Il est courant pour les équipes étrangères de recruter en Suisse sans passer par une société locale. Beaucoup font d’abord appel à un employeur de référence (EOR) suisse afin de recruter rapidement, de rémunérer correctement leurs collaborateurs et de respecter la réglementation locale tout en testant le marché. Cela permet de garder toutes les options ouvertes sans s’engager dans une structure d’entreprise dont vous n’avez peut-être pas encore besoin.
À un moment donné, vous souhaiterez peut-être bénéficier d'un plus grand contrôle, de possibilités de personnalisation plus poussées et d'une présence bien établie en Suisse. C'est là qu'une entité locale prend tout son sens.
Ce guide explique quand passer d'un modèle EOR à une entité locale, comment effectuer cette transition, quels sont les compromis à faire et comment choisir la voie la mieux adaptée à votre stade de développement.
5 signes qui indiquent qu'il est temps de changer
Vous êtes sur le point d'assister à un tournant, lorsque la Suisse passera de la phase d'essai à un plan à long terme. Les signes ci-dessous vous aideront à repérer ce moment à l'avance afin que vous puissiez planifier une transition en douceur.
- Un engagement à long terme sur le marché suisse
Une EOR est idéale pour la phase de test, mais la création d'une entité locale s'avère plus judicieuse dès lors que la Suisse devient un élément central de votre plan d'affaires. Voici quelques indices clairs :
- Activité commerciale permanente
- Recettes locales récurrentes
- Contrats signés en Suisse
- Projet d'ouverture d'un bureau en Suisse
- Présence de leader
Il s'agit ici de pérennité stratégique. La question porte sur votre plan à long terme et sur la position que vous envisagez pour l'équipe d'ici six à douze mois. La présence d'un membre senior de l'équipe assumant l'entière responsabilité du compte de résultat et disposant d'un carnet de commandes qui s'étoffe chaque trimestre peut suffire à vous amener à repenser votre structure.
- Les conditions d'emploi doivent être plus souples
Les contrats EOR standardisés conviennent à la plupart des postes. La croissance s'accompagne souvent d'une participation au capital, d'options sur actions, de rémunérations pour les dirigeants et de clauses sur mesure concernant la propriété intellectuelle, la non-concurrence et les primes. Si la participation au capital et les rémunérations des dirigeants sont au cœur de votre stratégie, il est plus simple d'exercer un contrôle direct par le biais de votre propre entité.
- Attentes des investisseurs, des clients ou des services d'achat
Les gros acheteurs et les appels d'offres publics peuvent exiger une société suisse, une adresse locale figurant sur les factures ou un contrat de type suisse. Les investisseurs peuvent demander un contrôle du conseil d'administration par des membres locaux ou une structure témoignant d'un engagement pluriannuel. Si ces vérifications ralentissent les transactions ou la diligence raisonnable, une entité suisse permet de lever ces obstacles.
- Développement des activités en Suisse
Une petite équipe fonctionne bien dans le cadre d'un EOR. À partir de 10 personnes, il faut mettre en place une direction locale, des fonctions supplémentaires et des processus plus complexes. Les tâches administratives se multiplient également : gestion des salaires, avantages sociaux, gestion des arrêts maladie et des accidents, et mise en place de politiques d'entreprise. Beaucoup continuent à opter pour l'EOR à cette échelle. Si votre équipe suisse fonctionne comme une succursale, avec son propre budget et ses propres objectifs, la création d'une entité locale est souvent plus simple.
- Complexité croissante des questions juridiques, fiscales ou de conformité
La réglementation suisse en matière d'emploi est stricte mais claire. Les prestataires EOR vous aident à respecter vos obligations en matière de paie, d'AHV/AVS, de BVG/LPP, de SUVA et d'impôts.
Au fil du temps, votre situation pourrait soulever de nouvelles questions. Citons par exemple la possibilité de la création d'un établissement stable résultant d'activités de vente locales, les implications fiscales transfrontalières liées à des postes de direction relevant de la direction suisse, les besoins en matière de gouvernance concernant un conseil d'administration suisse, ou encore une structure de coûts qui évolue à mesure que votre équipe s'agrandit.
Il n'y a aucune raison de paniquer. Cela signifie simplement que votre présence en Suisse arrive à maturité. À ce stade, une entité locale peut vous permettre d'établir des relations directes avec les autorités, de simplifier vos déclarations fiscales et de mieux contrôler vos politiques internes.
EOR vers une entité suisse : une transition en douceur
Dès que les signes indiquent qu'un changement est imminent, organisez la transition selon deux axes : la mise en place de la nouvelle structure et le transfert des salariés. Un plan clair, étape par étape, permet de garantir le bon déroulement des opérations concernant la paie, les avantages sociaux, les autorisations et la communication.
Rédiger les contrats et les politiques RH
Déterminez quelles modifications proviennent de la version EOR et lesquelles restent inchangées, afin que les employés puissent envisager l'avenir en toute sérénité.
- Rédiger des projets de contrats de travail régis par le droit suisse au nom de votre entité.
- Harmoniser les dispositions relatives aux congés accumulés, au 13e mois (le cas échéant), aux primes, aux périodes d'essai et de préavis, à la propriété intellectuelle et aux clauses de confidentialité.
- Vérifiez la couverture d'assurance accident, toute police d'assurance maladie prévoyant des indemnités journalières, les modalités du régime de retraite et les détails du plan d'actionnariat.
Le fait de disposer de votre propre entité vous permet de personnaliser entièrement les rémunérations des dirigeants, les participations au capital et les mises à jour des politiques, sans aucune contrainte externe.
Planifier le transfert d'un salarié depuis l'EOR
Choisissez un mois de transfert et visez la fin de la période comptable afin d'éviter une double retenue à la source. Établissez de nouveaux contrats au nom de votre entité en indiquant la nouvelle date de prise de fonction. Coordonnez la dernière paie avec l'EOR afin que les soldes de congés, les heures supplémentaires et les retenues à la source soient correctement clôturés. Réenregistrez les salariés sur vos comptes AVS/AHV, LPP/BVG et SUVA.
Pour les collaborateurs non ressortissants de l'UE, vérifiez si leurs titres de séjour restent valables sous votre parrainage ou s'ils doivent faire une nouvelle demande. Informez-les suffisamment tôt afin qu'ils sachent quels changements figureront sur leurs fiches de paie et à qui s'adresser.
Pendant la période de transition, faites le point sur vos activités commerciales en Suisse avec un conseiller fiscal.
Mise en place de Finance and Operations
Mettez à jour les informations de facturation, le numéro d'identification TVA le cas échéant, les fiches fournisseurs et les contrats clients faisant référence à l'employeur ou à l'entité de facturation. Harmonisez les procédures d'approbation internes, les politiques en matière de dépenses et les rapports. Après votre premier cycle de paie, examinez les bulletins de paie avec vos salariés afin de vérifier que les retenues fiscales, AVS/AHV, LPP/BVG et SUVA sont correctes.
Conserver une phase hybride si nécessaire
Une transition progressive est courante. Conservez certains postes chez l'employeur officiel et placez les nouvelles recrues au sein de votre GmbH, puis transférez les autres plus tard.
Cette approche vous permet de poursuivre vos recrutements pendant que les démarches bancaires, les immatriculations et les autorisations sont en cours. Elle préserve la rapidité du modèle EOR et allège la charge de travail des équipes internes, tout en vous permettant de renforcer votre contrôle et votre présence au sein de votre propre entité.
Suivez la complexité du processus et utilisez un modèle de coûts basé sur le CHF afin de savoir à quel moment la balance penche en faveur d'un transfert de l'ensemble du personnel.
Points clés à retenir
L'EOR vous offre rapidité et flexibilité ; une entité suisse vous garantit un contrôle total et une présence à long terme. Choisissez la structure qui correspond à votre situation actuelle, puis changez-en lorsque les signes mentionnés ci-dessus indiqueront que le moment est venu.
Si votre stratégie est encore en cours d'élaboration, si votre équipe est réduite ou si vous souhaitez éviter les formalités administratives et les obligations liées au conseil d'administration en Suisse, optez pour la solution EOR et réévaluez la situation dans quelques trimestres. Évaluez le chiffre d'affaires prévu en Suisse, les postes que vous comptez créer et le niveau de contrôle dont vous aurez besoin sur les contrats et les avantages sociaux au cours des 12 prochains mois. Si la croissance est régulière et que vous disposez d'un responsable sur place, commencez à mettre en place votre entité suisse.
Numeriq peut vous guider dans ces deux options si vous souhaitez obtenir un deuxième avis. Numeriq est une société EOR suisse agréée par la SECO et un partenaire stratégique pour l'implantation de votre entreprise en Suisse. Nous vous aidons à évaluer les avantages respectifs d'une structure EOR et d'une entité locale en vous fournissant des conseils clairs et en planifiant la transition.
