Für ausländische Teams ist es üblich, in der Schweiz ohne lokale Firma Mitarbeiter einzustellen. Viele greifen zunächst auf einen Schweizer „Employer of Record“ (EOR) zurück, um schnell Personal einzustellen, die Gehälter korrekt auszuzahlen und die lokalen Vorschriften einzuhalten, während sie den Markt sondieren. So bleiben alle Optionen offen, ohne dass man sich auf eine Unternehmensstruktur festlegen muss, die man vielleicht noch gar nicht benötigt.
Irgendwann wünschen Sie sich vielleicht mehr Kontrolle, umfassendere Anpassungsmöglichkeiten und eine klare Präsenz in der Schweiz. Dann macht die Gründung einer lokalen Gesellschaft Sinn.
Dieser Leitfaden behandelt die Frage, wann der Wechsel von EOR zu einer lokalen Gesellschaft sinnvoll ist, wie dieser Übergang gestaltet werden kann, welche Vor- und Nachteile damit verbunden sind und wie Sie den für Ihre Unternehmensphase geeigneten Weg wählen können.
5 Anzeichen dafür, dass es Zeit für einen Wechsel ist
Sie stehen kurz vor einem Wendepunkt, an dem die Schweiz von der Testphase zum langfristigen Plan übergeht. Die folgenden Anzeichen helfen Ihnen, diesen Moment frühzeitig zu erkennen, damit Sie einen reibungslosen Übergang planen können.
- Langfristiges Engagement auf dem Schweizer Markt
Eine EOR eignet sich hervorragend für Testzwecke, doch sobald die Schweiz zum zentralen Bestandteil Ihres Geschäftsplans wird, ist eine lokale Gesellschaft sinnvoller. Deutliche Anzeichen hierfür sind:
- Dauerbetrieb
- Wiederkehrende lokale Einnahmen
- In der Schweiz unterzeichnete Verträge
- Pläne für eine Niederlassung in der Schweiz
- Führungspräsenz
Hier geht es um strategische Beständigkeit. Die Frage ist, wie Ihr langfristiger Plan aussieht und wo Sie das Team in sechs bis zwölf Monaten sehen. Ein leitendes Teammitglied mit voller Gewinn- und Verlustverantwortung und einer Pipeline, die jedes Quartal wächst, kann bereits ausreichen, um Ihre Struktur zu überdenken.
- Die Arbeitsbedingungen erfordern mehr Flexibilität
Standardisierte EOR-Verträge eignen sich für die meisten Positionen. Mit dem Wachstum gehen häufig Beteiligungen, Aktienoptionen, Vergütungspakete für Führungskräfte sowie individuelle Klauseln zu geistigem Eigentum, Wettbewerbsverboten und Bonuszahlungen einher. Wenn Beteiligungen und Vergütungspakete für Führungskräfte im Mittelpunkt Ihres Plans stehen, ist eine direkte Kontrolle über ein eigenes Unternehmen einfacher.
- Erwartungen von Investoren, Kunden oder der Beschaffungsabteilung
Großabnehmer und öffentliche Ausschreibungen verlangen unter Umständen ein Schweizer Unternehmen, eine lokale Anschrift auf Rechnungen oder einen Vertrag mit Schweizer Rechtsform. Investoren verlangen möglicherweise eine lokale Aufsicht durch den Vorstand oder eine Struktur, die ein mehrjähriges Engagement signalisiert. Wenn diese Prüfungen Transaktionen oder die Due Diligence verlangsamen, ebnet eine Schweizer Gesellschaft den Weg.
- Ausweitung der Geschäftstätigkeit in der Schweiz
Ein kleines Team lässt sich gut über einen EOR-Anbieter verwalten. Ab 10 Mitarbeitern kommen jedoch ein lokales Management, zusätzliche Funktionen und komplexere Prozesse hinzu. Auch der Verwaltungsaufwand steigt: Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen, Krankheits- und Unfallfälle sowie Richtlinien. Viele Unternehmen bleiben bei dieser Größe beim EOR-Modell. Wenn Ihr Schweizer Team wie eine Niederlassung mit eigenem Budget und eigenen Zielen funktioniert, ist eine lokale Gesellschaft oft die übersichtlichere Lösung.
- Zunehmende Komplexität in den Bereichen Recht, Steuern und Compliance
Die arbeitsrechtlichen Vorschriften in der Schweiz sind streng, aber klar. EOR-Anbieter sorgen dafür, dass Sie in Bezug auf Lohnabrechnung, AHV/AVS, BVG/LPP, SUVA und Steuern immer auf dem richtigen Weg bleiben.
Im Laufe der Zeit können sich in Ihrer Situation neue Fragen ergeben. Beispiele hierfür sind die mögliche Entstehung einer Betriebsstätte aufgrund lokaler Vertriebsaktivitäten, grenzüberschreitende steuerliche Risiken durch Führungskräfte, die an das Schweizer Management berichten, Anforderungen an die Unternehmensführung im Zusammenhang mit einem Schweizer Verwaltungsrat oder eine Kostenstruktur, die sich mit dem Wachstum Ihres Teams verändert.
Das ist kein Grund zur Panik. Es bedeutet lediglich, dass Ihre Präsenz in der Schweiz sich weiterentwickelt. In dieser Phase kann Ihnen eine lokale Gesellschaft direkte Kontakte zu den Behörden, eine übersichtlichere Steuererklärung und mehr Kontrolle über interne Richtlinien ermöglichen.
EOR an ein Schweizer Unternehmen: Reibungsloser Übergang
Sobald sich Anzeichen für einen Wechsel abzeichnen, sollten Sie den Umzug in zwei Schritten planen: die Gründung des Unternehmens und die Versetzung der Mitarbeiter. Ein klarer, schrittweiser Plan sorgt dafür, dass Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Genehmigungen und Kommunikation reibungslos ablaufen.
Verträge und Personalrichtlinien erstellen
Entscheiden Sie, welche Änderungen aus der EOR-Version stammen und welche unverändert bleiben, damit die Mitarbeiter einen reibungslosen Weg in die Zukunft vor sich haben.
- Entwürfe für Arbeitsverträge nach schweizerischem Recht im Namen Ihres Unternehmens.
- Passen Sie die Urlaubsansprüche, etwaige 13. Monatsgehälter, Bonusregelungen, Probe- und Kündigungsfristen sowie Bestimmungen zu geistigem Eigentum und Vertraulichkeit an.
- Vergewissern Sie sich über den Versicherungsschutz im Falle eines Unfalls, etwaige Kranken-Tagegeldversicherungen, die Einrichtung einer Altersvorsorge sowie die Einzelheiten des Aktienplans.
Mit einer eigenen Gesellschaft haben Sie die Möglichkeit, Führungskräftepakete, Kapitalbeteiligungen und Richtlinienänderungen ohne externe Einschränkungen vollständig individuell anzupassen.
Planen Sie die Versetzung des Mitarbeiters von EOR
Wählen Sie einen Übergangsmonat aus und streben Sie den Monatsende an, um doppelte Abzüge zu vermeiden. Schließen Sie unter Ihrem Unternehmen neue Verträge mit dem neuen Beschäftigungsbeginn ab. Koordinieren Sie die letzte Gehaltsabrechnung mit dem EOR, damit Urlaubsguthaben, Überstunden und Abzüge korrekt abgerechnet werden. Melden Sie die Mitarbeiter erneut bei Ihren AHV/AVS-, BVG/LPP- und SUVA-Konten an.
Bitte klären Sie für Mitarbeiter aus Nicht-EU-Ländern, ob die Genehmigungen unter Ihrer Trägerschaft weiterhin gültig sind oder ob ein neuer Antrag gestellt werden muss. Informieren Sie die Mitarbeiter frühzeitig, damit sie wissen, welche Änderungen auf den Gehaltsabrechnungen zu sehen sind und an wen sie sich wenden können.
Überprüfen Sie während der Übergangsphase gemeinsam mit einem Steuerberater Ihre Vertriebspräsenz in der Schweiz.
„Finance and Operations“ einrichten
Aktualisieren Sie die Rechnungsdaten, gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Registrierung, die Lieferantenstammdaten sowie die Kundenverträge, in denen der Arbeitgeber oder die rechnungsstellende Stelle genannt wird. Passen Sie interne Genehmigungsabläufe, Spesenrichtlinien und die Berichterstattung entsprechend an. Überprüfen Sie nach der ersten Lohnabrechnung gemeinsam mit den Mitarbeitern die Lohnabrechnungen, um sicherzustellen, dass die Abzüge für Steuern, AHV/AVS, BVG/LPP und SUVA korrekt sind.
Behalten Sie bei Bedarf eine Hybridphase bei
Ein schrittweiser Übergang ist üblich. Behalten Sie einige Stellen beim offiziellen Arbeitgeber und stellen Sie neue Mitarbeiter über Ihre GmbH ein; den Rest können Sie dann später umstellen.
Mit diesem Ansatz können Sie weiterhin Mitarbeiter einstellen, während Bankangelegenheiten, Registrierungen und Genehmigungen abgewickelt werden. So bleibt die Geschwindigkeit des EOR-Modells erhalten und der Druck auf die internen Teams wird verringert, während Sie gleichzeitig die Kontrolle und Präsenz unter Ihrem eigenen Unternehmen ausbauen.
Verfolgen Sie die Komplexität des Prozesses und führen Sie ein CHF-basiertes Kostenmodell durch, damit Sie wissen, wann sich die Waage zugunsten einer vollständigen Umstellung aller Mitarbeiter neigt.
Die wichtigsten Erkenntnisse
EOR bietet Ihnen Schnelligkeit und Flexibilität; eine Schweizer Gesellschaft gewährleistet Ihnen volle Kontrolle und eine langfristige Präsenz. Wählen Sie die Struktur, die zu Ihrer aktuellen Unternehmensphase passt, und wechseln Sie dann, wenn die oben genannten Anzeichen darauf hindeuten, dass es an der Zeit ist.
Wenn Ihr Plan noch nicht feststeht, Ihr Team klein ist oder Sie den Aufwand für die Gründung einer Schweizer Gesellschaft und die damit verbundene Verwaltungsarbeit vermeiden möchten, bleiben Sie zunächst bei EOR und überprüfen Sie die Situation in einigen Quartalen erneut. Erstellen Sie eine Übersicht über die erwarteten Umsätze in der Schweiz, die Stellen, die Sie besetzen werden, und den Umfang der Kontrolle, den Sie in den nächsten 12 Monaten über Verträge und Sozialleistungen benötigen. Wenn das Wachstum stabil ist und Sie einen lokalen Ansprechpartner haben, beginnen Sie mit der Gründung Ihrer Schweizer Gesellschaft.
Numeriq kann Ihnen beide Optionen näher erläutern, falls Sie eine zweite Meinung einholen möchten. Numeriq ist ein von der SECO lizenzierter Schweizer EOR und ein strategischer Partner für Ihre Niederlassung in der Schweiz. Wir unterstützen Sie bei der Abwägung zwischen einem EOR und einer lokalen Gesellschaft mit klarer Beratung und einer Übergangsplanung.
