In der Schweiz sind Ferien ein zentraler Anspruch der Mitarbeitenden und eine wichtige Pflicht der Arbeitgeber. Sie verschaffen den Mitarbeitenden eine Erholungszeit, während der Lohn nach den Regeln des Obligationenrechts weiterläuft.
Das Gesetz legt einen Mindestanspruch fest, der vom Alter der Mitarbeitenden abhängt und durch den Arbeitsvertrag oder einen Gesamtarbeitsvertrag verbessert werden kann. Auch der Bezug der Ferien ist geregelt, insbesondere die Pflicht, den Mitarbeitenden einen Teil der Ferien am Stück zu gewähren.
Wer Ferien richtig verwalten will, muss deshalb wissen, wie viele Tage jeder Person zustehen, die Abwesenheiten nach den Bedürfnissen des Unternehmens planen und die Ferien in der Lohnabrechnung korrekt behandeln.
Wie viele Ferientage haben Mitarbeitende in der Schweiz?
Das Obligationenrecht legt ein Minimum fest, das jeder Arbeitgeber einhalten muss. Der Anspruch wird pro Dienstjahr berechnet und hängt vor allem vom Alter der Mitarbeitenden ab.
Arbeitgeber können im Arbeitsvertrag oder in einem Gesamtarbeitsvertrag bessere Bedingungen vorsehen, aber nie weniger als das gesetzliche Minimum.
Das Minimum beträgt vier Wochen für Erwachsene
Alle erwachsenen Mitarbeitenden haben Anspruch auf mindestens vier Wochen Ferien pro Dienstjahr. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Grösse des Unternehmens oder seiner Branche.
In der Praxis gewähren viele Unternehmen mehr als das gesetzliche Minimum, sei es, um ihr Angebot als Arbeitgeber zu stärken, oder um den Gepflogenheiten ihrer Branche zu entsprechen. Diese zusätzlichen Tage sind eine vertragliche Leistung, keine allgemeine gesetzliche Pflicht.
Der Anspruch baut sich im Lauf des Arbeitsverhältnisses auf. Arbeitgeber müssen deshalb das verfügbare Guthaben jeder Person verfolgen, um Abwesenheiten und Erholungszeiten im Griff zu behalten.
Junge Mitarbeitende haben Anspruch auf fünf Wochen
Jüngere Mitarbeitende haben einen erhöhten Anspruch. Art. 329a Abs. 1 OR gewährt Arbeitnehmenden bis zum vollendeten 20. Altersjahr mindestens fünf Wochen Ferien pro Dienstjahr. Ist dieses Alter überschritten, gilt das Minimum von vier Wochen.
Die Regel soll Menschen am Anfang ihres Berufslebens genügend Erholung sichern. Sie gilt auch für Lernende, soweit es um das gesetzliche Minimum für junge Arbeitnehmende geht, unter Vorbehalt der besonderen Regeln des Lehrvertrags.
Wie bei allen anderen Mitarbeitenden darf ein Unternehmen grosszügiger sein, muss die gesetzliche Dauer aber als Untergrenze einhalten.
Arbeitgeber müssen deshalb das Alter der Mitarbeitenden berücksichtigen, wenn sie den jährlichen Anspruch festlegen, sowohl beim Erstellen der Verträge als auch bei der Kontrolle der Guthaben.
Ferien bei einem unvollständigen Dienstjahr berechnen
Deckt das Arbeitsverhältnis kein volles Dienstjahr ab, wird der Anspruch im Verhältnis zu seiner Dauer festgelegt.
Das betrifft insbesondere:
- Mitarbeitende, die im Lauf des Jahres eintreten;
- Mitarbeitende, die vor dem Ende ihres Dienstjahres austreten;
- befristete Verträge.
Wer im Lauf des Jahres eintritt, erwirbt nicht automatisch den vollen Jahresanspruch: Die Zahl der verfügbaren Tage wird an die gearbeitete Zeit angepasst.
Wenn eine Abwesenheit den Anspruch kürzt
Auch eine lange Abwesenheit kann den Anspruch kürzen, und genau hier irren sich Arbeitgeber am häufigsten, denn die Regel ist asymmetrisch.
Ist die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer durch eigenes Verschulden während eines Dienstjahres insgesamt mehr als einen Monat an der Arbeitsleistung verhindert, kann der Arbeitgeber die Ferien für jeden vollen Monat der Verhinderung um einen Zwölftel kürzen.
Ist die Verhinderung unverschuldet und hat sie Gründe, die in der Person liegen, wie Krankheit, Unfall, Erfüllung gesetzlicher Pflichten, Ausübung eines öffentlichen Amtes oder Jugendurlaub, darf der Arbeitgeber die Ferien überhaupt nicht kürzen, solange die Verhinderung insgesamt nicht mehr als einen Monat im Dienstjahr beträgt. Der erste Monat ist also frei, und erst die folgenden Monate zählen.
Für die Schwangerschaft gilt eine eigene Regel: Ist eine Arbeitnehmerin aus diesem Grund bis zu zwei Monate an der Arbeitsleistung verhindert, darf keine Kürzung erfolgen.
Den Pro-rata-Anspruch und allfällige Kürzungen genau zu verfolgen, ist bei jedem Eintritt und Austritt sowie nach einer langen Abwesenheit wichtig. Ein falsches Guthaben führt zu administrativen Korrekturen oder zu Fehlern in der Lohnabrechnung.
Wie werden Ferien in der Schweiz organisiert?
Neben der Zahl der Tage regelt das Gesetz auch, wie die Ferien bezogen werden. Es soll sichergestellt sein, dass sich die Mitarbeitenden tatsächlich erholen können.
Die Planung bedeutet, die Wünsche der Mitarbeitenden mit den Bedürfnissen des Betriebs in Einklang zu bringen.
Zwei Ferienwochen müssen zusammenhängen
Die Ferien sind in der Regel im Verlauf des betreffenden Dienstjahres zu gewähren, und mindestens zwei Ferienwochen müssen zusammenhängen.
Beide Teile dieser Regel zählen. Die zwei zusammenhängenden Wochen verhindern, dass die Ferien dauerhaft in kurze Abschnitte zerstückelt werden, die keine echte Erholung bringen. Der Bezug im Jahr, in dem sie erworben wurden, verhindert, dass sich Guthaben endlos anhäufen.
Für Arbeitgeber heisst das, Abwesenheiten vorausschauend zu planen und die Mitarbeitenden aktiv zum Bezug ihrer Ferien zu ermuntern. Guthaben zu verwalten bedeutet nicht nur, verfügbare Tage zu zählen: Es geht darum, dass die Mitarbeitenden ihr Recht auf Erholung tatsächlich nutzen können.
Wer bestimmt die Daten?
In der Schweiz bestimmt der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Ferien.
Dieser Entscheid darf nicht willkürlich sein. Der Arbeitgeber muss auf die Wünsche der Mitarbeitenden so weit Rücksicht nehmen, als dies mit den Interessen des Betriebs vereinbar ist.
Dabei kann er unter anderem berücksichtigen:
- die Spitzenzeiten des Unternehmens;
- organisatorische Vorgaben in den Teams;
- die Notwendigkeit, den Betrieb aufrechtzuerhalten.
Die Mitarbeitenden ihrerseits müssen ihre Wünsche früh genug mitteilen, damit die Planung funktioniert.
Eine klare Ferienplanung begrenzt die Störungen durch Abwesenheiten, respektiert das Recht auf Erholung und erleichtert die administrative Seite.
Wie werden Ferien in der Schweiz bezahlt?
Ferien sind keine Zeit, in der die Mitarbeitenden keinen Lohn erhalten. Da sie sich erholen sollen, ohne dass sich ihre finanzielle Lage ändert, zahlt der Arbeitgeber den Lohn für diese Zeit weiter.
Wie hoch dieser Lohn ausfällt, hängt vom üblichen Verdienst ab. Arbeitgeber müssen deshalb alle Bestandteile berücksichtigen, aus denen sich das Einkommen zusammensetzt.
Der Lohn läuft während der Ferien weiter
Während der Ferien haben die Mitarbeitenden Anspruch auf den gesamten darauf entfallenden Lohn.
Der Arbeitgeber zahlt also, was die Person verdient hätte, wenn sie gearbeitet hätte. Ferien dürfen niemandem das Einkommen schmälern.
In der Praxis müssen Arbeitgeber:
- den Lohn während der Ferien weiterzahlen;
- variable Lohnbestandteile korrekt einrechnen, wenn sie zum üblichen Lohn gehören;
- Ferienzeiten nach den geltenden Regeln der Lohnabrechnung behandeln.
Das gilt für alle Mitarbeitenden, die dem Schweizer Arbeitsrecht unterstehen, ob Vollzeit oder Teilzeit, wobei Anspruch und Lohn an die jeweilige Situation angepasst werden.
Mitarbeitende im Stundenlohn
Hängt der Lohn von den geleisteten Stunden ab, kann er während der Ferien nicht einfach weiterlaufen. Der Ferienanspruch wird dann als Prozentsatz des Lohns ausgedrückt. Vier Wochen Ferien entsprechen 8.33 Prozent, fünf Wochen 10.64 Prozent und sechs Wochen 13.04 Prozent. Die Rechnung ist einfach: vier Wochen Ferien im Verhältnis zu den 48 tatsächlich gearbeiteten Wochen, fünf Wochen im Verhältnis zu 47.
Vorsicht ist bei der Auszahlung dieses Betrags geboten. Grundsätzlich wird der Ferienlohn dann bezahlt, wenn die Ferien tatsächlich bezogen werden. Die laufende Auszahlung als Prozentzuschlag auf jeden Monatslohn wurde lange als Ausnahme bei wirklich unregelmässiger Beschäftigung geduldet, sofern der Ferienanteil im schriftlichen Vertrag und auf jeder Lohnabrechnung ausdrücklich ausgewiesen war.
Diese Duldung ist enger geworden. In einem Urteil vom 30. Januar 2023 hat das Bundesgericht entschieden, dass bei einer Vollzeitbeschäftigung bei einem einzigen Arbeitgeber die praktische Schwierigkeit, den Ferienlohn zu berechnen, die Ausnahme angesichts der heute verfügbaren Lohn- und Zeiterfassungssoftware nicht mehr rechtfertigt. Die Auszahlung des Ferienlohns zusammen mit dem Grundlohn ist in dieser Situation nicht mehr zulässig.
Naturallohn während der Ferien entschädigen
Manche Mitarbeitende erhalten ihren Lohn nicht nur in Geld. Sie können auch Naturalleistungen erhalten, die mit ihrer Arbeit verbunden sind.
Erhält eine Person einen Teil ihres Lohns üblicherweise in dieser Form, muss der Arbeitgeber dafür während der Ferien eine angemessene Entschädigung leisten.
Das kann Situationen betreffen, in denen die Person:
- eine vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Unterkunft erhält;
- im beruflichen Rahmen übernommene Mahlzeiten erhält;
- andere Leistungen mit wirtschaftlichem Wert erhält.
Ziel ist, dass die Ferien das Gesamteinkommen nicht ungerechtfertigt schmälern. Werden diese Elemente falsch behandelt, entsteht eine Lücke zwischen dem üblichen Verdienst und dem, was während der Ferien bezahlt wird.
Können Ferien durch Geld ersetzt werden?
Ferien dienen in erster Linie der echten Erholung. Deshalb können sie nicht einfach gegen Geld getauscht werden, solange der Arbeitsvertrag läuft.
Arbeitgeber und Mitarbeitende dürfen nicht unter sich vereinbaren, Ferientage gegen eine Zahlung wegfallen zu lassen.
Ferien können während des Vertrags nicht ausbezahlt werden
Solange das Arbeitsverhältnis dauert, müssen Ferien als Freizeit bezogen werden.
Ein Arbeitgeber kann nicht anbieten, nicht bezogene Tage zu bezahlen, um die Abwesenheit zu vermeiden. Ebenso wenig darf eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter auf die Erholung verzichten, nur um mehr zu verdienen.
Das Verbot beruht auf dem Gedanken, dass Ferien der körperlichen und geistigen Erholung dienen. Ihr Zweck ist nicht finanzieller Art.
Eine Abgeltung in Geld kann dennoch in bestimmten Situationen in Frage kommen, insbesondere wenn der Vertrag endet und keine Zeit mehr bleibt, die restlichen Ferien vor dem Austritt zu beziehen. Nicht bezogene Tage können dann nach den geltenden Regeln abgegolten werden.
Arbeitgeber haben deshalb allen Grund, die Guthaben laufend im Auge zu behalten, damit am Ende eines Arbeitsverhältnisses nicht viele Tage ungenutzt bleiben.
Arbeit für Dritte während der Ferien
Ferien sind zur Erholung da. Mitarbeitende dürfen diese Zeit nicht für bezahlte Arbeit nutzen, welche die berechtigten Interessen ihres Arbeitgebers verletzt.
Arbeitet eine Person während ihrer Ferien unter Verletzung ihrer Pflichten für Dritte, hat der Arbeitgeber zwei Möglichkeiten:
- den auf die betroffenen Ferientage entfallenden Lohn verweigern;
- den für diese Zeit bereits bezahlten Lohn zurückfordern.
Gemeint sind vor allem Fälle, in denen die Tätigkeit den Interessen des Unternehmens widerspricht, etwa wenn sie die nötige Erholung untergräbt oder den Arbeitgeber konkurrenziert.
Klare Regeln dazu, was Mitarbeitende während der Ferien tun dürfen, und eine deutliche Kommunikation der Erwartungen sind der einfachste Weg, das Problem zu vermeiden. Gute Kommunikation schützt den Zweck der Ferien: echte Erholung in einem ausgewogenen Arbeitsverhältnis.
Ferienverwaltung vereinfachen mit Numeriq Payroll
Die Verwaltung der Ferien umfasst, ähnlich wie die bezahlten Feiertage in der Schweiz, mehrere administrative Schritte, die Arbeitgeber genau verfolgen müssen: den Jahresanspruch jeder Person berechnen, bezogene und verbleibende Tage verfolgen, den Lohn während der Abwesenheiten weiterzahlen und variable Lohnbestandteile korrekt behandeln.
Diese Pflichten werden anspruchsvoller für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden, mit Teams in verschiedenen Kantonen oder für solche, die sich lieber auf ihr Kerngeschäft konzentrieren als auf die Lohnadministration.
Bei Numeriq Payroll begleiten wir Schweizer Unternehmen, ausländische Unternehmen mit Personal in der Schweiz und KMU bei ihren Pflichten rund um die Lohnabrechnung. Unser Team hilft Ihnen, die Ferienverwaltung sauber in Ihre administrativen Abläufe und Ihre Lohnabrechnung einzubinden.
Wir übernehmen unter anderem:
- die Kontrolle des Ferienanspruchs, den jede Person erworben hat;
- die Verwaltung von Abwesenheiten und Ferienguthaben;
- die korrekte Übernahme der Ferienzeiten in die Lohnabrechnung;
- die Behandlung der Lohnbestandteile im Zusammenhang mit Abwesenheiten;
- konforme Sozialversicherungsmeldungen, auch für den 13. Monatslohn in der Schweiz.
Wenn Sie Ihre Lohnadministration in der Schweiz Numeriq Payroll anvertrauen, erhalten Sie eine spezialisierte Begleitung, die Ihre Administration vereinfacht und Ihre Abläufe absichert, mit einem klaren Überblick über Ihre Lohndaten.
Unser mehrsprachiges Team mit Sitz in der Schweiz begleitet bereits mehr als 100 Unternehmen und 1'000 Beraterinnen und Berater bei ihrer Lohnabrechnung und ihren administrativen Anliegen. Mit über 50 Jahren gesammelter Erfahrung, einem rund um die Uhr erreichbaren Support und einer Genauigkeit der Lohnabrechnung von 99.9 Prozent setzen wir unser Fachwissen für eine zuverlässige und transparente Erfüllung der Arbeitgeberpflichten ein.
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