Die Schweiz ist ein Markt mit hohen Gehältern, einem starken Arbeitnehmerschutz und mehrsprachigen Fachkräften. Wenn Sie zum ersten Mal Mitarbeiter in der Schweiz einstellen möchten, führt Sie dieser Leitfaden durch die verschiedenen Möglichkeiten und hilft Ihnen dabei, einen sicheren und schnellen Weg zu wählen.
Informieren Sie sich über die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Einstellung von Mitarbeitern, die üblichen Kosten und praktische Tipps, damit Ihre Pläne reibungslos umgesetzt werden können.
Warum die Personalbeschaffung in der Schweiz für ausländische Arbeitgeber komplex ist
Die Einstellung von Mitarbeitern in der Schweiz kann für ausländische Unternehmen schwierig sein, auch wenn immer mehr von ihnen auf diesem Markt expandieren. Die größte Herausforderung besteht in der Regel darin, eine juristische Person wie eine Tochtergesellschaft oder eine Niederlassung zu gründen, um Mitarbeiter einstellen zu können. Dazu muss man sich mit dem Schweizer Gesellschaftsrecht und den Steuervorschriften vertraut machen, was einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
Dann sind da noch die Kosten. In der Schweiz sind die Gehälter hoch, und man muss zudem Beiträge zur Sozialversicherung und zu anderen Pflichtleistungen leisten. Das Steuersystem stellt eine weitere Herausforderung dar, da jeder Kanton (jede Region) unterschiedliche Steuersätze und Vorschriften hat.
Hinzu kommt, dass in der Schweiz strenge Arbeitsschutzgesetze gelten und mehrere Sprachen zu berücksichtigen sind, was die Personalführung und die Einhaltung der Vorschriften etwas komplizierter machen kann.
Trotz dieser Herausforderungen ist die Schweiz für viele ausländische Unternehmen aufgrund ihrer stabilen Wirtschaft und ihrer hochqualifizierten Arbeitskräfte nach wie vor attraktiv.
Rechtliche Möglichkeiten zur Einstellung von Mitarbeitern in der Schweiz
Für die Personalbeschaffung in der Schweiz stehen Ihnen mehrere vorschriftsmäßige Vorgehensweisen zur Verfügung. Jede Vorgehensweise eignet sich für eine andere Phase, ein anderes Budget und einen anderen Zeitrahmen.
Gründung einer juristischen Person in der Schweiz
Um eine juristische Person in der Schweiz zu gründen, müssen Sie eine lokale Gesellschaft (GmbH/Sàrl oder AG/SA) gründen, ein Schweizer Bankkonto eröffnen, sich bei den Sozialversicherungen anmelden und die Lohnabrechnung einrichten.
Manche Kantone oder Banken verlangen möglicherweise, dass die Geschäftsführung oder die Zeichnungsberechtigten aus dem jeweiligen Land stammen. Der Vorgang ist zeitaufwendig und mit viel Papierkram verbunden. Rechnen Sie mit mehreren Wochen für die Einrichtung, manchmal auch länger.
Vorteile:
- Vollständige Kontrolle über die Personalpolitik, die Gestaltung der Sozialleistungen und das Teammanagement
- Direkte Arbeitgebermarke auf dem Schweizer Markt
- Eignet sich für langfristiges Wachstum und größere Teams
Nachteile:
- Längere Einrichtungszeit und höherer Verwaltungsaufwand
- Laufende Meldungen, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Prüfungen
- Anfänglicher Kapitalbedarf und bankseitige Hürden
Typischer Zeitrahmen:
Die Registrierung des Unternehmens, die Eröffnung eines Bankkontos und die Anmeldung der Lohnabrechnung dauern oft mehrere Wochen bis zu einigen Monaten. Dies hängt vom Kanton und der Komplexität des Vorhabens ab. Sie sollten Ihren Personalbedarf einige Monate im Voraus planen, um unerwartete Überraschungen zu vermeiden, falls die Registrierung Ihrer juristischen Person zu lange dauert.
Einstellung über einen „Employer of Record“
Ein EoR ist ein zugelassenes Schweizer Unternehmen, das Ihre Mitarbeiter in Ihrem Auftrag beschäftigt. Sie leiten deren tägliche Arbeit. Das EoR kümmert sich um Verträge, Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und lokale Anmeldungen (AHV, BVG, SUVA). Eine lokale Niederlassung ist nicht erforderlich.
Warum sich Teams für EoR entscheiden:
- Schnelle Einstellung innerhalb weniger Tage
- Umfassende Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze
- Übersichtliche monatliche Rechnungsstellung und vorhersehbare Kosten
Ideal für Markttests, kleine Teams, Remote-Mitarbeiter in verschiedenen Kantonen oder dringende Stellenbesetzungen.
Die Beauftragung von Selbstständigen und Risiken durch falsche Einstufung
Auftragnehmer führen ein eigenständiges Unternehmen. Sie legen ihre Arbeitszeiten selbst fest, verwenden ihre eigenen Werkzeuge, arbeiten für mehrere Auftraggeber und tragen das finanzielle Risiko. Eine falsche Einstufung kann zu Sozialabgaben, Zinsen, Bußgeldern und Vertragsstreitigkeiten führen.
Dies sind die Warnsignale, die auf eine Festanstellung und nicht auf eine befristete Beschäftigung hindeuten:
- Festes monatliches Gehalt mit flexiblen Arbeitszeiten, die Sie selbst bestimmen können
- Maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen
- Langfristige Einsätze ohne klares Projektende
- Nutzung Ihrer Systeme und Geräte wie ein regulärer Mitarbeiter
- Weisungen zu Feiertagen, Zeitplänen und Arbeitsabläufen
Setzen Sie Auftragnehmer für echte projektbezogene Tätigkeiten ein, bei denen echte Unabhängigkeit gewährleistet ist.
Wenn Sie in der Schweiz schnell Mitarbeiter einstellen möchten, ohne ein Unternehmen zu gründen, ist ein „Employer of Record“ oft eine sinnvolle Lösung. Die Gründung einer Schweizer Gesellschaft eignet sich für langfristige Pläne. Die Beauftragung von Freiberuflern kann bei kurzfristigen Projekten sinnvoll sein.
Die Wahl des richtigen Einstellungsmodells
Nutzen Sie diese Schnellübersicht, um Ihre Optionen zu vergleichen:
Wenn Sie vorhaben, ein grösseres Schweizer Team aufzubauen und langfristig zu bleiben, kann sich die Gründung einer Gesellschaft lohnen. Wenn Sie auf Schnelligkeit, geringes Risiko und Klarheit setzen, während Sie den Markt sondieren, ist ein EoR eine kluge Wahl. Für projektbezogene Anforderungen mit unabhängigen Experten eignet sich die Zusammenarbeit auf Vertragsbasis gut.
Optimieren Sie die Personalbeschaffung in der Schweiz mit EoR-Dienstleistungen
Wenn Sie nach einer schnellen und risikoarmen Möglichkeit suchen, Mitarbeiter in der Schweiz einzustellen, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen, könnte ein EoR die ideale Lösung sein. Als vom SECO lizenzierter Schweizer Employer of Recordgewährleisten wir die vollständige Einhaltung der lokalen Vorschriften. Darüber hinaus bieten wir mehrsprachige Unterstützung in Englisch, Französisch und Deutsch, was Ihnen die Verwaltung Ihrer Schweizer Mitarbeiter erleichtert. Kontaktieren Sie uns , um zu erfahren, wie wir Ihren Einstellungsprozess in der Schweiz vereinfachen können.
Was Sie vor der Einstellung von Mitarbeitern in der Schweiz wissen müssen
Nachdem Sie nun die verschiedenen Möglichkeiten der Personalbeschaffung in der Schweiz kennen, ist es wichtig zu wissen, was Sie beachten sollten, bevor Sie weitere Schritte unternehmen. Für Unternehmen, die einen „Employer of Record“ (EoR) nutzen, werden viele der rechtlichen Details für Sie geregelt. Falls Sie jedoch andere Modelle in Betracht ziehen, finden Sie hier einen kurzen Überblick über die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten:
Allgemeine Beschäftigungsregeln
Schweizer Arbeitsrecht: Die arbeitsrechtlichen Bestimmungen zu Arbeitsverträgen, Kündigungen und Arbeitnehmerrechten sind streng. Daher ist es wichtig, die wichtigsten Punkte zu kennen, insbesondere wenn Sie Mitarbeiter direkt einstellen.
Gehalt und Sozialleistungen: In der Schweiz sind die Gehälter hoch, und es gibt gesetzlich vorgeschriebene Sozialleistungen. Wenn Sie die Gehaltsspanne in Ihrer Branche kennen, können Sie wettbewerbsfähig bleiben.
Regionale Unterschiede: Da sich Vorschriften und Steuersätze in den verschiedenen Kantonen der Schweiz unterscheiden können, ist es bei der Einstellung von Mitarbeitern unerlässlich, die lokalen Bestimmungen zu kennen.
Arbeitnehmerschutz: Das Schweizer Arbeitsrecht bietet umfassenden Schutz, darunter Kündigungsfristen, Abfindungen und Arbeitnehmerrechte. Wenn Sie sich damit vertraut machen, können Sie mögliche Probleme in der Zukunft vermeiden.
Lohnabrechnung, Steuern und Arbeitgeberkosten
Die Lohnabrechnung in der Schweiz umfasst das Bruttogehalt sowie die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und zu den Vorsorgeplänen. In einigen Kantonen wird für bestimmte Arbeitnehmer ein Modell der Quellensteuer angewendet.
Zu den wichtigsten Punkten gehören:
- AHV/AVS (Alters- und Hinterlassenenversicherung)
- IV/AI (Behinderung)
- ALV/AC (Arbeitslosigkeit)
- BVG/LPP (Altersvorsorge, 2. Säule)
- SUVA (Unfallversicherung)
- Familienbeihilfen
Da sich die örtlichen Tarife und die Ausgestaltung der Altersvorsorge auf die Gesamtkosten auswirken, lässt sich die Kostenplanung am besten gemeinsam mit lokalen Experten durchführen.
Leistungen und Erwartungen am Arbeitsplatz
Zu den Pflichtposten gehören Sozialversicherungsbeiträge, Rentenbeiträge und Unfallversicherung.
Viele Schweizer Arbeitgeber bieten zudem Folgendes an:
- 13. Gehaltszahlung (üblich, aber nicht überall üblich)
- Zusätzliche Urlaubstage über das gesetzliche Minimum hinaus
- Zusätzliche Unfall- oder Krankenversicherungsleistungen
- In einigen Regionen gibt es Fahrtkostenzuschüsse oder Essensgutscheine
In der Schweiz wird die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben großgeschrieben. Ihr Unternehmen sollte klare Zeitpläne festlegen, effiziente Besprechungen abhalten und zuverlässige Sozialleistungen anbieten, um Schweizer Fachkräfte zu unterstützen.
Kündigung und Arbeitnehmerschutz
Die Kündigungsfristen gemäß dem Schweizerischen Obligationenrecht betragen in der Regel einen Monat im ersten Jahr, zwei Monate im zweiten bis neunten Jahr und drei Monate ab dem zehnten Jahr, jeweils nach Ablauf der Probezeit und zum Monatsende.
Während geschützter Zeiträume können Sie keine Kündigung aussprechen:
- Krankheit oder Unfall (30/90/180 Tage je nach Beschäftigungsdauer)
- Schwangerschaft
- 16 Wochen nach der Geburt
Die Hinweise in diesen Fenstern sind ungültig oder wurden angehalten. Eine fristlose Kündigung ist nur aus schwerwiegenden Gründen zulässig, und eine missbräuchliche Anwendung kann zu Schadenersatzansprüchen führen.
Abfindungen sind selten. Sie können bei sehr langer Betriebszugehörigkeit, ab einem bestimmten Alter oder bei Massenentlassungen gewährt werden.
Kündigungsfristen gelten in der Regel erst nach Ablauf der Probezeit und müssen zum Ende eines Kalendermonats enden, sofern im Vertrag nichts anderes vereinbart ist.
Compliance-Risiken für ausländische Unternehmen
Risiko einer Betriebsstätte
Dies ist der Fall, wenn Ihre Aktivitäten in der Schweiz den Anschein einer festen geschäftlichen Präsenz erwecken. Auslöser hierfür sind unter anderem ein vor Ort tätiger Geschäftsführer mit Entscheidungsbefugnis zum Abschluss von Geschäften, eine kontinuierliche Umsatzgenerierung im Land oder ein festes Büro.
Eine Betriebsstätte kann zu lokalen Körperschaftsteuerpflichten und Meldepflichten führen. Ein EoR verringert dieses Risiko, indem es als lokaler Arbeitgeber auftritt und die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften im jeweiligen Land sicherstellt.
Falsche Einstufung von Arbeitnehmern
Sie sollten einen Mitarbeiter nicht als Auftragnehmer bezeichnen, wenn Sie ihn wie einen Angestellten führen. Beauftragen Sie Auftragnehmer nur für zeitlich begrenzte Projekte, nicht als Angestellte. Halten Sie die Rollen Ihrer Mitarbeiter klar dokumentiert.
Prüfungen können zu einer Neuklassifizierung, nachträglichen Sozialabgaben, Zinsen, Strafen und Vertragsstreitigkeiten führen.
Risiken bei Lohn- und Steuerprüfungen
Für die Lohnabrechnung sind genaue Sätze, Abzüge, Rentenklassen und Unfallversicherungsschutz je nach Funktion erforderlich. Wenn Sie Fehler machen, werden Sie einer Prüfung unterzogen.
Bewahren Sie unterzeichnete Verträge, gegebenenfalls Arbeitszeitnachweise, Gehaltssimulationen und Monatsberichte ordentlich auf.
Sanktionen bei Nichteinhaltung
Zu den Sanktionen können Geldbußen, Steuernachzahlungen, Anpassungen der Sozialversicherungsbeiträge, Zinsen, die Sperrung von Genehmigungen sowie ein Reputationsverlust gegenüber den Behörden gehören.
Vorbeugung kostet weniger als die Behebung von Fehlern. Legen Sie frühzeitig ein klares Einstellungsmodell fest, halten Sie sich an die Schweizer Vorschriften und dokumentieren Sie jeden Schritt.
Kosten für die Einstellung von Mitarbeitern in der Schweiz
Schweizer Unternehmen bieten höhere Gehälter als ihre europäischen Pendants. Die Gehaltsspannen variieren jedoch je nach Kanton, Branche und Position.
Zu den Arbeitgeberkosten zählen Gehalt, Sozialversicherungsbeiträge, Rentenbeiträge, Unfallversicherung und Verwaltungskosten. Wenn Sie bei Ihrer Budgetplanung die jeweiligen Spannen berücksichtigen, vermeiden Sie böse Überraschungen.
Eine einfache Struktur zur Planung:
- Das Grundgehalt hängt von der Position und dem Standort ab. In Zürich und Genf werden oft die höchsten Gehälter gezahlt.
- Sozialbeiträge des Arbeitgebers: AHV/AVS, IV/AI, ALV/AC, Familienzulagen.
- Altersvorsorge (BVG/LPP): Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer leisten Beiträge. Die Höhe der Beiträge richtet sich nach der Ausgestaltung des Vorsorgeplans.
- Arbeitgeber decken Unfälle außerhalb der Arbeit und Arbeitsunfälle je nach Richtlinie und Funktion auf unterschiedliche Weise ab.
- Verwaltungskosten: Lohn- und Gehaltsabrechnung, Berichterstattung sowie etwaige Gebühren Dritter.
Arbeitgeberbeiträge und Versicherungen können einen erheblichen Prozentsatz zum Bruttogehalt hinzufügen. Die Rentenbeiträge steigen mit zunehmendem Alter und je nach Ausgestaltung des Vorsorgeplans.
Sozialleistungen und zusätzliche Beschäftigungskosten:
- 13. Monatsgehalt: In vielen Schweizer Unternehmen gängige Praxis
- Ausstattung: Laptop, Smartphone, Homeoffice-Zuschuss für Remote-Stellen
- Bonuszahlungen: Ermessensabhängig oder zielorientiert
- Unterstützung beim Umzug: Wohnungssuche, Genehmigungen, Hilfe bei der Anmeldung
- Ausbildung und berufliche Weiterbildung
- In einigen Teams gibt es bezahlten Urlaub, der über das gesetzliche Minimum hinausgeht
Numeriq führt Gehaltssimulationen durch, sodass Sie bereits vor der Einstellung die Umrechnung von Brutto- auf Nettogehalt sowie die Bandbreite der Arbeitgeberkosten einsehen können.
Praktische Tipps für die Personalbeschaffung in der Schweiz
Ein paar kluge Maßnahmen können den Prozess beschleunigen und Risiken minimieren. Die folgenden Punkte helfen internationalen Teams dabei, einen reibungslosen Ablauf und eine positive Kandidatenerfahrung zu gewährleisten.
Vorbereitung der internen Abläufe vor der Einstellung
Legen Sie die Aufgabenbereiche fest, erstellen Sie Vertragsvorlagen und führen Sie Gehaltssimulationen für jeden Kanton durch, in dem Sie Mitarbeiter einstellen möchten.
Legen Sie fest, wie Sie Unterlagen einholen, gegebenenfalls Arbeitserlaubnisse beantragen und die Gehaltsabrechnung im ersten Monat durchführen werden. Wenn Sie den gesamten Prozess vom Stellenangebot bis zur ersten Gehaltsabrechnung planen, schaffen Sie Vertrauen bei den Bewerbern.
Vergütungen richtig vergleichen
Nutzen Sie Schweizer Gehaltsberichte und die Informationen lokaler Personalvermittler für jede Position und jeden Kanton. Berücksichtigen Sie dabei das 13. Monatsgehalt, die Höhe der Altersvorsorge und die voraussichtliche Anzahl an Urlaubstagen. Geben Sie in Ihren Stellenanzeigen Gehaltsspannen an, um die richtigen Talente anzusprechen und den Einstellungsprozess zu beschleunigen.
Ausbau der Personalbeschaffung ohne Compliance-Lücken
Bewahren Sie Verträge, Gehaltssimulationen und Monatsberichte an einem Ort auf. Führen Sie eine monatliche Überprüfung durch, um Änderungen bei kantonalen Sätzen, Genehmigungen oder Sozialleistungen zu erfassen. Ein einheitlicher Prozess sorgt dafür, dass die Kosten auch bei Ihrem Wachstum vorhersehbar bleiben.
Zusammenarbeit mit lokalen Experten
Richten Sie die Unterstützung für das Schweizer Arbeitsrecht sowie die Lohn- und Sozialleistungsabwicklung ein. Ein EoR-Modell umfasst Verträge, AHV-/BVG-/SUVA-Anmeldungen und die monatliche Lohnabrechnung. So kann sich Ihr Team ganz auf die Personalauswahl und das Tagesgeschäft konzentrieren.
