Comment créer une société en Suisse : guide pratique de création
La Suisse est synonyme de stabilité, de banques fiables et d'une solide crédibilité commerciale. C'est exactement ce qu'il vous faut pour vous implanter sur un nouveau marché. En choisissant la structure juridique adaptée, vous pourrez recruter du personnel et instaurer un climat de confiance avec vos clients et vos partenaires.
Une entité suisse est une société immatriculée en Suisse qui peut conclure des contrats, gérer la paie et s'acquitter de ses impôts conformément à la législation suisse.
Ce guide vous accompagne tout au long du processus de création d'une entité en Suisse, en abordant les différents types de sociétés, les coûts, la fiscalité et la gestion des salaires. Si vous souhaitez embaucher rapidement, nous vous expliquons également comment un prestataire EOR en Suisse vous permet de démarrer sans avoir à créer de société au préalable.
Création d'une entité en Suisse
De nombreuses entreprises créent une entité en Suisse afin d'y établir une présence juridique, d'ouvrir des comptes bancaires d'entreprise, de verser les salaires de leurs employés via un système de paie suisse, de renforcer leur crédibilité auprès de leurs clients et des banques, et de gérer les risques dans le cadre juridique suisse.
Cette structure vous permet de facturer localement, d'embaucher du personnel sous contrat suisse et de montrer votre engagement envers le marché. Elle facilite également considérablement certaines démarches, telles que la location d'un bureau ou l'inscription à la sécurité sociale, par rapport à une activité menée depuis l'étranger.
Un étranger peut-il créer une entreprise en Suisse ? Oui. Les fondateurs étrangers peuvent créer une GmbH ou une AG suisse. Selon le canton et la forme juridique choisie, la présence d'un administrateur ou d'un représentant résidant en Suisse peut être exigée.
Vous pouvez nommer un membre du conseil d'administration local ou faire appel à un service de direction professionnel. Si vous prévoyez de recruter du personnel avant que la mise en place ne soit terminée, vous pouvez d'abord opter pour une solution EOR, puis passer ultérieurement à votre propre entité.
Comment créer une entité juridique en Suisse
Nous avons répertorié les étapes pratiques à suivre pour créer une entreprise, du choix de la forme juridique à l'enregistrement complet. Cela vous permettra d'avoir une vue d'ensemble de ce dont vous aurez besoin avant de vous lancer dans cette démarche.
Choisissez la forme juridique qui vous convient : GmbH, AG, succursale/filiale
La GmbH (Sàrl) est une société à responsabilité limitée. Les propriétaires (associés) sont inscrits au registre du commerce. Ce type de structure est courant chez les PME et les entreprises de services. La direction peut être assurée par un ou plusieurs gérants. Au moins un gérant ou un signataire autorisé doit résider en Suisse.
L'AG (SA) est une société anonyme. Les actions sont plus faciles à céder que les parts sociales d'une GmbH. Les actionnaires ne figurent pas dans le registre public, mais la composition du conseil d'administration est publique. Ce statut est souvent utilisé par les grandes entreprises ou les groupes soutenus par des investisseurs. La constitution d'un conseil d'administration est obligatoire, et au moins un de ses membres ou signataires autorisés doit être domicilié en Suisse.
Une succursale est une extension d'une société étrangère. Elle ne constitue pas une entité juridique distincte et ne dispose pas d'un capital social propre. La société mère est responsable des obligations de la succursale. La succursale doit être inscrite au registre du commerce suisse et désigner un responsable local doté d'un pouvoir de signature, généralement résidant en Suisse.
Voici un bref comparatif des structures les plus courantes :
Procédure d'enregistrement : autorités compétentes, documents requis et délais
- Choisissez un nom et une forme juridique
Réservez un nom de société conforme aux règles suisses en matière de dénomination. Vérifiez sa disponibilité auprès du registre du commerce (Handelsregister/Registre du commerce). - Préparez le dossier de constitution
Rédigez les statuts. Recueillez les pièces d'identité et les coordonnées des fondateurs et des administrateurs. Si nécessaire, désignez un administrateur ou un représentant résidant en Suisse. - Ouvrir un compte de versement de capital
Ouvrir un compte de dépôt de capital auprès d'une banque suisse. Verser le capital social libéré. La banque délivre une attestation de dépôt de capital. - Faire authentifier l'acte constitutif
Signer l'acte constitutif devant un notaire suisse. Déposer les statuts, l'attestation de capital et les informations relatives aux administrateurs. - Inscription au registre du commerce
Le notaire ou votre conseiller procède à l'enregistrement des documents auprès du registre cantonal. Une fois l'inscription approuvée, votre entité est inscrite au registre et se voit attribuer un numéro UID officiel. - Inscrivez-vous auprès des services fiscaux et de la sécurité sociale
. Inscrivez-vous à la TVA si votre chiffre d'affaires l'exige. Affiliez-vous à l'assurance sociale (AHV/AVS), à l'assurance accidents (SUVA) et à la prévoyance professionnelle (BVG/LPP) dès que vous embauchez du personnel. - Mise en place de la gestion des salaires et des assurances
Mettez en place un logiciel de gestion des salaires ou faites appel à un prestataire. Souscrivez aux assurances obligatoires. Si vous comptez parrainer des permis de travail, préparez-vous aux démarches auprès du marché du travail et du canton.
En règle générale, le délai s'étend de 2 à 6 semaines, depuis la préparation des documents jusqu'à l'approbation par le registre. Il faut ajouter à cela le temps nécessaire à la mise en place des formalités bancaires, qui peut varier considérablement d'une banque à l'autre et en fonction de l'évaluation des risques.
Ces documents comprennent souvent les statuts, l'acte constitutif, les pièces d'identité des actionnaires et des administrateurs, la preuve du capital libéré, la preuve du siège social et les déclarations relatives aux bénéficiaires effectifs.
Comptes d'entreprise et exigences en matière de fonds propres
Les banques suisses appliquent des contrôles rigoureux en matière de connaissance du client (KYC) et de lutte contre le blanchiment d'argent (AML). Attendez-vous à un examen approfondi de la structure de votre actionnariat, de l'origine de vos fonds, de votre modèle économique et des flux de paiement prévus. Un compte de versement de capital sert à déposer le capital social avant l'enregistrement de la société. Une fois l'entité inscrite au registre du commerce, ce compte est converti en compte d'entreprise standard.
Les exigences varient selon les banques et le type d'entité. Certaines banques exigent des entretiens en personne. D'autres acceptent une procédure d'intégration à distance pour les profils à faible risque. Une société anonyme (AG) peut faciliter les transferts d'actions par la suite, même si une société à responsabilité limitée (GmbH) convient souvent aux petites équipes. Fournissez un business plan clair et des prévisions de volumes. Cela permet d'accélérer le traitement des questions relatives aux transactions et aux flux transfrontaliers.
Les frais varient. De nombreuses banques facturent des frais mensuels de gestion de compte, auxquels s'ajoutent des frais pour les paiements internationaux. Si votre entreprise a besoin de comptes multidevises, renseignez-vous sur les marges de change et les heures limites pour les règlements le jour même. Si l'ouverture d'un compte bancaire s'avère longue, envisagez de faire appel à un prestataire de services de paiement à titre provisoire, puis transférez le paiement des salaires vers le compte suisse dès que celui-ci sera prêt.
Impôts, paie et sécurité sociale
La conformité en matière de paie en Suisse impose le traitement mensuel des salaires conformément à la législation suisse. Les employeurs doivent déclarer et verser en Suisse les cotisations sociales au titre de l’AVS/AHV, de l’assurance chômage, de l’assurance accidents (SUVA) et de la prévoyance professionnelle (LPP/BVG) lorsque les seuils applicables sont atteints. De nombreux cantons prélèvent l’impôt sur le revenu à la source pour les salariés étrangers ne disposant pas d’un permis C. D’autres cantons exigent que les salariés effectuent eux-mêmes leur déclaration ultérieurement et s’acquittent directement de cet impôt.
La comptabilité et la fiscalité suivent un cycle fixe. Déclarez l'impôt sur le revenu des sociétés conformément à la réglementation cantonale et fédérale. Inscrivez-vous à la TVA si le chiffre d'affaires mondial de votre groupe atteint le seuil de TVA suisse ou si votre chiffre d'affaires en Suisse dépasse le seuil local.
Tenez une comptabilité en bonne et due forme et tenez à jour un registre des actions pour les sociétés de type GmbH et AG. Renouvelez vos assurances chaque année et réexaminez les régimes de retraite si votre équipe s'agrandit. Si vous parrainez des permis, assurez-vous de suivre les dates d'expiration et de renouvellement de ces derniers. Si vous mettez du personnel à la disposition de clients dans le cadre d'une location de services, vérifiez que les règles de la SECO en matière de location de services s'appliquent et obtenez la licence appropriée.
Considérations pratiques et défis
Coûts d'installation et de maintenance
Prévoyez des frais ponctuels liés à la constitution de la société, notamment pour les frais de notaire, la vérification juridique et les dépôts au registre du commerce. Ces frais se situent généralement entre 3 000 et 10 000 CHF pour la création d’une GmbH ou d’une AG sans particularité, mais ils augmentent en cas de structures actionnariales complexes ou de composition transfrontalière du conseil d’administration. L’ouverture d’un compte bancaire peut entraîner des frais supplémentaires, qui varient en fonction de l’établissement et de la formule choisie.
Les coûts récurrents comprennent la comptabilité, la gestion de la paie, les déclarations fiscales, l'audit le cas échéant, ainsi que la gestion du régime de retraite. De nombreuses PME prévoient un budget annuel compris entre 5 000 et 20 000 CHF pour ces tâches administratives. Il convient d'ajouter à vos coûts salariaux les cotisations sociales patronales et les primes d'assurance accidents. Les locaux, les logiciels et les services de conseillers locaux viendront s'ajouter au coût annuel de fonctionnement.
Conformité et rapports
La réglementation suisse est claire, mais détaillée. La gestion des salaires suit un calendrier mensuel. Les cotisations sociales et les retenues à la source doivent être versées dans les délais impartis. Les déclarations de TVA peuvent être trimestrielles ou semestrielles, en fonction du chiffre d'affaires et de la méthode utilisée. Des comptes annuels doivent être établis. Certaines entités sont soumises à un audit dès lors qu'elles dépassent certains seuils de taille.
De nombreux portails cantonaux et avis sont disponibles en allemand, en français ou en italien. La prise en charge de l'anglais varie selon les administrations. Faire appel à un partenaire local spécialisé dans la gestion de la paie ou à un expert-comptable permet de gagner du temps dans ce domaine. Créez un calendrier des échéances et programmez des rappels dans vos outils de gestion de la paie et de comptabilité. Cette simple habitude vous évitera de devoir payer des pénalités de retard.
Investissement en temps et en ressources
Prévoyez quelques semaines pour faire enregistrer l'entité et ouvrir un compte bancaire. Le premier cycle de paie prendra plus de temps, car les formalités d'enregistrement et les souscriptions d'assurance doivent être en place. Les cycles suivants se dérouleront plus facilement une fois que les modèles et les procédures de validation seront mis en place.
La plupart des fondateurs étrangers font appel à un fiduciaire suisse pour la comptabilité et les questions fiscales. Un prestataire spécialisé dans la gestion des salaires prend en charge l'AVS, la SUVA, la LPP et l'impôt à la source. Si vous envisagez d'embaucher des ressortissants hors UE, les permis de travail impliquent des délais supplémentaires et des formalités administratives. Tout cela est tout à fait réalisable avec un plan clair et les bons partenaires.
Autre option : le rôle d'un EOR en Suisse
Un « Employer of Record » (EOR) est une société suisse qui devient l'employeur légal de vos collaborateurs en Suisse. C'est vous qui dirigez le travail au quotidien. L'EOR se charge de la gestion des salaires, de la signature de contrats conformes à la législation, du prélèvement des impôts et de la gestion des avantages sociaux conformément à la législation suisse. Il prend également en charge les cotisations AHV/AVS, BVG/LPP, SUVA, l'assurance maladie (si celle-ci est souscrite) ainsi que les déclarations auprès des autorités locales.
Comment l'EOR permet de recruter localement sans avoir à créer une entité à part entière
Un prestataire EOR vous permet de recruter en Suisse sans avoir à créer d'entité juridique distincte. Vous évitez ainsi les démarches chez le notaire, l'apport de capital social et les formalités d'ouverture de compte bancaire. La mise en place est rapide et prévisible. Les contrats sont régis par le droit du travail suisse, et la gestion de la paie commence dès que le prestataire EOR a effectué les formalités d'enregistrement.
Le coût total est connu dès le départ, une seule facture couvrant le salaire, les charges patronales, les cotisations d'assurance et les frais de service. Cette formule est particulièrement adaptée aux études de marché, aux équipes pilotes ou aux effectifs réduits ; vous pourrez ensuite passer à votre propre structure si l'équipe s'agrandit.
Quelle est la différence entre une EOR et une filiale ?
Une filiale (GmbH ou AG) est votre propre société suisse. Vous vous occupez de tout : enregistrement, comptes bancaires, paie, impôts, sécurité sociale et assurances. Vous bénéficiez d'un contrôle total et d'une présence à long terme, même si la mise en place demande du temps et de l'argent.
Un prestataire EOR est un tiers qui embauche votre personnel et le place sur sa propre masse salariale. Vous bénéficiez ainsi immédiatement d’un contrat de travail et d’une gestion de la paie conformes à la législation suisse, avec des coûts initiaux réduits. En contrepartie, vous disposez d’un contrôle organisationnel moindre par rapport à la gestion de votre propre entité. De nombreuses entreprises commencent par faire appel à un prestataire EOR pour gagner en rapidité, puis ouvrent une filiale dès que leurs effectifs ou leur chiffre d’affaires justifient cette transition.
Recrutez des talents suisses grâce aux services EOR
Numeriq est une agence de recrutement suisse agréée par la SECO qui vous aide à embaucher des collaborateurs en Suisse sans avoir à créer de société locale. Nous rédigeons des contrats de travail suisses conformes à la législation, nous nous chargeons de la gestion de la paie avec des retenues fiscales précises, nous gérons les cotisations AVS/AHV, LPP/BVG et SUVA, et nous nous occupons de la retenue à la source le cas échéant. Nous proposons également une assistance pour l'obtention de visas et de permis de travail pour le personnel originaire de l'UE et hors UE.
La mise en place est rapide. Les contrats sont signés par voie électronique. La paie est versée dans les délais, avec des fiches de paie et des rapports clairs. Vous recevez une facture unique en CHF indiquant le coût total de l'emploi. Nos conseillers parlent anglais, français et allemand. Nous nous ferons un plaisir de réaliser des simulations de coûts et des estimations de délais afin que vous puissiez choisir la solution la mieux adaptée.
En conclusion
Une entité suisse vous offre une présence juridique, un contrôle direct et une solide crédibilité commerciale auprès de vos clients et des banques. Vous gérez la paie en interne ou via un prestataire, ouvrez des comptes locaux et vous construisez une base durable sur un marché stable. Cela nécessite une bonne planification, un capital social et une gestion administrative continue pour la paie, la fiscalité et les déclarations.
Une solution EOR constitue une option pratique si vous devez recruter immédiatement ou tester le marché dans un premier temps. Vous bénéficiez d'une gestion de la paie, de contrats et d'avantages sociaux conformes à la législation suisse par l'intermédiaire d'un partenaire local agréé, sans avoir à consacrer le temps et les moyens financiers nécessaires à la création d'une société. De nombreuses équipes démarrent en mode « lean » avec une solution EOR, puis passent à une GmbH ou une AG à mesure que leur équipe et leur chiffre d'affaires se développent.
Si vous recherchez une solution simple pour recruter en Suisse, adressez-vous à Numeriq. Nous pouvons vous aider à évaluer les différentes options et à définir la stratégie la mieux adaptée à vos projets.
