So gründen Sie ein Schweizer Unternehmen: Ein praktischer Leitfaden zur Gründung
Die Schweiz steht für Stabilität, zuverlässige Banken und eine hohe geschäftliche Glaubwürdigkeit. Genau das braucht man in einem neuen Markt. Mit der richtigen Unternehmensstruktur können Sie Mitarbeiter einstellen und Vertrauen bei Kunden und Partnern aufbauen.
Ein Schweizer Unternehmen ist eine in der Schweiz eingetragene Gesellschaft, die nach schweizerischem Recht Verträge abschließen, die Lohnabrechnung durchführen und Steuern zahlen kann.
Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die Gründung eines Unternehmens in der Schweiz und behandelt dabei Unternehmensformen, Kosten, Steuern und die Lohnabrechnung. Wenn Sie schon früher Mitarbeiter einstellen möchten, erklären wir Ihnen außerdem, wie Sie mithilfe eines EOR-Anbieters in der Schweiz loslegen können, ohne zuvor ein Unternehmen gründen zu müssen.
Gründung einer Gesellschaft in der Schweiz
Viele Unternehmen gründen eine Schweizer Gesellschaft, um eine rechtliche Präsenz in der Schweiz zu erlangen, Firmenkonten zu eröffnen, ihre Mitarbeiter über die Schweizer Lohnabrechnung zu bezahlen, bei Kunden und Banken geschäftliche Glaubwürdigkeit aufzubauen und Risiken im Rahmen des Schweizer Rechtssystems zu steuern.
Diese Struktur ermöglicht es Ihnen, vor Ort Rechnungen zu stellen, Mitarbeiter mit Schweizer Arbeitsverträgen einzustellen und Ihr Engagement für den Markt unter Beweis zu stellen. Zudem lassen sich Aufgaben wie die Anmietung eines Büros oder die Anmeldung bei der Sozialversicherung wesentlich reibungsloser abwickeln als bei einer Tätigkeit vom Ausland aus.
Kann ein Ausländer in der Schweiz ein Unternehmen gründen? Ja. Ausländische Gründer können eine Schweizer GmbH oder AG gründen. Je nach Kanton und Rechtsform kann ein in der Schweiz ansässiger Geschäftsführer oder Vertreter erforderlich sein.
Sie können ein lokales Vorstandsmitglied ernennen oder einen professionellen Verwaltungsratsdienst in Anspruch nehmen. Wenn Sie bereits vor Abschluss der Gründung Mitarbeiter einstellen möchten, können Sie sich zunächst für eine EOR-Lösung entscheiden und später zu einer eigenen Gesellschaft wechseln.
So gründen Sie eine juristische Person in der Schweiz
Wir haben die praktischen Schritte zur Gründung eines Unternehmens zusammengestellt – von der Wahl der Unternehmensform bis zur vollständigen Registrierung. So erhalten Sie einen Überblick darüber, was Sie benötigen, bevor Sie mit dem Verfahren beginnen.
Wählen Sie die richtige Rechtsform: GmbH, AG, Zweigniederlassung/Tochtergesellschaft
Die GmbH (Sàrl) ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Die Eigentümer (Gesellschaftsanteilsinhaber) sind im Handelsregister eingetragen. Diese Gesellschaftsform ist bei KMU und Dienstleistungsunternehmen weit verbreitet. Die Geschäftsführung kann aus einem oder mehreren Geschäftsführern bestehen. Mindestens ein Geschäftsführer oder Prokurist muss in der Schweiz wohnhaft sein.
Die AG (SA) ist eine Aktiengesellschaft. Aktien lassen sich leichter übertragen als Anteile an einer GmbH. Die Aktionäre werden nicht im öffentlichen Register aufgeführt, der Vorstand ist jedoch öffentlich einsehbar. Diese Rechtsform wird häufig von größeren Unternehmen oder von Investoren finanzierten Konzernen genutzt. Ein Verwaltungsrat ist vorgeschrieben, wobei mindestens ein Mitglied oder Prokurist seinen Wohnsitz in der Schweiz haben muss.
Eine Zweigniederlassung/Tochtergesellschaft ist eine Erweiterung eines ausländischen Unternehmens. Sie ist keine eigenständige juristische Person und verfügt über kein eigenes Stammkapital. Die Muttergesellschaft haftet für die Verbindlichkeiten der Zweigniederlassung. Die Zweigniederlassung muss im Schweizer Handelsregister eingetragen werden und einen lokalen Zweigniederlassungsleiter mit Zeichnungsberechtigung benennen, der in der Regel in der Schweiz ansässig ist.
Hier ein kurzer Vergleich der gängigsten Strukturen:
Anmeldeverfahren: Zuständige Behörden, erforderliche Unterlagen und Zeitplan
- Wählen Sie einen Namen und eine Rechtsform
Reservieren Sie einen Firmennamen, der den schweizerischen Namensvorschriften entspricht. Lassen Sie die Verfügbarkeit beim Handelsregister (Handelsregister/Registre du commerce) überprüfen. - Bereiten Sie die Gründungsunterlagen vor:
. Entwerfen Sie die Satzung. Sammeln Sie die Identitäts- und Adressdaten der Gründer und Geschäftsführer. Organisieren Sie bei Bedarf einen in der Schweiz ansässigen Geschäftsführer oder Vertreter. - Eröffnung eines Kapitaleinzahlungskontos
Eröffnung eines Schweizer Bankkontos für Kapitaleinzahlungen. Einzahlung des eingezahlten Aktienkapitals. Die Bank stellt eine Bestätigung über die Kapitaleinzahlung aus. - Beglaubigung der Gründungsurkunde
Unterzeichnen Sie die Gründungsurkunde vor einem Schweizer Notar. Reichen Sie die Satzung, die Kapitalbestätigung und die Angaben zu den Vorstandsmitgliedern ein. - Eintragung ins Handelsregister
Der Notar oder Ihr Berater reicht die Unterlagen beim kantonalen Registeramt ein. Nach der Genehmigung wird Ihr Unternehmen eingetragen und erhält eine offizielle UID-Nummer. - Melden Sie sich bei den Steuer- und Sozialversicherungsbehörden an:
. Melden Sie sich für die Mehrwertsteuer an, wenn Ihr Umsatz dies erfordert. Melden Sie sich bei der Sozialversicherung (AHV/AVS), der Unfallversicherung (SUVA) und der Altersvorsorge (BVG/LPP) an, sobald Sie Mitarbeiter einstellen. - Einrichtung der Lohnabrechnung und der Versicherungen
Richten Sie eine Lohnabrechnungssoftware ein oder beauftragen Sie einen Dienstleister. Schließen Sie die vorgeschriebenen Versicherungen ab. Falls Sie Arbeitserlaubnisse beantragen möchten, bereiten Sie sich auf die Verfahren des Arbeitsmarktes und des Kantons vor.
In der Regel dauert der gesamte Prozess von der Vorbereitung der Unterlagen bis zur Genehmigung durch das Register 2 bis 6 Wochen. Hinzu kommt die Zeit für die Aufnahme als Kunde bei der Bank, die je nach Bank und Risikoprüfung stark variieren kann.
Zu den Unterlagen gehören häufig die Satzung, die Gründungsurkunde, die Ausweisdokumente der Gesellschafter und Geschäftsführer, der Nachweis über das eingezahlte Kapital, der Nachweis über den Sitz der Gesellschaft sowie Erklärungen zu den wirtschaftlichen Eigentümern.
Unternehmenskonten und Kapitalanforderungen
Schweizer Banken führen strenge KYC- und AML-Prüfungen durch. Rechnen Sie mit einer systematischen Überprüfung Ihrer Eigentümerstruktur, der Herkunft der Mittel, Ihres Geschäftsmodells und der zu erwartenden Zahlungsströme. Über ein Kapitaleinzahlungskonto wird das Aktienkapital vor der Eintragung eingezahlt. Sobald das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, wird das Konto in ein normales Firmenkonto umgewandelt.
Die Anforderungen variieren je nach Bank und Unternehmensform. Einige Banken verlangen persönliche Gespräche. Andere akzeptieren bei risikoarmen Profilen eine Fernanmeldung. Für eine AG kann die Übertragung von Anteilen später einfacher sein, obwohl eine GmbH für kleinere Teams oft ausreichend ist. Legen Sie einen klaren Geschäftsplan und prognostizierte Volumina vor. Dies beschleunigt die Bearbeitung von Fragen zu Transaktionen und grenzüberschreitenden Zahlungsströmen.
Die Gebühren variieren. Viele Banken erheben eine monatliche Kontoführungsgebühr sowie Gebühren für internationale Zahlungen. Wenn Ihr Unternehmen Konten in mehreren Währungen benötigt, erkundigen Sie sich nach den Wechselkursspannen und den Annahmeschlusszeiten für die Abwicklung am selben Tag. Sollte sich die Eröffnung eines Bankkontos als langwierig erweisen, ziehen Sie vorübergehend einen Zahlungsdienstleister in Betracht und verlagern Sie die Gehaltsabrechnung auf das Schweizer Konto, sobald dieses bereit ist.
Steuern, Lohnabrechnung und Sozialversicherung
Die Einhaltung der schweizerischen Lohnvorschriften erfordert eine monatliche Lohnabrechnung nach schweizerischem Recht. Arbeitgeber melden ihre Arbeitnehmer in der Schweiz an und entrichten Sozialversicherungsbeiträge für die AHV/AVS, die Arbeitslosenversicherung, die Unfallversicherung (SUVA) und die Altersvorsorge (BVG/LPP), sobald die entsprechenden Schwellenwerte erreicht sind. Viele Kantone ziehen bei ausländischen Arbeitnehmern ohne C-Bewilligung die Einkommenssteuer an der Quelle ab. In anderen Kantonen wird von den Arbeitnehmern erwartet, dass sie ihre Steuererklärung später einreichen und die Steuer direkt entrichten.
Buchhaltung und Steuern unterliegen einem festen Zyklus. Reichen Sie die Körperschaftsteuererklärungen gemäß den Vorschriften Ihres Kantons und des Bundes ein. Melden Sie sich für die Mehrwertsteuer an, wenn der weltweite Konzernumsatz die Schweizer Mehrwertsteuer-Schwelle erreicht oder wenn der Umsatz in der Schweiz die lokale Schwelle überschreitet.
Führen Sie ordnungsgemäße Bücher und ein Aktienregister für GmbHs und AGs. Verlängern Sie die Versicherungen jährlich und überprüfen Sie die Altersvorsorgepläne, wenn Ihr Team wächst. Wenn Sie Genehmigungen beantragen, behalten Sie die Gültigkeitsdaten und Verlängerungen im Blick. Wenn Sie Mitarbeiter an Kunden ausleihen, vergewissern Sie sich, dass die SECO-Vorschriften zur Arbeitnehmerüberlassung gelten, und besorgen Sie sich die entsprechende Lizenz.
Praktische Überlegungen und Herausforderungen
Einrichtungs- und Wartungskosten
Rechnen Sie mit einmaligen Gründungskosten für notarielle Beglaubigung, rechtliche Prüfung und Eintragungen im Handelsregister. Diese liegen bei einer unkomplizierten Gründung einer GmbH oder AG häufig zwischen 3.000 und 10.000 CHF und steigen bei komplexen Gesellschafterstrukturen oder grenzüberschreitender Zusammensetzung des Vorstands. Für die Eröffnung eines Bankkontos können je nach Anbieter und Paket zusätzliche Gebühren anfallen.
Zu den wiederkehrenden Kosten zählen Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuererklärungen, gegebenenfalls Wirtschaftsprüfung sowie die Verwaltung der Altersvorsorge. Viele KMU veranschlagen für diese Verwaltungsaufgaben jährlich 5.000 bis 20.000 CHF. Zu Ihren Lohnkosten kommen noch die Sozialabgaben des Arbeitgebers und die Prämien für die Unfallversicherung hinzu. Büroflächen, Software und lokale Berater erhöhen die jährlichen Betriebskosten zusätzlich.
Compliance und Berichterstattung
Die Schweizer Vorschriften sind klar, aber detailliert. Die Lohnabrechnung erfolgt monatlich. Sozialabgaben und Quellensteuer müssen fristgerecht abgeführt werden. Mehrwertsteuererklärungen können je nach Umsatz und Verfahren vierteljährlich oder halbjährlich eingereicht werden. Es muss ein Jahresabschluss erstellt werden. Einige Unternehmen unterliegen den Prüfungsvorschriften, sobald sie bestimmte Größenschwellen überschreiten.
Viele Kantonsportale und Bekanntmachungen sind auf Deutsch, Französisch oder Italienisch verfasst. Die Unterstützung in englischer Sprache variiert je nach Behörde. Ein lokaler Lohnbuchhaltungspartner oder Steuerberater spart Ihnen hier Zeit. Erstellen Sie einen Kalender mit Fristen und richten Sie Erinnerungen in Ihren Lohnbuchhaltungs- und Buchhaltungstools ein. Diese einfache Maßnahme beugt Verspätungsgebühren vor.
Zeitaufwand und Ressourceneinsatz
Planen Sie einige Wochen ein, um das Unternehmen anzumelden und ein Bankkonto einzurichten. Der erste Lohnabrechnungszyklus wird mehr Zeit in Anspruch nehmen, da zunächst die Anmeldungen und Versicherungen geregelt werden müssen. Spätere Zyklen laufen reibungsloser ab, sobald Vorlagen und Genehmigungsabläufe festgelegt sind.
Die meisten ausländischen Gründer beauftragen einen Schweizer Treuhänder mit der Buchhaltung und den Steuerangelegenheiten. Ein Lohnbuchhaltungsdienstleister hilft bei AHV, SUVA, BVG und der Quellensteuer. Wenn Sie vorhaben, Nicht-EU-Bürger einzustellen, verursachen Arbeitsgenehmigungen zusätzlichen Zeitaufwand und Verwaltungsaufwand. Mit einem klaren Plan und den richtigen Helfern ist all dies machbar.
Alternative Option: Was ein EOR in der Schweiz macht
Ein „Employer of Record“ (EOR) ist ein Schweizer Unternehmen, das zum rechtlichen Arbeitgeber Ihrer Mitarbeiter in der Schweiz wird. Sie leiten die tägliche Arbeit. Der EOR übernimmt die Lohnabrechnung, unterzeichnet rechtskonforme Verträge, führt Steuerabzüge durch und verwaltet Sozialleistungen gemäß schweizerischem Recht. Er kümmert sich außerdem um AHV/AVS, BVG/LPP, SUVA, gegebenenfalls die Krankenversicherung sowie die Meldungen an die lokalen Behörden.
Wie EOR die Einstellung lokaler Mitarbeiter ohne die Gründung einer eigenen Gesellschaft ermöglicht
Mit einem EOR können Sie in der Schweiz Mitarbeiter einstellen, ohne eine eigene juristische Person gründen zu müssen. Sie sparen sich Notarbesuche, die Einzahlung von Stammkapital und die Kontoeröffnung bei einer Bank. Die Einrichtung erfolgt schnell und planbar. Die Verträge unterliegen dem Schweizer Arbeitsrecht, und die Gehaltsabrechnung beginnt, sobald der EOR die Anmeldungen abgeschlossen hat.
Die Gesamtkosten sind von vornherein bekannt, wobei eine einzige Rechnung die Gehälter, Arbeitgeberbeiträge, Versicherungen und die Servicegebühr abdeckt. Diese Vorgehensweise eignet sich gut für Markttests, Pilotteams oder kleine Teams, und Sie können später zu einer eigenen Gesellschaft wechseln, falls das Team wächst.
Was ist der Unterschied zwischen einer EOR und einer Tochtergesellschaft?
Eine Tochtergesellschaft (GmbH oder AG) ist Ihr eigenes Schweizer Unternehmen. Sie kümmern sich um alles: Registrierung, Bankkonten, Lohnabrechnung, Steuern, Sozialversicherung und Versicherungen. Sie erhalten die volle Kontrolle und eine langfristige Präsenz, allerdings ist die Gründung mit Zeit- und Kostenaufwand verbunden.
Ein EOR ist ein Drittanbieter, der Ihre Mitarbeiter auf seiner Gehaltsliste beschäftigt. Sie erhalten sofort ein Arbeitsverhältnis nach schweizerischem Recht sowie eine Gehaltsabrechnung bei geringeren Anfangskosten. Der Nachteil ist, dass Sie im Vergleich zum Besitz einer eigenen Gesellschaft weniger strukturelle Kontrolle haben. Viele Unternehmen beginnen mit einem EOR, um schnell voranzukommen, und gründen dann eine Tochtergesellschaft, sobald die Mitarbeiterzahl oder der Umsatz diesen Schritt rechtfertigen.
Stellen Sie Schweizer Fachkräfte über EOR-Dienstleistungen ein
Numeriq ist ein von der SECO zugelassener Schweizer EOR-Anbieter, der Ihnen dabei hilft, Mitarbeiter in der Schweiz einzustellen, ohne ein lokales Unternehmen gründen zu müssen. Wir erstellen rechtskonforme Schweizer Arbeitsverträge, führen die Lohnabrechnung mit korrekten Abzügen durch, kümmern uns um AHV/AVS, BVG/LPP und SUVA und wickeln bei Bedarf die Quellensteuer ab. Für Mitarbeiter aus der EU und aus Nicht-EU-Ländern bieten wir Unterstützung bei der Beantragung von Visa und Arbeitserlaubnissen an.
Die Einrichtung erfolgt schnell. Verträge werden elektronisch unterzeichnet. Die Gehaltsabrechnung erfolgt pünktlich mit übersichtlichen Gehaltsabrechnungen und Berichten. Sie erhalten eine einzige Rechnung in CHF, aus der die gesamten Beschäftigungskosten hervorgehen. Unsere Berater sprechen Englisch, Französisch und Deutsch. Gerne erstellen wir für Sie Kostensimulationen und Zeitpläne, damit Sie den für Sie passenden Weg wählen können.
Abschließende Worte
Eine Schweizer Gesellschaft verschafft Ihnen eine rechtliche Präsenz, direkte Kontrolle und hohe geschäftliche Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden und Banken. Sie wickeln die Lohnabrechnung intern oder über einen Dienstleister ab, eröffnen lokale Konten und bauen sich eine langfristige Basis in einem stabilen Markt auf. Dies erfordert Planung, Stammkapital sowie laufenden Verwaltungsaufwand für Lohnabrechnung, Steuern und Berichterstattung.
Ein EOR ist eine praktische Lösung, wenn Sie sofort Mitarbeiter einstellen oder zunächst den Markt testen möchten. Über einen lizenzierten lokalen Partner erhalten Sie eine Schweizer Gehaltsabrechnung, Arbeitsverträge und Sozialleistungen, ohne den Zeit- und Kapitalaufwand, der für eine Unternehmensgründung erforderlich wäre. Viele Teams starten schlank mit einem EOR und wechseln dann zu einer GmbH oder AG, sobald das Team und der Umsatz wachsen.
Wenn Sie auf der Suche nach einer unkomplizierten Möglichkeit sind, Mitarbeiter in der Schweiz einzustellen, wenden Sie sich an Numeriq. Wir helfen Ihnen dabei, beide Optionen abzuwägen und den Weg zu finden, der am besten zu Ihren Plänen passt.
