Die Meldung von Lohndaten ist in der Schweiz verpflichtend. Dies gilt für Schweizer Unternehmen, ausländische Firmen mit Schweizer Mitarbeitern sowie für „Employer-of-Record“-Modelle und umfasst Steuern und Sozialversicherungen. Fehlen Meldungen oder sind diese fehlerhaft, trägt der Arbeitgeber das Risiko.
Lohnabrechnungen erfordern ordnungsgemässe Abläufe und korrekte Daten, da Prüfungen oft ohne Vorwarnung stattfinden können. Und wenn Ihnen Fehler unterlaufen, müssen Sie mit finanziellen Konsequenzen rechnen.
In diesem Leitfaden werden die Schweizer Lohnabrechnungen ausführlich erläutert. Sie erfahren, welche Unterlagen Sie Ihren Mitarbeitenden aushändigen müssen, welche Unterlagen bei den Behörden einzureichen sind und welche Anforderungen Pensionskassen und Versicherer stellen.
Lohnunterlagen, die Schweizer Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern zur Verfügung stellen müssen
Mitarbeiter sind auf Lohnabrechnungen angewiesen, um ihre Steuererklärung einzureichen und ihr Gehalt zu überprüfen. Dabei kommt es auf den richtigen Zeitpunkt und die Genauigkeit an, da verspätete oder fehlerhafte Unterlagen zu verschiedenen Problemen führen können.
Lohnbescheinigung (Lohnausweis / Certificat de salaire)
Die Schweizer Lohnbescheinigung dient als Grundlage für die jährliche Steuererklärung des Arbeitnehmers.
Es muss Folgendes enthalten:
- Grundlohn, Prämien, Provisionen, 13. Monatslohn
- Leistungen (Dienstwagen, Verpflegungs- und Spesenpauschalen, Kapitalerträge, sonstige steuerpflichtige Vergünstigungen)
- Lohnabzüge (AHV/AVS, Altersvorsorge/BVG-LPP, Arbeitslosenversicherung, Unfallversicherung, Quellensteuer)
Lieferung:
- Ende Januar für das gesamte Jahr
- Wenn ein Mitarbeiter im Laufe des Jahres ausscheidet, stellen Sie bitte eine Abschlussbescheinigung für den geleisteten Arbeitszeitraum aus
Tipp: Bewahren Sie eine Kopie für die Unterlagen des Arbeitgebers auf, für den Fall, dass es zu Prüfungen oder Steueranfragen kommt.
Monatliche Lohnabrechnungen
Schweizer Lohnabrechnungen sind Standard, und in vielen Gesamtarbeitsverträgen und kantonalen Gepflogenheiten werden sie als selbstverständlich vorausgesetzt.
Wenn der Arbeitnehmer Quellensteuer zahlt, ist eine detaillierte Lohnabrechnung erforderlich, aus der die Steuerbemessungsgrundlage und der Abzug hervorgehen.
Eine Lohnabrechnung sollte folgende Angaben enthalten:
- der Berichtszeitraum
- Bruttolohn
- Überstunden oder Zulagen
- Zulagen
- alle steuerpflichtigen Leistungen.
Ausserdem sollte Folgendes angezeigt werden:
- Arbeitnehmerseitige Abzüge für die AHV/AVS
- Arbeitslosenversicherung
- Altersvorsorge (BVG/LPP)
- Unfallversicherung (sofern zutreffend)
- Quellensteuer (falls zutreffend)
- andere Leistungen wie KTG, sofern der Tarif die Kosten übernimmt
- Nettolohn und Zahlungstermin.
Sollte ein Fehler auftreten, stellen Sie eine korrigierte Lohnabrechnung aus, korrigieren Sie die Zahlung und aktualisieren Sie die betroffenen Berichte.
Digitale Lohnabrechnungen sind weit verbreitet. Viele Arbeitgeber nutzen sichere Portale oder verschlüsselte PDF-Dateien. Für Mitarbeiter, die dies bevorzugen, ist die Papierform weiterhin zulässig. Führen Sie Aufzeichnungen, die der verwendeten Methode entsprechen und während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zugänglich sind.
Lohnmeldungen an die Schweizer Behörden
Diese Meldungen dienen der Abstimmung der Lohnabrechnung mit den Sozialversicherungs- und Steuergesetzen. Da hierfür strenge Fristen gelten, können verspätete oder fehlerhafte Einreichungen zu Bussgeldern oder einer behördlichen Überprüfung führen.
AHV/AVS-Jahreslohnmeldung
Die jährliche AHV/AVS-Lohnmeldung gibt die versicherungspflichtigen Gesamtlöhne des Vorjahres an.
Es umfasst:
- alle Arbeitnehmer unter der AHV-Nummer des Arbeitgebers
- Teilzeitkräfte
- Kurzzeitbeschäftigte
Dies hängt mit den im Laufe des Jahres geleisteten monatlichen oder vierteljährlichen Beitragszahlungen zusammen und bestimmt die endgültige Abrechnung.
Die Abrechnungsstellen fordern diese Erklärung kurz nach Jahresende an. Viele Arbeitgeber reichen sie im Januar ein. Die Stelle erstellt daraufhin eine Abschlussabrechnung, in der die gezahlten Vorschüsse mit den gemeldeten Gesamtbeträgen abgeglichen werden.
Unvollständige Angaben führen zu Nachzahlungen und möglichen Strafen. Wiederholte Fehler erhöhen das Risiko einer Prüfung. Viele Behörden gleichen die Erklärung mit anderen Berichten ab, um etwaige Lücken aufzudecken.
Quellensteuerberichte
Die Quellensteuer gilt für Arbeitnehmer ohne C-Bewilligung, die in der Schweiz wohnen oder arbeiten, sowie in bestimmten Fällen für Grenzgänger. Der Arbeitgeber zieht die Steuer vom Lohn ab und führt sie an den Kanton ab.
Einreichung und Zahlungen:
- In den meisten Kantonen sind monatliche Meldungen und Zahlungen vorgeschrieben
- Bei einigen kleineren Lohnabrechnungen kann ein vierteljährlicher Zeitplan zur Anwendung kommen
- Die Finanzämter stellen Einzahlungsscheine oder digitale Portale für Steuererklärungen und Zahlungen zur Verfügung
Sätze und Steuerkennzeichen:
- Die Tarife, Codes und Einreichungsformate variieren je nach Kanton
- Die Preislisten können sich im Laufe des Jahres ändern
- Der Familienstand und die Anzahl der Kinder können sich auf den Steuerstatus auswirken
- Geben Sie den richtigen Kanton an, je nach Steuerwohnsitz oder Arbeitsort des Mitarbeiters, gemäss den Vorgaben des jeweiligen Kantons
Wenn der Arbeitnehmer im Laufe des Jahres in einen anderen Kanton umgezogen ist, passen Sie den Steuerstatus und den meldenden Kanton ab dem Datum des Inkrafttretens an und bewahren Sie den Nachweis über den Adresswechsel auf.
Abstimmung der Lohnabrechnung zum Jahresende
Am Jahresende sollten Sie folgende Posten abgleichen:
- Gesamtbeträge in der Lohnabrechnung
- AHV-Meldungen
- Steuererklärungen
Vergleichen Sie die Summe der monatlichen Lohnabrechnungen mit den Jahresbescheinigungen und der AHV-Meldung. Überprüfen Sie, ob die steuerpflichtigen Leistungen auf dem Lohnausweis mit dem Lohnbuch übereinstimmen.
Die Beträge für das versicherungspflichtige Einkommen müssen mit den AHV-Angaben übereinstimmen. Die Quellensteuerbeträge müssen mit der Summe der monatlichen Meldungen übereinstimmen.
Legen Sie die korrekte Behandlung des Steuerjahres auf der Grundlage der Regeln für das Abrechnungsdatum fest und wenden Sie dieselbe Regel in allen Berichten an, um die Summen abzustimmen. Etwaige Abweichungen müssen vor dem Abschluss der endgültigen Berichte korrigiert werden.
Lohnmeldungen für Pensionskassen und Versicherer
Diese Berichte werden zwar nicht an Behörden weitergeleitet, haben aber dennoch rechtliche Bedeutung. Sie stehen im Zusammenhang mit Sozialleistungen und Versicherungsschutz, und die darin angegebenen Beträge wirken sich auf Prämien und Versicherungsansprüche aus.
Berufliche Vorsorge (BVG/LPP) – Lohnmeldungen
Die Teilnahme an der betrieblichen Altersvorsorge hängt von gesetzlichen Schwellenwerten und den Bestimmungen des Vorsorgeplans ab. Jede Vorsorgeeinrichtung legt das versicherte Gehalt auf der Grundlage des Jahreslohns abzüglich des Koordinationsabzugs innerhalb des gesetzlich festgelegten Rahmens fest.
Melden Sie Neueinstellungen und Austritte rechtzeitig bei der Pensionskasse. Die Kasse stellt Folgendes aus:
- Anmeldeunterlagen für neue Mitarbeiter
- Hinterlegung von Unterlagen zu Freizügigkeitsleistungen
Verzögerungen können zu Lücken in der Abdeckung führen.
Lohnänderungen im Laufe des Jahres müssen der Pensionskasse gemeldet werden. Anpassungen zur Jahresmitte verhindern eine Unter- oder Überversicherung und sorgen dafür, dass die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile korrekt berechnet werden. Wenn Sie Teilzeitmitarbeiter beschäftigen, sollten diese der Pensionskasse beitreten, sobald ihr Lohn den gesetzlichen Schwellenwert bei ihrem Beschäftigungsgrad überschreitet.
Unfallversicherung (UVG/LAA) – Lohnmeldungen
Melden Sie die versicherten Gesamtlöhne des Jahres an den Unfallversicherer. Der Versicherer vergleicht die gemeldete Summe mit der vorläufigen Lohnbasis und berechnet die Prämie.
Falsche Gehaltssummen wirken sich auf die Prämienberechnung aus. Zu niedrige Angaben führen zu Nachzahlungen mit Zinsen. Regelmässige und zeitnahe Aktualisierungen tragen dazu bei, dass die Police mit der Lohnabrechnung übereinstimmt.
Der Umfang des Unfallversicherungsschutzes hängt von der Wochenarbeitszeit ab. Mitarbeiter, die weniger als eine festgelegte Stundenzahl bei einem Arbeitgeber arbeiten, sind oft nur berufsunfallversichert.
Berichte zum Krankentaggeld (KTG/IJ)
Wenn der Arbeitgeber eine KTG-Versicherung abgeschlossen hat, benötigt der Versicherer Gehaltsdaten für jeden versicherten Mitarbeiter. In den Versicherungsbedingungen sind Wartezeiten, Deckungsumfang und das für die Leistung herangezogene Höchstgehalt festgelegt.
Im Schadensfall richtet sich die Leistung nach dem versicherten Gehalt. Sind die Unterlagen veraltet, kann die Auszahlung geringer ausfallen als erwartet oder sich verzögern. Halten Sie den Versicherer über Änderungen bei Gehaltssätzen und Arbeitsbelastung auf dem Laufenden.
Die KTG ist nach Bundesrecht nicht vorgeschrieben, doch viele Arbeitgeber schliessen sie ab, um das Lohnausfallrisiko bei Krankheit abzusichern. Prüfen Sie Ihre Versicherungsbedingungen und Meldepflichten.
Interne Lohnunterlagen, die Schweizer Arbeitgeber aufbewahren müssen
Mitarbeiter haben selten Zugriff auf interne Lohnunterlagen, doch diese Unterlagen sind für Prüfungen, die Finanzabteilung und Steuerkontrollen von Bedeutung. Gut geführte Unterlagen beschleunigen die Beantwortung von Anfragen der Behörden und verringern den Bedarf an nachträglichen Korrekturen.
Lohnjournal
Das Lohnjournal ist ein monatliches Verzeichnis aller Lohnbuchhaltungsvorgänge. Es dient zur Erfassung von Buchungen, Lohnabrechnungen und Jahresabschlüssen.
Die Zeitschrift enthält:
- Mitarbeiterkennungen
- Datum der Periode
- Bruttolohn
- steuerpflichtige Leistungen
- Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge
- Quellensteuer
- Nettolohn
- Bankzahlungsreferenzen
- Korrekturen mit Begründung
Führen Sie für jede nachträgliche Änderung ein lückenloses Änderungsprotokoll. Wenn jemand manuelle Änderungen vornimmt, sollten diese gekennzeichnet werden. Notieren Sie, wer was wann und warum geändert hat. Diese Historie ist bei Prüfungen hilfreich.
Aufzeichnungen zur Lohnabrechnung
Stimmen Sie die Lohnsummen jeden Monat mit den Konten im Hauptbuch ab. Ordnen Sie AHV, Vorsorge, Unfallversicherung, KTG und Quellensteuer den entsprechenden Aufwandskonten und Passivkonten zu. Zahlungsdaten und -beträge sollten mit den Kontoauszügen übereinstimmen.
Bei der Kontenabstimmung werden Doppelzahlungen, fehlende Buchungen und falsche Kontierungen erkannt. Beheben Sie Probleme noch im selben Monat und passen Sie die kumulierten Summen des Jahres im nächsten Zyklus bei Bedarf an.
Lohnabrechnung und Kostenverrechnung
Ordnen Sie Gehalts- und Arbeitgeberkosten Abteilungen oder Projekten zu. Verwenden Sie Kostenstellen oder Projektcodes und halten Sie die Zuordnungsregeln von Monat zu Monat konsistent.
Eine übersichtliche Zuordnung erleichtert die Budgetierung, die Beantragung von Fördermitteln und die Rechnungsstellung an Kunden. Da Wirtschaftsprüfer häufig die Aufteilung der Lohnkosten bei geförderten Projekten überprüfen, sparen übersichtliche Berichte Zeit.
Aufbewahrungspflichten für Lohnabrechnungen in der Schweiz
Legen Sie eine langfristige Aufbewahrungsfrist fest. Ein Zehnjahreszeitraum deckt die Anforderungen für die meisten Lohnunterlagen nach Schweizer Handelsrecht ab. Je nach Kanton oder Sozialleistungen werden in manchen Berichten kürzere oder längere Zeiträume zugrunde gelegt.
Die Lohnunterlagen sollten Folgendes enthalten:
- Lohn- und Gehaltsjournale
- Lohnabrechnungen
- Lohnausweise
- AHV-Abrechnungen
- Quellensteuererklärungen
- Berichte von Rentenkassen und Versicherern
- Zahlungsbelege
Verwenden Sie einen sicheren Speicher mit Zugriffskontrollen, Backups an separaten Standorten und klaren Löschregeln nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Bei der digitalen Archivierung müssen Dokumente in vollständiger, lesbarer und nachvollziehbarer Form aufbewahrt werden, gegebenenfalls mit Zeitstempeln und Änderungsprotokollen.
Viele Arbeitgeber nutzen verschlüsselte Cloud-Systeme mit Exportfunktionen für Audits. Wenn personenbezogene Daten die Schweiz verlassen, sind die schweizerischen Datenschutzbestimmungen sowie etwaige Beschränkungen für grenzüberschreitende Übermittlungen zu beachten.
Nehmen Sie dies in Ihre internen Richtlinien auf und schulen Sie die Teammitglieder in den Abfrageverfahren. Die Aufbewahrung von Lohnunterlagen in der Schweiz ist ebenso sehr eine Frage der Richtlinien wie eine Frage der Systeme.
Häufige Fehler bei der Lohnabrechnung, die Schweizer Arbeitgeber machen
Versäumte Fristen
Verspätete AHV-Lohnmeldungen, verspätete Quellensteuerzahlungen oder verspätete Rentenaktualisierungen können zu Verzugszinsen und Gebühren führen. Erstellen Sie einen Kalender mit kantonsspezifischen Terminen und ergänzen Sie diesen durch Erinnerungen in Ihrem Lohnabrechnungssystem.
Falsche Gehaltsbestandteile
Eine falsche Einstufung von Zulagen, das Auslassen des Dienstwagenvorteils auf dem Lohnausweis oder die Verwendung einer falschen Bemessungsgrundlage für die AHV oder die Rente führen zu Korrekturen. Halten Sie sich an den Leitfaden zur Kodierung des Lohnausweises und halten Sie die Regeln für Zulagen schriftlich fest.
Veraltete Versicherungsdaten
Pensionskassen und Versicherer benötigen aktuelle Angaben zu Gehalt und Arbeitspensum. Wenn sich der Teilzeit-Satz im Laufe des Jahres ändert und dies im Bericht nicht berücksichtigt wird, geraten Versicherungsschutz und Prämien aus dem Gleichgewicht. Senden Sie Aktualisierungen rechtzeitig und bewahren Sie die Empfangsbestätigungen auf.
Falsche Einstufung bei der Kantonssteuer
Die Verwendung eines falschen Quellensteuer-Codes oder eines falschen Kantons führt zu Steuerunterschieden und Beschwerden von Mitarbeitern. Überprüfen Sie den Familienstand, die Anzahl der Kinder, den Wohnkanton sowie etwaige Änderungen im Laufe des Jahres.
Mangelhafte Dokumentation
Mündliche Genehmigungen lassen Lücken. Bewahren Sie unterschriebene oder elektronische Genehmigungen für Prämien, Korrekturen oder Nachzahlungen auf. Speichern Sie Lohnbuchhaltungsdaten mit Zeitstempeln, damit Sie die Herkunft jeder Änderung nachweisen können.
Warum Unternehmen die Lohnabrechnung in der Schweiz auslagern
Die Lohnabrechnung in der Schweiz umfasst viele komplexe Aspekte in den Bereichen Sozialversicherung, Steuern, Altersvorsorge und Versicherungen. Kantonale Unterschiede erschweren die Sache zusätzlich.
Die Auslagerung an ein lokales Team bietet zahlreiche Vorteile: Sie senkt das Risiko und schafft Zeit für die Personalbeschaffung und -führung. Sie profitieren von Prozesskontrolle, Terminüberwachung und einer übersichtlichen Berichterstattung. Für ausländische Unternehmen verringert die Auslagerung zudem das Risiko von Fehlern, die sich aus den schweizerischen Vorschriften und der Sprache ergeben.
Ein einfacherer Ansatz für die Lohnmeldung für Schweizer Arbeitgeber
Wenn die Lohnabrechnung intern erfolgt, liegt auch die Verantwortung dafür dort. Jede Einreichung, jede Anpassung und jeder Jahresabschluss landet letztendlich bei Ihrem Team. Manche Unternehmen ziehen es vor, diese Kontrolle intern zu behalten. Andere entscheiden sich dafür, die Berichterstattung einem Lohnabrechnungspartner zu überlassen, der sich täglich mit diesen Anforderungen auskennt.
Numeriq unterstützt Schweizer Arbeitgeber, die ihre Lohnabrechnung durchgängig verwalten lassen möchten, ohne dass dadurch zusätzlicher interner Aufwand entsteht. Wir arbeiten im Hintergrund, passen uns Ihrer Struktur an und sorgen dafür, dass die Lohnabrechnung, einschliesslich der Meldepflichten, vom Monatsanfang bis zum Jahresende ordnungsgemäss abgewickelt wird.
Sie behalten die Kontrolle über Ihre Belegschaft. Wir kümmern uns um die damit verbundene Berichterstattung.
