Form eines Auftrags im Sinne des Gesetzes, sieht das Obligationenrecht vor, dass der Person, die den Auftrag ausführt, dem Beauftragten, eine Vergütung zusteht, wenn sie verabredet oder üblich ist (Art. 394 Abs. 3). Entscheidend ist vor allem, was Sie mit Ihrem Kunden vereinbart haben, am besten schriftlich.
Der Auftraggeber, also Ihr Kunde, muss dem Beauftragten, also Ihnen, zudem die Auslagen und Verwendungen ersetzen, die bei der richtigen Ausführung des Auftrags entstanden sind (Art. 402 Abs. 1). Weisen Sie diese Auslagen auf der Rechnung separat aus, wird klar, was Ihre Arbeit vergütet und was eine Auslage ersetzt.
Wie Sie Ihren Tagessatz oder Ihre Pauschale festlegen, erfahren Sie in Tagessatz als Berater in der Schweiz: So berechnen Sie ihn 2026.
Die QR-Rechnung: die Zahlung direkt an der Rechnung
Laut der Seite QR-Rechnung von SIX hat die QR-Rechnung die Schweizer Einzahlungsscheine am 1. Oktober 2022 endgültig abgelöst. Sie war seit Juni 2020 im Umlauf.
Die QR-Rechnung eines Beraters besteht aus zwei Teilen: einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Sie können sie auf Papier oder in digitaler Form erstellen. Ihr Kunde bezahlt die Rechnung über den QR-Code, ohne Ihre Bankverbindung abzutippen.
Ein Punkt zum Zeitplan: Seit dem 22. November 2025 darf die QR-Rechnung nur noch strukturierte Adressen (Typ «S») enthalten; die kombinierte Adresse (Typ «K») ist für neue Rechnungen nicht mehr zugelassen. Wenn Sie Ihre Rechnungen mit einer Buchhaltungssoftware erstellen, klären Sie mit Ihrer Bank oder Ihrem Treuhänder, ob diese nur strukturierte Adressen verwendet.
Zahlungsfrist, Mahnung und Verzugszins
Die Zahlungsfrist auf der Rechnung ist Sache Ihrer Vereinbarung mit dem Kunden. Das Obligationenrecht regelt zuerst den Fall, in dem nichts vereinbart wurde: Ist die Zeit der Erfüllung weder durch Vertrag noch durch die Natur des Rechtsverhältnisses bestimmt, können Sie die Zahlung sogleich verlangen (Art. 75).
Danach kommt der Verzug, der den Anspruch auf Zinsen begründet. Er tritt auf zwei Arten ein:
- Durch Mahnung des Gläubigers: Der Schuldner einer fälligen Verbindlichkeit gerät in Verzug, wenn Sie die Zahlung einfordern, zum Beispiel mit einer schriftlichen Mahnung (bewahren Sie einen Nachweis auf) (Art. 102 Abs. 1).
- Durch blossen Ablauf des Tages, wenn dieser verabredet oder von einer Partei aufgrund eines vorbehaltenen Rechts durch eine gehörige Kündigung festgesetzt wurde (Art. 102 Abs. 2).
Wer mit der Zahlung einer Geldschuld in Verzug ist, schuldet einen Verzugszins von 5 Prozent pro Jahr (Art. 104 Abs. 1). Vereinbaren Sie schon beim Auftrag einen bestimmten Zahlungstag, stellt Sie der Wortlaut von Artikel 102 Absatz 2 in den zweiten Fall: Der Verzug tritt dann mit dem blossen Ablauf dieses Tages ein. Ob die Formulierung Ihrer Zahlungsfrist diese Bedingung erfüllt, kann Ihnen ein Treuhänder oder eine Rechtsberatung beantworten.
Rechnungen aufbewahren und Buch führen
Ihre ausgestellten und erhaltenen Rechnungen dienen als Belege für Ihre Buchhaltung. Das Obligationenrecht sieht vor, dass Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren aufbewahrt werden und dass diese Frist mit dem Ablauf des Geschäftsjahres beginnt (Art. 958f Abs. 1).
Der Umfang der Buchführung hängt von Ihrem Umsatz ab. Ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft mit einem Umsatz von weniger als CHF 500'000 im letzten Geschäftsjahr kann sich auf eine vereinfachte Buchhaltung beschränken, die Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage erfasst (Art. 957 Abs. 2).
Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig, gilt zusätzlich eine eigene Regel: Sie müssen Ihre Geschäftsbücher, Belege und Geschäftspapiere ordnungsgemäss aufbewahren, bis die absolute Verjährung der Steuerforderung eingetreten ist (Art. 70 Abs. 2 MWSTG).
Was Ihre Belege für Ihre Steuererklärung bedeuten, lesen Sie in Steuern für Selbstständige in der Schweiz: Was Sie deklarieren müssen.
Das Wichtigste in Kürze
Vier Reflexe helfen bei der Vorbereitung einer ersten Rechnung:
- Prüfen Sie, ob Sie im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen sind, bevor Sie die Mehrwertsteuer ausweisen.
- Beschreiben Sie den Auftrag (Gegenstand, Zeitraum, Umfang) und weisen Sie weiterverrechnete Auslagen separat aus.
- Geben Sie ein Fälligkeitsdatum an und fügen Sie eine QR-Rechnung bei, wenn Sie diese Zahlungsart wählen.
- Bewahren Sie den Beleg zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres auf (eine besondere Frist gilt, wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind).
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Quellen
- Fedlex, Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (MWSTG), Art. 10, 26, 27 und 70, Stand am 31. März 2025;
- Fedlex, Obligationenrecht (OR), Art. 75, 102, 104, 394, 402, 957 und 958f, Stand am 1. Januar 2026;
- SIX, Seite «QR-Rechnung»;
- SIX, QR-Rechnung – Übergangsfrist 2025-2026, Factsheet vom 19. August 2025.
Häufige Fragen
Braucht eine Beraterrechnung eine Nummer?
Die Liste in Artikel 26 MWSTG nennt keine Rechnungsnummer. Es ist eine Praxis, die sich lohnt: Eine fortlaufende Nummerierung erleichtert Ihre Buchhaltung und den Austausch mit dem Kunden.
Kann man zu Beginn ohne Mehrwertsteuer abrechnen?
Ja, wenn Sie nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen sind. Das Gesetz verbietet dann, die Steuer auf der Rechnung auszuweisen (Art. 27 Abs. 1). Ob Sie sich eintragen müssen, hängt von Ihrer Situation ab, die unser Artikel zur Mehrwertsteuer für Selbstständige ausführlich erklärt.
Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren?
Geschäftsbücher und Buchungsbelege werden zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt (Art. 958f Abs. 1). Für steuerpflichtige Personen kommt eine eigene Regel zur Mehrwertsteuer hinzu, die im Abschnitt zur Aufbewahrung beschrieben ist.
Ab wann schuldet ein säumiger Kunde Zinsen?
Der Schuldner schuldet Zinsen, sobald er in Verzug ist. Der Verzug entsteht durch Ihre Zahlungsaufforderung oder durch den Ablauf eines Tages, der verabredet oder von einer Partei, die sich dieses Recht vorbehalten hat, durch eine gehörige Kündigung festgesetzt wurde. Der Schuldner schuldet dann einen Verzugszins von 5 Prozent pro Jahr (Art. 102 und 104).
Wie korrigiert man eine bereits verschickte Rechnung?
Nach Artikel 27 Absatz 4 MWSTG kann eine Rechnung im Rahmen des handelsrechtlich Zulässigen nachträglich durch ein Dokument berichtigt werden, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und diese widerruft und dessen Empfang vom Empfänger bestätigt werden muss.
