Wenn Sie in der Schweiz zum ersten Mal eine Lohnabrechnung erhalten oder ausstellen, überraschen Sie deren Kürze und schlichte Gestaltung vielleicht. Anders als in anderen europäischen Ländern, wo Lohnabrechnungen mehrere Seiten umfassen und Dutzende von Beitragszeilen für Arbeitgeber und Arbeitnehmende aufführen, kommt das Schweizer Dokument direkt auf den Punkt. Es weist in der Regel nur die Sozialversicherungsbeiträge aus, die tatsächlich zulasten der Arbeitnehmenden gehen und vom Bruttolohn abgezogen werden, um zum Nettolohn zu gelangen.
Hinter dieser angenehmen Lesbarkeit verbirgt sich jedoch ein äusserst präzises System der Sozialversicherungen und der Vorsorge, das jedes Unternehmen beherrschen muss. Ob Sie ein lokales KMU sind, ein ausländisches Unternehmen, das über unsere Employer-of-Record-Lösungen in der Schweiz anstellt, oder ein Personaldienstleister: Die Mechanik der Lohnabzüge in der Schweiz zu verstehen, ist grundlegend. Dieser Artikel erklärt Ihnen klar und ausführlich, was vom Lohn Ihrer Mitarbeitenden einbehalten wird, wofür diese Abzüge verwendet werden und warum eine sorgfältige Handhabung dieser Posten die Compliance und den Fortbestand Ihrer Tätigkeit in der Schweiz sichert.
Grundlegende Sozialversicherungsabzüge (erste Säule und Arbeitslosenversicherung)
Die Schweizer Lohnabrechnung fasst zunächst die Beiträge an AHV, IV, EO und ALV zusammen, obligatorische, paritätisch getragene Beiträge, die das Fundament des schweizerischen Sozialsystems bilden. Ihre Grundprinzipien zu verstehen, ist für Sie wie für Ihre Mitarbeitenden wichtig, denn diese Abzüge bieten einen universellen Schutz gegen die Wechselfälle des Lebens.
AHV, IV und EO: die staatliche Vorsorge
Der erste grosse Abzugsblock betrifft die staatliche Vorsorge, gemeinhin erste Säule genannt. Dieser Abzug beträgt insgesamt 5.3 % des Bruttolohns und geht zulasten der Arbeitnehmenden, dazu kommt ein Arbeitgeberanteil von weiteren 5.3 %. Da das Schweizer System auf dem Paritätsprinzip beruht, müssen Sie als Arbeitgeber genau denselben Prozentsatz von 5.3 % entrichten, womit der Gesamtbeitrag 10.6 % des Lohns erreicht. Diese Beiträge werden auf dem gesamten Einkommen erhoben, ohne obere Grenze.
Dieser Abzug von 5.3 % verteilt sich auf drei eigenständige, aber untrennbare Versicherungszweige. Der erste ist die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), die 4.35 % des Abzugs ausmacht. Sie soll den Einkommensausfall beim Rücktritt aus dem Erwerbsleben teilweise ausgleichen oder nahe Angehörige, namentlich Witwen, Witwer und Waisen, finanziell unterstützen, wenn eine versicherte Person stirbt. Der zweite ist die Invalidenversicherung (IV) mit 0.7 %. Ihr vorrangiges Ziel ist es, Eingliederungsmassnahmen zu finanzieren, um Arbeitnehmende, deren Gesundheit durch Krankheit, Unfall oder Geburtsgebrechen beeinträchtigt ist, wieder ins Erwerbsleben zu bringen, oder ihnen eine Rente auszurichten, wenn die Eingliederung nicht möglich ist. Die Erwerbsersatzordnung (EO) schliesslich vervollständigt diesen Block mit 0.25 %. Ursprünglich geschaffen, um den Lohnausfall während des Militär- oder Zivildienstes auszugleichen, finanziert die EO heute auch die Mutterschaftsversicherung, den Urlaub des anderen Elternteils, gemeinhin Vaterschaftsurlaub genannt, sowie den Adoptionsurlaub und den Betreuungsurlaub für ein schwer krankes Kind.
Die Arbeitslosenversicherung (ALV) für die Sicherheit des Arbeitsplatzes
Der zweite grundlegende Sozialversicherungsabzug auf der Lohnabrechnung ist die Arbeitslosenversicherung (ALV). Sie finanziert das Arbeitslosensystem des Landes und sichert Mitarbeitenden, die ihre Stelle verlieren, den Übergang finanziell ab. Der Beitrag an die Arbeitslosenversicherung beträgt 1.1 % des Bruttolohns und wird wiederum paritätisch mit dem Arbeitgeber geteilt, der ebenfalls 1.1 % entrichtet.
Anders als die Beiträge der ersten Säule (AHV/IV/EO), die auf der gesamten Vergütung erhoben werden, ist der Beitrag an die Arbeitslosenversicherung plafoniert. Der Satz von 1.1 % gilt für einen Referenzlohn, den sogenannten höchstversicherten Verdienst, der auf CHF 148'200 pro Jahr beziehungsweise CHF 12'350 pro Monat festgelegt ist. Verdient eine angestellte Person mehr als diese monatliche Obergrenze, wird der Beitrag von 1.1 % nur bis zu dieser Grenze von CHF 12'350 erhoben. Verliert sie ihre Stelle, wird die Arbeitslosenentschädigung folglich auf dieser plafonierten Grundlage berechnet und nicht auf dem tatsächlichen Gesamtlohn. Dieser Mechanismus der plafonierten Solidarität ist ein prägendes Merkmal des Schweizer Arbeitsmarktes: Er gewährleistet einen Grundschutz und begrenzt zugleich die Belastung sehr hoher Einkommen.
Die berufliche Vorsorge (BVG) und die Unfallversicherung
Neben der universellen staatlichen Vorsorge sichern weitere Abzüge den Lebensstandard Ihrer Mitarbeitenden im Ruhestand und ihre körperliche Gesundheit. Ihre Berechnung hängt von stärker individuellen Faktoren ab, vom Alter der angestellten Person und von der internen Politik Ihres Unternehmens.
Die zweite Säule (BVG): die Pensionierung vorbereiten
Der Teil der Pensionskasse, die berufliche Vorsorge oder BVG, ist wohl der entscheidendste und am stärksten individuell ausgestaltete Bestandteil der Schweizer Lohnabrechnung. Als zweite Säule des Schweizer Vorsorgesystems ergänzt sie die erste Säule (AHV), sodass beide zusammen rund 60 % des letzten Lohns der angestellten Person bei der Pensionierung abdecken, was dem Ziel der Bundesverfassung entspricht. Anders als die AHV, die im Umlageverfahren funktioniert, beruht das BVG auf individueller Kapitaldeckung. Der Anschluss ist für alle Arbeitnehmenden obligatorisch, die bei einem einzigen Arbeitgeber mehr als CHF 22'680 pro Jahr verdienen.
Die Berechnung dieses Abzugs ist komplex. Erstens werden die Beiträge nicht auf dem gesamten Bruttolohn berechnet, sondern auf dem koordinierten Lohn. Dieser entspricht dem Teil des Jahreslohns zwischen CHF 26'460 und CHF 90'720. Zweitens ist der Beitragssatz nicht fix: Er verändert sich nach gesetzlichen Altersstufen. Für Arbeitnehmende von 25 bis 34 Jahren beträgt der gesetzliche Mindestsatz der Altersgutschriften 7 % des koordinierten Lohns. Er steigt auf 10 % für die 35- bis 44-Jährigen, auf 15 % für die 45- bis 54-Jährigen und erreicht 18 % für die Altersstufe 55 bis 65. Das Gesetz verlangt vom Arbeitgeber, mindestens 50 % dieser Beiträge zu übernehmen. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, einen grösseren Anteil der zweiten Säule zu finanzieren, um ihre Arbeitgebermarke zu stärken und die besten Talente zu gewinnen. Bei Numeriq Payroll richtet unser Team diese Vorsorgepläne präzise für Sie ein und stellt sicher, dass jeder Abzug genau der von Ihnen gewählten HR-Politik und Ihren gesetzlichen Pflichten entspricht.
Die Nichtberufsunfallversicherung (NBU)
Gesundheit und Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden haben in der Schweiz höchste Priorität. Das Gesetz verlangt, dass jede angestellte Person, die mindestens acht Stunden pro Woche für denselben Arbeitgeber arbeitet, gegen Unfälle ausserhalb des beruflichen Umfelds versichert ist (NBU). Die Prämie dieser Versicherung wird in der Regel vollständig vom Bruttolohn der angestellten Person abgezogen, auch wenn manche Unternehmen sie selbst übernehmen; in diesem Fall erscheint sie nicht als Abzug auf der Lohnabrechnung.
Der Satz dieses Abzugs ist auf Bundesebene nicht einheitlich. Er wird von der Partnerversicherung Ihres Unternehmens spezifisch festgelegt und richtet sich nach der Branche und den damit verbundenen statistischen Risiken.
Es ist wesentlich, die NBU nicht mit der Berufsunfallversicherung (BU) zu verwechseln. Die BU deckt Unfälle am Arbeitsplatz sowie Berufskrankheiten. Sie geht ausschliesslich zulasten des Arbeitgebers und wird deshalb nie vom Lohn der angestellten Person abgezogen.
Ein Punkt verdient hier eine ausdrückliche Erklärung, denn er widerspricht der Intuition. Bei einer angestellten Person, die acht Stunden oder mehr pro Woche arbeitet, gilt ein Unfall auf dem Weg zwischen Wohnort und Arbeitsplatz als Nichtberufsunfall und ist damit von der NBU gedeckt, die sie selbst bezahlt. Als Berufsunfall zählt der Arbeitsweg nur bei Arbeitnehmenden, die weniger als acht Stunden pro Woche arbeiten, gerade weil sie nicht gegen Nichtberufsunfälle versichert sind.
Die Quellensteuer: der Fall internationaler Talente
Für Unternehmen, die Grenzgänger oder in der Schweiz wohnhafte ausländische Mitarbeitende anstellen, sieht das Steuersystem einen besonderen Abzug vor, der direkt über die Lohnabrechnung erfolgt. So einfach dieser Mechanismus für die angestellte Person ist, so viel administrative Sorgfalt verlangt er vom Arbeitgeber.
Wer der Quellensteuer unterliegt
Die Quellensteuer ist eine Steuer, die der Arbeitgeber vom Bruttolohn abzieht und anschliessend den kantonalen Steuerbehörden abliefert. Sie gilt für alle in der Schweiz wohnhaften ausländischen Arbeitnehmenden ohne Niederlassungsbewilligung (Bewilligung C). Dazu gehören namentlich Inhaberinnen und Inhaber einer Bewilligung B (Jahresaufenthalt), L (Kurzaufenthalt) sowie F, N oder Ci. Eine Ausnahme ist erwähnenswert: Wer eine Bewilligung B besitzt und mit einer Person mit Schweizer Staatsangehörigkeit oder mit Niederlassungsbewilligung C verheiratet ist, wird nicht an der Quelle besteuert, sondern im ordentlichen Verfahren veranlagt.
Darüber hinaus unterliegen auch natürliche Personen der Quellensteuer, die in der Schweiz steuerrechtlich weder Wohnsitz noch Aufenthalt haben, hier aber eine unselbstständige Erwerbstätigkeit ausüben. Das ist der häufige Fall von Grenzgängern und Wochenaufenthaltern.
Es bestehen jedoch bemerkenswerte Ausnahmen aufgrund bilateraler Abkommen, und sie hängen in erster Linie vom Kanton ab. Nach dem Abkommen vom 11. April 1983 kann eine in Frankreich wohnhafte Grenzgängerin oder ein Grenzgänger von der Schweizer Quellensteuer befreit sein, das Einkommen ist dann in Frankreich steuerbar, doch gilt dies nur in acht Kantonen: Bern, Solothurn, Basel-Stadt, Basel-Landschaft, Waadt, Wallis, Neuenburg und Jura. Genf ist diesem Abkommen nie beigetreten. Ein Genfer Arbeitgeber zieht die Quellensteuer auf der Vergütung für die in der Schweiz gearbeiteten Tage ab, eine Befreiung ist nicht möglich.
Wo das Abkommen gilt, muss die arbeitnehmende Person strenge kumulative Bedingungen erfüllen. Sie muss in der Regel täglich an ihren Hauptwohnsitz zurückkehren, mit einer Toleranz von 45 Nächten pro Jahr ausserhalb des Wohnsitzstaates bei einer Vollzeitstelle. Zudem muss sie ihrem Schweizer Arbeitgeber eine gültige, jährlich zu erneuernde Ansässigkeitsbescheinigung vorlegen. Seit der Änderung des Doppelbesteuerungsabkommens von 2023 ist Homeoffice in Frankreich bis zu 40 % der Arbeitszeit pro Kalenderjahr zulässig, rund 96 Tage, ohne dass der Grenzgängerstatus infrage gestellt wird. Sind diese Bedingungen nicht vollständig erfüllt oder wird das zulässige Homeoffice-Kontingent überschritten, ist der Arbeitgeber strikt verpflichtet, die Quellensteuer abzuziehen.
Die Anwendung der kantonalen Tarife
Die Berechnung der Quellensteuer ist technisch anspruchsvoll, denn sie beruht auf Tarifen, die nicht nur von den persönlichen Verhältnissen der angestellten Person abhängen, sondern auch vom Kanton des Arbeitsorts oder des Unternehmenssitzes. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, die persönliche Situation der steuerpflichtigen Person zu klären, um den richtigen Tarif anzuwenden.
Zu den gängigsten Tarifen gehört der Tarif A für alleinstehende, geschiedene oder verwitwete Personen ohne Kinder im eigenen Haushalt. Der Tarif B gilt für verheiratete Paare im gemeinsamen Haushalt, bei denen nur ein Ehegatte erwerbstätig ist. Der Tarif C, oft Doppelverdienertarif genannt, betrifft verheiratete Paare, bei denen beide Ehegatten erwerbstätig sind, sei es in der Schweiz oder im Ausland. Der Tarif H schliesslich ist für Einelternfamilien bestimmt, also für alleinstehende Personen, die im gleichen Haushalt hauptsächlich für den Unterhalt von Kindern aufkommen. Für Grenzgänger können je nach internationalen Steuerabkommen besondere Tarife (L, M, N und P) gelten. Die Anwendung eines falschen Tarifs führt zu aufwendigen administrativen Korrekturen. Deshalb ist es entscheidend, sich auf einen kompetenten Partner für das Payroll-Outsourcing zu stützen, um sich in diesen regulatorischen Gewässern zurechtzufinden.
Vertrauen Sie Ihre Lohnabzüge Numeriq Payroll an
Die Lohnabzüge in der Schweiz zu verwalten, verlangt eine sichere Beherrschung des kantonalen und eidgenössischen Rechts, eine ständige Nachführung bei Reformen und grosse buchhalterische Sorgfalt. Es ist eine Übung, in der Ungefähres keinen Platz hat. Unser Team nimmt Ihnen diese administrative Komplexität vollständig ab, damit Sie sich in Ruhe auf die Entwicklung Ihrer Geschäftstätigkeit konzentrieren können.
Transparente und beruhigende Compliance
Lohnabrechnung besteht nicht bloss darin, Geld zu überweisen: Sie ist ein Spiegel Ihrer Zuverlässigkeit als Arbeitgeber. Wenn Sie Ihre Lohnadministration an Numeriq Payroll auslagern, haben Sie die absolute Gewissheit, dass jeder AHV-Beitrag, jede BVG-Prämie und jeder Rappen Quellensteuer mit mathematischer Genauigkeit berechnet wird. Unser automatisierter Prozess und unsere doppelte Expertenkontrolle erlauben uns, eine Zuverlässigkeit der Lohnabrechnung von 99.9 % zu halten. Diese operative Exzellenz schützt Ihr Unternehmen vor Bussen oder Nachforderungen der Ausgleichskassen und der Steuerbehörden. Auf der Seite Ihrer Mitarbeitenden ist eine klare, transparente und fehlerfreie Lohnabrechnung ein entscheidender Faktor für Vertrauen und Bindung. Sie haben die Gewissheit, dass ihre Sozialversicherungsbeiträge und ihr Altersguthaben nach den Regeln der Kunst verwaltet werden, was Ihre Arbeitgebermarke unmittelbar stärkt.
Menschliche und fachkundige Begleitung
Sich für Numeriq Payroll zu entscheiden, heisst weit mehr als eine Software für die Lohnabrechnung zu wählen. Wir sind ein strategischer Partner, menschlich und nah bei Ihnen. Unser mehrsprachiges Team mit Sitz in der Schweiz vereint über 50 Jahre Erfahrung im komplexen Feld des Schweizer Payrolls. Diese vertiefte Kenntnis der lokalen Gesetzgebung erlaubt uns, täglich mehr als 100 Unternehmen zu begleiten, von lokalen KMU bis zu ausländischen Gesellschaften, und für mehr als 1'000 Beraterinnen und Berater, selbstständige wie angestellte, gesetzeskonforme Lohnabrechnungen auszustellen. Wir wissen, dass jederzeit Fragen auftauchen können, namentlich:
- Wie berechnet man Brutto- und Nettolohn in der Schweiz?
- Was umfasst eine gesetzeskonforme Lohnabrechnung in der Schweiz?
- Wie hoch sind die Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitgeber in der Schweiz?
- Was müssen Sie über Abzüge, Steuern und Versicherungen wissen?
Deshalb haben wir eine Unterstützung rund um die Uhr eingerichtet, per E-Mail, Telefon, Live-Chat, Slack und Teams. Weder Sie noch Ihre Mitarbeitenden bleiben mit der administrativen Komplexität allein. Ob Sie Ihre gesamte Lohnabteilung auslagern oder unsere EOR-Dienstleistungen nutzen möchten, um Ihre ersten Talente in der Schweiz ohne eigene Gesellschaft anzustellen: Wir sorgen für eine rasche, einfache und rechtskonforme Umsetzung. Kontaktieren Sie unsere Fachleute, um Ihre HR-Verwaltung zu vereinfachen und Ihre gesetzlichen Pflichten in einen Vorteil für Ihr Unternehmen zu verwandeln.
