La Suisse est un marché caractérisé par des salaires élevés, une protection solide des travailleurs et une main-d'œuvre multilingue. Si vous envisagez d'embaucher des collaborateurs en Suisse pour la première fois, ce guide vous présente les différentes options qui s'offrent à vous et vous aide à choisir la solution la plus sûre et la plus rapide.
Découvrez les modalités légales d'embauche, les coûts habituels et des conseils pratiques pour mener à bien vos projets.
Pourquoi le recrutement en Suisse est-il complexe pour les employeurs étrangers ?
Le recrutement en Suisse peut s'avérer complexe pour les entreprises étrangères, même si celles-ci sont de plus en plus nombreuses à s'implanter sur ce marché. Le principal défi consiste généralement à créer une entité juridique, telle qu'une filiale ou une succursale, afin de pouvoir embaucher du personnel. Cela implique de se familiariser avec le droit des sociétés et la réglementation fiscale suisses, ce qui peut prendre un certain temps.
Et puis, il y a la question des coûts. En Suisse, les salaires sont élevés, et il faut également cotiser à la sécurité sociale et à d’autres régimes obligatoires. Le système fiscal constitue un autre défi, car chaque canton (région) applique des taux et des règles différents.
De plus, la Suisse dispose d'une législation solide en matière de protection du travail et doit composer avec plusieurs langues, ce qui peut compliquer quelque peu la gestion du personnel et le respect des obligations légales.
Malgré ces difficultés, de nombreuses entreprises étrangères continuent de considérer la Suisse comme une destination attractive en raison de la stabilité de son économie et de sa main-d'œuvre hautement qualifiée.
Les modalités légales d'embauche de salariés en Suisse
Pour recruter en Suisse, plusieurs voies conformes à la réglementation s'offrent à vous. Chacune correspond à une étape, à un budget et à un calendrier différents.
Création d'une entité juridique en Suisse
Pour créer une entité juridique en Suisse, vous devez constituer une société locale (GmbH/Sàrl ou AG/SA), ouvrir un compte bancaire en Suisse, vous affilier aux assurances sociales et mettre en place la gestion des salaires.
Certains cantons ou certaines banques peuvent exiger la présence d'administrateurs ou de signataires locaux. La procédure prend du temps et nécessite des démarches administratives. Il faut compter plusieurs semaines pour la mise en place, voire parfois plus.
Avantages :
- Maîtrise totale des politiques RH, de la conception des avantages sociaux et de la gestion des équipes
- Image de marque de l'employeur sur le marché suisse
- Convient à une croissance à long terme et à des équipes plus importantes
Inconvénients :
- Un temps de mise en place plus long et une charge administrative plus importante
- Déclarations régulières, gestion de la paie et audits
- Investissements initiaux et obstacles bancaires
Délai habituel :
L'enregistrement de la société, l'ouverture d'un compte bancaire et l'enregistrement du système de paie prennent souvent entre plusieurs semaines et quelques mois. Cela dépend du canton et de la complexité de la procédure. Il est conseillé de planifier vos besoins en matière de recrutement quelques mois à l'avance afin d'éviter toute mauvaise surprise si l'enregistrement de votre entité juridique prend trop de temps.
Recrutement par l'intermédiaire d'un employeur de référence
Une société EoR est une entreprise suisse agréée qui emploie vos collaborateurs en votre nom. Vous gérez leur travail au quotidien. La société EoR se charge des contrats, de la paie, des impôts, des avantages sociaux et des affiliations locales (AVS, LPP, SUVA). Aucune entité locale n'est requise.
Pourquoi les équipes choisissent EoR :
- Recrutement rapide en quelques jours
- Respect intégral de la législation locale en matière d'emploi
- Une facturation mensuelle claire et des coûts prévisibles
Idéal pour tester le marché, les petites équipes, le recrutement à distance dans différents cantons ou les postes à pourvoir de toute urgence.
Recrutement de travailleurs indépendants et risques liés à une classification erronée
Les entrepreneurs exercent une activité indépendante. Ils fixent leurs horaires, utilisent leurs propres outils, travaillent pour plusieurs clients et assument les risques financiers. Une classification erronée peut entraîner le paiement de cotisations sociales, d'intérêts, d'amendes et donner lieu à des litiges contractuels.
Voici les signes qui indiquent qu'il s'agit d'un emploi salarié et non d'un contrat de mission :
- Salaire mensuel fixe avec un nombre d'heures que vous gérez vous-même
- Un travail sur mesure pour votre entreprise
- Missions de longue durée sans date de fin précise pour le projet
- Utilisation de vos systèmes et équipements au même titre qu'un salarié ordinaire
- Orientations concernant les congés, les plannings et les processus de travail
Faites appel à des prestataires pour des missions concrètes liées à des projets, en leur garantissant une véritable autonomie.
Si votre objectif est de recruter rapidement des collaborateurs en Suisse sans créer de société, le recours à un « Employer of Record » est souvent une solution judicieuse. La création d’une entité suisse est adaptée aux projets à long terme. Le recours à des prestataires indépendants peut être une bonne option pour les projets de courte durée.
Choisir le bon modèle de recrutement
Utilisez cet aperçu rapide pour comparer les différentes options :
Si vous envisagez de constituer une équipe suisse d'une taille importante et de vous implanter à long terme, la création d'une entité peut s'avérer avantageuse. Si vous recherchez rapidité, faible risque et clarté pendant que vous testez le marché, un EoR constitue un choix judicieux. Pour les besoins liés uniquement à des projets et faisant appel à des experts indépendants, le statut de prestataire indépendant est la solution la plus adaptée.
Simplifiez le recrutement en Suisse grâce aux services EoR
Si vous recherchez un moyen rapide et peu risqué de recruter en Suisse sans avoir à créer de société locale, un prestataire EoR pourrait être la solution idéale. En tant qu’ employeur de référence suisse agréé par le SECO, nous garantissons le respect total de la réglementation locale. De plus, nous proposons une assistance multilingue en anglais, français et allemand, ce qui vous facilite la gestion de vos recrutements en Suisse. Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons simplifier votre processus de recrutement en Suisse.
Ce qu'il faut savoir avant d'embaucher en Suisse
Maintenant que vous connaissez les différentes options qui s'offrent à vous pour recruter en Suisse, il est important de savoir quels sont les points à prendre en compte avant d'aller plus loin. Pour les entreprises qui font appel à un « Employer of Record » (EoR), la plupart des aspects liés à la conformité seront pris en charge à votre place. Toutefois, si vous envisagez d'autres modèles, voici un bref aperçu des points essentiels à comprendre :
Principes généraux en matière d'emploi
Législation suisse du travail: La législation du travail relative aux contrats, aux licenciements et aux droits des salariés est stricte ; il est donc important d’en connaître les principes fondamentaux, en particulier si vous recrutez directement.
Salaire et avantages sociaux: Les salaires sont élevés en Suisse, et certains avantages sociaux sont obligatoires. Connaître la fourchette salariale de votre secteur d'activité vous aidera à rester compétitif.
Variations locales: la réglementation et les taux d'imposition peuvent varier d'un canton à l'autre en Suisse ; il est donc essentiel de bien connaître les exigences locales lors du recrutement.
Protections des salariés: la législation suisse du travail offre des protections solides, notamment en matière de délais de préavis, d'indemnités de licenciement et de droits des salariés. En vous familiarisant avec ces dispositions, vous éviterez d'éventuels problèmes à l'avenir.
Salaires, impôts et charges patronales
En Suisse, la masse salariale comprend le salaire brut ainsi que les cotisations patronales aux assurances sociales et aux régimes de retraite. Certains cantons appliquent un système de retenue à la source (Quellensteuer) pour certains salariés.
Parmi les points clés, on peut citer :
- AHV/AVS (assurance vieillesse et survivants)
- IV/AI (invalidité)
- ALV/AC (chômage)
- BVG/LPP (retraite, 2e pilier)
- SUVA (assurance accidents)
- Allocations familiales
Les tarifs locaux et les modalités des régimes de retraite ont une incidence sur les montants globaux ; c'est pourquoi il est préférable de s'adresser à des spécialistes locaux pour planifier les coûts.
Avantages sociaux et attentes professionnelles
Les éléments obligatoires comprennent l'assurance sociale, les cotisations de retraite et la couverture accident.
De nombreux employeurs suisses proposent également :
- 13e mois (pratique courante mais pas généralisée)
- Jours de congé supplémentaires au-delà du minimum légal
- Avantages complémentaires en matière d'assurance accident ou de santé
- Aide aux frais de transport ou cartes de restauration dans certaines régions
En Suisse, l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée est pris très au sérieux. Votre entreprise doit établir des horaires clairs, organiser des réunions efficaces et proposer des avantages sociaux fiables afin de retenir les talents suisses.
Licenciement et protection des salariés
Conformément au Code suisse des obligations, les délais de préavis sont généralement d'un mois la première année, de deux mois de la deuxième à la neuvième année, et de trois mois à partir de la dixième année, après la période d'essai, et prennent fin à la fin du mois.
Vous ne pouvez pas donner de préavis pendant les périodes protégées :
- maladie ou accident (30/90/180 jours selon l'ancienneté)
- Grossesse
- 16 semaines après la naissance
Les notifications affichées dans ces fenêtres ne sont pas valides ou sont suspendues. Le licenciement immédiat n'est autorisé qu'en cas de motif grave, et toute utilisation abusive peut donner lieu à une indemnisation.
Les indemnités de départ sont rares. Elles peuvent être accordées en cas d'ancienneté très longue, lorsque certains seuils d'âge sont atteints ou en cas de licenciements collectifs.
Les délais de préavis ne s'appliquent généralement qu'après la période d'essai et doivent prendre fin à la fin d'un mois civil, sauf disposition contraire du contrat.
Risques liés à la conformité pour les entreprises étrangères
Risque lié à l'établissement stable
Cela se produit lorsque votre activité en Suisse semble constituer une présence commerciale permanente. Parmi les éléments qui peuvent déclencher cette situation, on peut citer la présence d'un responsable local habilité à conclure des contrats, la génération continue de revenus dans le pays ou l'existence d'un bureau permanent.
Un établissement stable peut entraîner des obligations fiscales locales pour l'entreprise ainsi que des formalités déclaratives. Une société EoR réduit ce risque en agissant en tant qu'employeur local et en veillant au respect de la réglementation en matière d'emploi dans le pays concerné.
Classification erronée des travailleurs
Vous ne devriez pas qualifier un travailleur de « prestataire » si vous le gérez comme un salarié. Ne faites appel à des prestataires que pour des projets à durée déterminée, et non comme des salariés. Veillez à bien définir par écrit les fonctions de vos salariés.
Les contrôles fiscaux peuvent entraîner des reclassements, des cotisations sociales rétroactives, des intérêts, des pénalités et des litiges contractuels.
Risques liés aux contrôles fiscaux et à la gestion de la paie
La gestion de la paie nécessite des taux, des retenues, des catégories de retraite et une couverture accident précis pour chaque poste. Si vous commettez des erreurs, vous ferez l'objet d'un contrôle fiscal.
Conservez soigneusement les contrats signés, les feuilles de présence le cas échéant, les simulations de salaire et les rapports mensuels.
Sanctions en cas de non-respect
Les sanctions peuvent inclure des amendes, des arriérés d'impôts, des ajustements en matière de sécurité sociale, des intérêts, le gel des autorisations et une atteinte à la réputation auprès des autorités.
La prévention coûte moins cher que la correction des erreurs. Choisissez dès le départ un modèle de recrutement clair, respectez la réglementation suisse et consignez chaque étape par écrit.
Coût de l'embauche de salariés en Suisse
Les entreprises suisses proposent des salaires plus élevés que leurs homologues européennes. Toutefois, les fourchettes salariales varient selon le canton, le secteur d'activité et le poste occupé.
Les charges patronales comprennent le salaire, les cotisations sociales, les cotisations de retraite, l'assurance accidents et les frais de gestion du régime. En établissant votre budget en tenant compte de ces fourchettes, vous éviterez les mauvaises surprises.
Une structure simple pour s'organiser :
- Le salaire de base dépend du poste et du lieu de travail. C'est souvent à Zurich et à Genève que les salaires sont les plus élevés.
- Cotisations sociales à la charge de l'employeur : AVS/AHV, AI/IV, AC/ALV, allocations familiales.
- Retraite (LPP) : l'employeur et l'employé versent tous deux des cotisations. Les taux dépendent des modalités du régime.
- Les employeurs couvrent les accidents survenant en dehors du travail et les accidents du travail de différentes manières, en fonction de leur politique et du poste concerné.
- Frais administratifs : gestion de la paie, établissement des déclarations et frais éventuels liés à des prestataires tiers.
Les cotisations patronales et les cotisations d'assurance peuvent représenter un pourcentage non négligeable en plus du salaire brut. Les cotisations de retraite augmentent en fonction de l'âge et des modalités du régime.
Avantages sociaux et charges salariales supplémentaires :
- Le 13e mois : une pratique courante dans de nombreuses entreprises suisses
- Équipement : ordinateur portable, téléphone, indemnité de télétravail pour les postes à distance
- Primes : discrétionnaires ou liées à des objectifs
- Aide à l'installation : recherche d'un logement, démarches administratives, aide à l'inscription
- Formation et développement professionnel
- Dans certaines équipes, les congés payés dépassent le minimum légal
Numeriq effectue des simulations salariales, ce qui vous permet de connaître le rapport entre le salaire brut et le salaire net ainsi que la fourchette des coûts pour l'employeur avant de recruter.
Conseils pratiques pour le recrutement en Suisse
Quelques mesures judicieuses peuvent accélérer le processus et réduire les risques. Les points abordés ci-dessous aident les équipes internationales à garantir la clarté du processus et à offrir une expérience positive aux candidats.
Préparation des processus internes avant le recrutement
Définissez les périmètres de vos postes, rédigez des modèles de contrat et préparez des simulations salariales pour chaque canton dans lequel vous prévoyez de recruter.
Définissez la manière dont vous allez recueillir les documents, obtenir les autorisations de travail si nécessaire et gérer la paie du premier mois. En planifiant l'ensemble du processus, de l'offre d'embauche à la première fiche de paie, vous renforcerez la confiance des candidats.
Évaluer correctement les rémunérations par rapport à la concurrence
Tenez compte des rapports sur les salaires en Suisse et des conseils des recruteurs locaux pour chaque poste et chaque canton. Prenez en compte le 13e mois, la générosité du régime de retraite et le nombre de jours de congés prévus. Indiquez les fourchettes salariales dans vos offres d'emploi afin d'attirer les bons profils et d'accélérer le processus de recrutement.
Développer le recrutement sans enfreindre les règles de conformité
Conservez vos contrats, vos simulations salariales et vos rapports mensuels au même endroit. Prévoyez un bilan mensuel pour suivre l'évolution des tarifs cantonaux, des autorisations ou des avantages sociaux. La mise en place d'un processus cohérent vous permet de maîtriser vos coûts à mesure que votre entreprise se développe.
Collaborer avec des experts locaux
Mise en place d'un accompagnement en matière de droit du travail suisse, de gestion de la paie et des avantages sociaux. Un prestataire EoR prend en charge les contrats, les affiliations à l'AVS, à la LPP et à la SUVA, ainsi que la gestion mensuelle de la paie. Cela permet à votre équipe de se concentrer sur la sélection du personnel et la gestion au quotidien.
