Lohnausweis in der Schweiz: So füllen Sie das Formular 11 aus

Jedes Jahr müssen Schweizer Arbeitgeber für jeden ihrer Angestellten einen Lohnausweis ausstellen. Dieses amtliche Dokument, auch als Formular 11 bekannt, fasst alle Bezüge, Zulagen und Sachleistungen zusammen, die ein Arbeitnehmer im Laufe eines Kalenderjahres erhalten hat. Es ist ein unverzichtbares Dokument für die Steuererklärung des Arbeitnehmers und ermöglicht es den Steuerbehörden, korrekt zu ermitteln, welche Einkünfte steuerpflichtig sind.

Für Unternehmen erfordert das Ausfüllen eines Schweizer Lohnausweises grosse Sorgfalt. Der Aufbau des Dokuments ist zwar standardisiert, doch einige Abschnitte erfordern ein gutes Verständnis der Vorschriften, die für Löhne, Lohnnebenleistungen, Spesen und Sozialversicherungsbeiträge gelten. Ein Fehler bei der Angabe eines Postens kann zu Berichtigungsaufforderungen seitens der Steuerbehörden führen und den Verwaltungsaufwand für den Arbeitgeber erhöhen.

Ganz gleich, ob Sie ein Schweizer KMU, ein ausländisches Unternehmen mit Mitarbeitern in der Schweiz oder ein wachsendes Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern sind – wenn Sie wissen, wie der Lohnausweis funktioniert, können Sie Ihre Verpflichtungen in den Bereichen Personalwesen und Lohnabrechnung besser erfüllen.

In diesem Leitfaden erläutern wir, wie die verschiedenen Abschnitte des schweizerischen Lohnausweises korrekt auszufüllen sind, welche Angaben darin enthalten sein müssen und welche Punkte besondere Sorgfalt erfordern.

Der Lohnausweis in der Schweiz

Der Schweizer Lohnausweis ist ein offizielles Dokument, mit dem den Steuerbehörden alle Angaben zur Jahresvergütung eines Arbeitnehmers gemeldet werden. Er umfasst nicht nur den ausgezahlten Lohn, sondern auch die verschiedenen Leistungen, die für den Arbeitnehmer einen wirtschaftlichen Wert haben können.

Der Arbeitgeber muss für jede Person, die im Unternehmen einer unselbstständigen Erwerbstätigkeit nachgeht, einen Lohnausweis ausstellen. Das Dokument wird anschliessend dem Arbeitnehmer ausgehändigt, damit dieser es für seine Steuererklärung verwenden kann.

Sein Hauptzweck besteht darin, sicherzustellen, dass die Einkünfte transparent und einheitlich ausgewiesen werden. Dank dieses standardisierten Formulars verfügen die kantonalen und eidgenössischen Steuerbehörden über eine verlässliche Grundlage, um zu bestimmen, welche Posten bei der Steuerberechnung zu berücksichtigen sind.

Der Lohnausweis beschränkt sich daher nicht auf den festen Monatslohn. Er muss auch verschiedene Arten von Leistungen enthalten, insbesondere:

• variable Vergütungen wie Prämien oder Zuwendungen;
• bestimmte vom Arbeitgeber gewährte Sachleistungen;
• Mitarbeiterbeteiligungen;
• bestimmte Zulagen oder spezifische Leistungen;
• die vom Lohn einbehaltenen Sozialversicherungsbeiträge.

Für den Arbeitgeber ist dieses Dokument ein wichtiger Schritt im jährlichen Lohnabrechnungszyklus. Für dessen Erstellung werden zuverlässige Angaben zu allen Zahlungen und Zuwendungen benötigt, die dem Arbeitnehmer im betreffenden Jahr gewährt wurden.

Der Lohnausweis basiert auf den Richtlinien der Schweizer Steuerbehörden, insbesondere der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) und der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Diese Richtlinien legen fest, wie die verschiedenen Leistungen anzugeben sind, damit die Praxis unter den Unternehmen und Kantonen einheitlich bleibt.

Besondere Aufmerksamkeit muss den Vergünstigungen gewidmet werden, die nicht in Form einer direkten Barzahlung gewährt werden. Ein Dienstwagen, der privat genutzt werden darf, oder bestimmte vom Unternehmen angebotene Leistungen können steuerpflichtige Vergünstigungen darstellen, die ordnungsgemäss angegeben werden müssen.

Der Lohnausweis spielt daher eine zentrale Rolle in der Beziehung zwischen drei Parteien:

• der Arbeitgeber, der für die korrekte Ausstellung des Dokuments verantwortlich ist;
• der Arbeitnehmer, der es zur Erfüllung seiner steuerlichen Verpflichtungen nutzt;
• die Steuerbehörden, die sich bei der Berechnung der fälligen Steuer auf diese Angaben stützen.

Aus diesem Grund sollte das Ausfüllen des Formulars nicht als reine Verwaltungsformalität betrachtet werden. Es erfordert eine gute Kenntnis der Meldevorschriften, die für die verschiedenen Vergütungsbestandteile gelten.

Ausfüllen der allgemeinen Angaben auf dem Lohnausweis (Felder A bis I)

Bevor die Vergütungsbeträge eingegeben werden, muss der Arbeitgeber die allgemeinen Angaben ausfüllen, die das Dokument, den betreffenden Arbeitnehmer und den Steuerzeitraum identifizieren. Diese ersten Abschnitte bilden die administrative Grundlage des Lohnausweises und müssen korrekt ausgefüllt werden.

Identifikation des Arbeitnehmers und des betreffenden Zeitraums

Zunächst ist die Art des Dokuments anzugeben. Das Feld A muss angekreuzt werden, wenn es sich bei dem Dokument um einen Lohnausweis im Zusammenhang mit einer unselbstständigen Erwerbstätigkeit handelt, im Gegensatz zu einer Rentenbescheinigung.

In Feld C wird der Arbeitnehmer dann anhand seiner 13-stelligen AHV-Nummer und seines Geburtsdatums identifiziert. Die AHV-Nummer ist eine wesentliche Angabe im Schweizer Sozialversicherungssystem und muss bei der Meldung der AHV-Löhne korrekt eingegeben werden.

Der Steuerzeitraum muss in den Feldern D und E angegeben werden.

Feld D entspricht dem Kalenderjahr, auf das sich der Lohnausweis bezieht. In Feld E sind die genauen Daten anzugeben, an denen der Arbeitnehmer in das Unternehmen eingetreten ist und es verlassen hat.

Hat ein Mitarbeiter das gesamte Kalenderjahr über gearbeitet, erstreckt sich der angegebene Zeitraum in der Regel vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Ist ein Mitarbeiter im Laufe des Jahres in das Unternehmen eingetreten oder vor Jahresende ausgeschieden, sind nur die tatsächlichen Daten der Beschäftigung anzugeben.

Bei Zeitarbeitskräften, die im selben Jahr mehrere Einsätze beim selben Arbeitgeber absolviert haben, erstreckt sich der Zeitraum für die Meldung vom ersten Tag des ersten Einsatzes bis zum letzten Tag des letzten Einsatzes. Um Unklarheiten zu vermeiden, muss dies im Feld «Bemerkungen» des Lohnausweises erläutert werden.

Angabe von Fahrtkosten- und Verpflegungszuschüssen

Die Felder F und G betreffen bestimmte Leistungen, die der Arbeitgeber im Rahmen des Arbeitsalltags gewährt.

Das Feld F muss angekreuzt werden, wenn der Arbeitnehmer Anspruch auf kostenlose Beförderung zwischen Wohnort und Arbeitsstätte hat.

Dies gilt insbesondere dann, wenn ein Unternehmen einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, der auch privat genutzt werden darf. Der mit dem Fahrzeug verbundene pauschale Privatanteil deckt dann gemäss den geltenden Vorschriften auch Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte ab.

Dieses Feld muss ebenfalls angekreuzt werden, wenn der Arbeitgeber aus geschäftlichen Gründen ein Generalabonnement (GA), das allgemeine Abonnement für den öffentlichen Verkehr, zur Verfügung stellt oder direkt eine Sammelbeförderung organisiert, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihren Arbeitsplatz zu erreichen.

Feld G betrifft Mahlzeiten. Es muss angekreuzt werden, wenn das Unternehmen eine Kantine mit vergünstigten Mahlzeiten betreibt oder Lunch-Checks im Rahmen der steuerrechtlichen Vorgaben zur Verfügung stellt.

Dies muss auch dann angegeben werden, wenn der Arbeitgeber nicht weiss, ob der Arbeitnehmer die Leistung tatsächlich in Anspruch nimmt. Der Lohnausweis muss die zur Verfügung gestellte Leistung widerspiegeln, nicht nur deren tatsächliche Inanspruchnahme.

Ausfüllen der Kontaktdaten und Überprüfen des Dokuments

Feld H ist für die aktuelle Wohnadresse des Arbeitnehmers zum Zeitpunkt der Ausstellung des Lohnausweises vorgesehen. Diese Angabe muss vollständig erfolgen, damit das Dokument korrekt versandt werden kann.

Feld I enthält die Angaben zum Arbeitgeber. Dort müssen der Ort und das Datum der Ausstellung des Lohnausweises sowie der Name und die vollständige Anschrift des Unternehmens angegeben werden. Ausserdem muss die für das Ausfüllen des Lohnausweises verantwortliche Person namentlich genannt und deren Telefonnummer angegeben werden, damit die Steuerbehörde sie bei Fragen kontaktieren kann.

Das Dokument muss in der Regel von der für die Ausstellung zuständigen Person beglaubigt werden, unabhängig davon, ob es sich dabei um den Arbeitgeber oder einen mit der Verwaltungsabwicklung betrauten Beauftragten handelt.

Werden Lohnausweise jedoch vollautomatisch von zertifizierter Lohnbuchhaltungssoftware unter Verwendung eines anerkannten elektronischen Systems erstellt, ist eine handschriftliche Unterschrift in der Regel nicht erforderlich. Sie wird jedoch notwendig, wenn nach der automatischen Erstellung des Dokuments manuell Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen werden.

Diese ersten Abschnitte stellen somit sicher, dass der Lohnausweis korrekt identifiziert wird, bevor die finanziellen Posten behandelt werden. Sobald diese administrativen Angaben vollständig sind, kann der Arbeitgeber die verschiedenen Bestandteile der Vergütung und der dem Arbeitnehmer gewährten Leistungen eingeben.

Angabe von Bruttolohn und Leistungen (Ziffern 1 bis 8)

Der finanzielle Teil des Schweizer Lohnausweises ist einer der wichtigsten Abschnitte des Formulars. Er enthält alle Bestandteile der Jahresvergütung des Arbeitnehmers, sei es der direkt ausgezahlte Lohn, variable Vergütungen oder in anderer Form gewährte Vorteile.

Für den Arbeitgeber besteht das Ziel darin, die verschiedenen Einkommenskategorien korrekt voneinander zu unterscheiden, damit jede Leistung unter der entsprechenden Rubrik ausgewiesen wird. Diese Unterscheidung ist wichtig, da bestimmte Posten einer besonderen steuerlichen Behandlung unterliegen und getrennt vom Grundlohn ausgewiesen werden müssen.

Die Ziffern 1 bis 8 geben daher einen Überblick über die Gesamtvergütung des Arbeitnehmers für das betreffende Jahr, angefangen beim Bruttolohn bis hin zu den verschiedenen spezifischen Leistungen.

Bruttolohn sowie einmalige Leistungen (Ziffern 1 und 3)

Ziffer 1 entspricht dem gesamten Bruttolohn, der dem Arbeitnehmer im Steuerjahr gezahlt wurde.

Dazu gehören alle regelmässigen Bezüge im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit, insbesondere:

• der feste Monatslohn;
• ein 13. Monatslohn, sofern zutreffend;
• Zulagen, die direkt vom Arbeitgeber gezahlt werden;
• bestimmte regelmässige Zulagen, die an die Arbeitsbedingungen geknüpft sind.

Der angegebene Betrag muss die im betreffenden Jahr tatsächlich gezahlte Bruttovergütung vor Abzug von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern widerspiegeln.

Auch Zulagen oder zusätzliche Leistungen, die Bestandteil der Vergütung sind, müssen hier berücksichtigt werden. Dazu zählen Geburtszulagen, Kinderzulagen, sofern diese vom Unternehmen gezahlt werden, oder bestimmte Zulagen im Zusammenhang mit besonderen Belastungen wie Nachtarbeit oder spezifischen Reisebedingungen.

Wenn Familienzulagen nicht vom Arbeitgeber, sondern direkt von einer Ausgleichskasse gezahlt werden, werden sie nicht als vom Unternehmen gezahlte Leistung ausgewiesen. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Situation im Feld «Bemerkungen» des Lohnausweises zu erläutern, um Missverständnisse zu vermeiden.

Ziffer 3 befasst sich seinerseits mit nicht regelmässigen Leistungen. Dabei handelt es sich um Zahlungen, die nicht regelmässig jeden Monat erfolgen und in der Regel einmalig gezahlt werden.

Dazu gehören insbesondere:

• leistungsabhängige Boni;
• ausserordentliche Boni;
• Gratifikationen;
• Treueprämien;
• bestimmte Geldgeschenke, die an die Dauer der Betriebszugehörigkeit geknüpft sind;
• pauschale Umzugsentschädigungen, die der Arbeitgeber aus beruflichen Gründen ausrichtet.

Die gesonderte Ausweisung dieser Beträge liegt im Interesse des Arbeitnehmers, wenn das Arbeitsverhältnis nicht das gesamte Kalenderjahr umfasst. Ist der Arbeitnehmer das ganze Jahr über beschäftigt gewesen, kann der Arbeitgeber auf diese gesonderte Ausweisung verzichten und den Betrag unter Ziffer 1 als Bestandteil des Lohns aufführen.

Diese Unterscheidung ist daher besonders wichtig für Arbeitnehmer, die nicht das ganze Jahr über beschäftigt waren. Ein ausserordentlicher Bonus, der in den regulären Lohn einfliesst, könnte ein irreführendes Bild der Jahresvergütung vermitteln und bestimmte Steuerberechnungen erschweren, insbesondere im Zusammenhang mit der Quellensteuer.

Sachbezüge und der private Anteil an einem Firmenwagen (Ziffer 2)

Ziffer 2 befasst sich mit Sachleistungen, d. h. mit Vorteilen, die nicht direkt in bar ausgezahlt werden, aber für den Arbeitnehmer einen wirtschaftlichen Wert darstellen.

Diese Leistungen müssen angegeben werden, wenn sie einen vom Arbeitgeber gewährten privaten Vorteil darstellen.

Ziffer 2.1 betrifft die vom Unternehmen kostenlos oder zu günstigen Konditionen bereitgestellte Unterkunft und Verpflegung. Deren Wert ist anhand der in den schweizerischen Steuervorschriften festgelegten Pauschalsätze zu ermitteln.

Ziffer 2.2 betrifft den privaten Anteil im Zusammenhang mit der Nutzung eines Dienstwagens.

Wenn ein Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug für private Fahrten nutzen darf, muss dieser Vorteil auf dem Lohnausweis ausgewiesen werden. Die Berechnung basiert auf einem pauschalen privaten Anteil von 0,9 % pro Monat des Kaufpreises des Fahrzeugs, einschliesslich aller Sonderausstattungen und ohne Mehrwertsteuer, mit einem Mindestbetrag von 150 CHF pro Monat, sofern dieser Kaufpreis unter 16'667 CHF liegt. Bei einem Leasingfahrzeug ersetzt der im Leasingvertrag angegebene Barkaufpreis ohne Mehrwertsteuer den Anschaffungspreis.

Beispielsweise bei einem Fahrzeug mit einem Kaufpreis von 50'000 CHF ohne Mehrwertsteuer:

• 0,9 % von 50'000 CHF entsprechen 450 CHF pro Monat;
• Der jährlich anzugebende private Vorteil beträgt somit 5'400 CHF.

Wenn der Arbeitnehmer finanziell zur Nutzung des Fahrzeugs beiträgt, verringert dieser Eigenbeitrag den anzugebenden privaten Vorteil. Bei einem Fahrzeug, das für 50'000 CHF ohne Mehrwertsteuer erworben wurde, muss ein Arbeitnehmer, der monatlich 200 CHF an seinen Arbeitgeber zahlt, daher einen privaten Anteil von 3'000 CHF angeben, d. h. 5'400 CHF abzüglich der bereits gezahlten 2'400 CHF.

Wenn der Beitrag dem privaten Anteil entspricht oder diesen übersteigt, ist unter Ziffer 2.2 nichts mehr anzugeben, und unter Ziffer 15 muss der Vermerk «Vom Arbeitnehmer gezahlter privater Anteil» erscheinen. Ein etwaiger Überschuss darf nicht als negativer Betrag eingetragen werden.

Anders verhält es sich, wenn der Arbeitnehmer erhebliche Kosten selbst trägt, beispielsweise alle Wartungs-, Versicherungs-, Kraftstoff- und Reparaturkosten. Die Übernahme der Kraftstoffkosten allein oder der Ladekosten für ein Elektrofahrzeug allein reicht nicht aus. In diesem Fall wird unter Ziffer 2.2 kein Betrag angegeben, und der Arbeitgeber trägt unter Ziffer 15 den Vermerk «Privater Anteil am Dienstwagen ist im Veranlagungsverfahren zu klären» ein.

Die korrekte Behandlung dieses Abschnitts ist wichtig, da die private Nutzung eines Fahrzeugs eine steuerpflichtige Leistung darstellt, die in die angegebene Vergütung einzubeziehen ist.

Ziffer 2.3 befasst sich mit sonstigen Nebenleistungen. Dieser Abschnitt kann Folgendes umfassen:

• der Wert eines Generalabonnements, wenn diese nicht durch geschäftliche Erfordernisse gerechtfertigt ist;
• bestimmte Vorteile im Zusammenhang mit REKA-Schecks, wenn der gewährte Rabatt die steuerlich zulässigen Grenzen überschreitet.

Der Arbeitgeber muss daher jede gewährte Leistung prüfen, um festzustellen, ob sie in diesem Teil des Lohnausweises aufgeführt werden sollte.

Sonstige Leistungen, Kapitalzahlungen und Beteiligungsrechte (Ziffern 4 bis 7)

Bestimmte Vergütungsformen entsprechen weder einem gewöhnlichen Lohn noch den üblichen Sachleistungen. Sie sind daher in gesonderten Abschnitten des Lohnausweises aufgeführt.

Ziffer 4 betrifft Kapitalzahlungen.

Dazu können gehören:

• Abfindungszahlungen mit Rentencharakter;
• bestimmte Leistungen, die nach dem Tod eines Arbeitnehmers gezahlt werden, wie beispielsweise die Lohnfortzahlung zugunsten der hinterbliebenen Angehörigen.

Ziffer 5 betrifft Mitarbeiterbeteiligungen.

Wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitern Aktien, Optionen oder andere Beteiligungsrechte gewährt, muss deren Wert hier angegeben werden. Der Arbeitgeber muss ausserdem ein ergänzendes Blatt beifügen, aus dem hervorgeht, wie der gewährte Vorteil berechnet wurde.

In diesem ergänzenden Blatt wird der verwendete Wert erläutert, der in der Regel auf der Grundlage des Marktwerts des Wertpapiers oder der Beteiligung zum massgeblichen Zeitpunkt ermittelt wird, wobei ein vom Arbeitnehmer gezahlter Preis berücksichtigt wird.

Ziffer 6 betrifft die Zahlungen an die Mitglieder des Verwaltungsrats.

Dazu gehören unter anderem folgende Vorteile:

• Tantiemen;
• Sitzungsgelder;
• bestimmte Zahlungen im Zusammenhang mit einem Verwaltungsratsmandat.

Unter Ziffer 7 sind die Leistungen zusammengefasst, die unter keine der vorangegangenen Rubriken fallen.

Zu dieser Kategorie können gehören:

• Erwerbsersatzentschädigungen (EO), sofern diese über den Arbeitgeber ausgezahlt werden und nicht bereits unter Ziffer 1 angegeben sind;
• bestimmte Taggelder der Sozialversicherungen, die über das Unternehmen abgewickelt werden;
• vom Arbeitgeber direkt abgeführte Quellensteuer;
• Arbeitgeberbeiträge zu den Versicherungen des Arbeitnehmers oder seiner nahen Angehörigen, insbesondere Krankenkassenbeiträge und Formen der freien Vorsorge (Säule 3b);
• Arbeitgeberbeiträge zur Säule 3a, unabhängig davon, ob sie vom Lohn abgezogen oder direkt gezahlt werden;
• vom Arbeitgeber für die Kinder des Arbeitnehmers gezahlte Schulgebühren;
• Trinkgelder, wenn diese einen wesentlichen Teil des Lohns ausmachen;
• Beiträge an die berufliche Vorsorge, die normalerweise vom Arbeitnehmer zu zahlen wären, aber ausnahmsweise vom Arbeitgeber übernommen werden.

Im letztgenannten Fall stellt der gedeckte Betrag eine dem Arbeitnehmer gewährte Leistung dar. Er muss unter Ziffer 7 hinzugefügt und anschliessend in Ziffer 10 des Lohnausweises übertragen werden, damit er als Abzug berücksichtigt wird. Gewöhnliche Arbeitgeberbeiträge dürfen nicht unter Ziffer 7 ausgewiesen werden. Gleiches gilt für Arbeitgeberbeiträge zur obligatorischen Unfallversicherung – sowohl für Berufsunfälle als auch für Nichtberufsunfälle – sowie für die Kollektiv-Krankentaggeldversicherung und die vom Unternehmen abgeschlossenen Zusatzunfallversicherungen.

Unter Ziffer 8 werden dann die verschiedenen angegebenen Beträge addiert, um den auf dem Lohnausweis ausgewiesenen gesamten Bruttolohn zu ermitteln.

Angabe von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuerabzügen (Ziffern 9 bis 12)

Nachdem die verschiedenen Bestandteile des Bruttolohns des Arbeitnehmers eingegeben wurden, muss der Arbeitgeber die Abschnitte zu den Sozialversicherungs- und Steuerabzügen ausfüllen. In diesem Teil des Lohnausweises sind die Beträge aufgeführt, die im Laufe des Jahres vom Lohn des Arbeitnehmers einbehalten wurden.

Diese Angaben müssen mit den tatsächlich über die Lohnabrechnung abgezogenen Beträgen übereinstimmen. Eine Abweichung zwischen den auf den Lohnabrechnungen ausgewiesenen Daten und den im Lohnausweis angegebenen Zahlen kann zu Rückfragen seitens der Steuerbehörden führen oder eine administrative Korrektur erforderlich machen.

Die Ziffern 9 bis 12 befassen sich hauptsächlich mit der obligatorischen Sozialversicherung, der beruflichen Vorsorge, den BVG-Einkäufen und der Quellensteuer.

Obligatorische Sozialversicherung (Ziffer 9)

Unter Ziffer 9 sind die Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung zusammengefasst, die direkt vom Lohn des Arbeitnehmers abgezogen werden.

Es umfasst lediglich den Arbeitnehmeranteil an der Sozialversicherung, d. h. die Beträge, die tatsächlich vom Arbeitnehmer zu tragen sind und von seinem Bruttolohn einbehalten werden.

Dieser Abschnitt umfasst:

• Beiträge zur Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV);
• Beiträge zur Invalidenversicherung (IV);
• Beiträge zur Erwerbsersatzordnung (EO);
• Beiträge zur Arbeitslosenversicherung (ALV);
• Prämien für die Nichtberufsunfallversicherung (NBU).

Diese Abzüge sind die wichtigsten Sozialversicherungsabzüge, die auf einen Schweizer Lohn erhoben werden. Sie dienen der Finanzierung der verschiedenen Sozialversicherungssysteme, denen die Arbeitnehmer angeschlossen sind.

Der Arbeitgeber muss jedoch darauf achten, dass keine Versicherungsverträge, die anderen Kategorien zuzuordnen sind, in diesen Abschnitt aufgenommen werden.

Bestimmte Kosten dürfen nicht unter Ziffer 9 ausgewiesen werden, auch wenn sie direkt vom Lohn des Arbeitnehmers abgezogen werden.

Dies gilt insbesondere für:

• Beiträge zur obligatorischen Krankenversicherung (KVG), die zu Lasten des Arbeitnehmers gehen und unter Ziffer 7 angegeben werden, wenn sie vom Arbeitgeber übernommen werden;
• Versicherungsbeiträge für die Krankentaggeldversicherung (KTG), sofern diese vom Arbeitnehmer getragen werden;
• Prämien für Zusatzunfallversicherungen, die nicht Teil der gesetzlichen Sozialversicherung sind.

Diese Posten stellen keine obligatorischen Sozialversicherungsabzüge im Sinne des Lohnausweises dar und dürfen daher in diesem Abschnitt nicht aufgeführt werden.

Für den Arbeitgeber ist es unerlässlich, die verschiedenen Kategorien von Abzügen klar voneinander abzugrenzen. Der Lohnausweis darf nur die Beträge ausweisen, die den im Schweizer System festgelegten Sozialversicherungspflichten entsprechen.

Berufliche Vorsorge und Einkäufe (Ziffer 10)

Ziffer 10 betrifft Beiträge an die berufliche Vorsorge, auch als zweite Säule bezeichnet, die im Bruttolohn enthalten und gemäss den Bestimmungen des Lohnausweises abzugsfähig sind.

Darin enthalten sind die Beiträge, die üblicherweise vom Lohn des Arbeitnehmers einbehalten werden. Wenn der Arbeitgeber einen Beitrag übernimmt, der eigentlich vom Arbeitnehmer zu tragen wäre, wird der Betrag zunächst unter Ziffer 7 als sonstige Leistung ausgewiesen und anschliessend zur Abzugsfähigkeit in Ziffer 10 übertragen.

Ziffer 10.1 umfasst die ordentlichen Beiträge an die berufliche Vorsorge. Ziffer 10.2 umfasst die über den Arbeitgeber getätigten BVG-Einkäufe.

Ordentliche BVG-Beiträge (Ziffer 10.1)

Ziffer 10.1 entspricht den im Rahmen der zweiten Säule gezahlten ordentlichen Beiträgen.

Darin enthalten sind die Beträge, die gemäss den folgenden Bestimmungen vom Lohn des Arbeitnehmers einbehalten wurden:

• die gesetzlichen Mindestanforderungen;
• die Bestimmungen der vom Unternehmen gewählten Pensionskasse;
• der für den Arbeitnehmer geltende Vorsorgeplan.

Diese Beträge müssen mit den im Laufe des Jahres tatsächlich vorgenommenen Abzügen übereinstimmen.

Für den Arbeitgeber müssen die im Lohnausweis angegebenen Daten mit den Angaben der Vorsorgeeinrichtung und den monatlichen Lohnabrechnungen übereinstimmen.

Da die berufliche Vorsorge in das gesamte Schweizer Vergütungssystem eingebettet ist, kann jede Änderung des Status des Arbeitnehmers, des versicherten Lohns oder des Vorsorgeplans Auswirkungen auf die gemeldeten Beträge haben.

Einkäufe in die berufliche Vorsorge (Ziffer 10.2)

Ziffer 10.2 betrifft freiwillige BVG-Einkäufe durch den Arbeitnehmer.

Mit einem Einkauf kann eine versicherte Person eine Vorsorgelücke schliessen, um ihr Altersguthaben aufzustocken. Solche Lücken können in verschiedenen Situationen entstehen:

• nach Beginn der beruflichen Laufbahn in die Schweiz zu kommen;
• eine Phase eingeschränkter beruflicher Tätigkeit;
• eine berufliche Auszeit;
• eine deutliche Lohnerhöhung im Laufe der beruflichen Laufbahn.

Wenn der Arbeitnehmer einen Einkauf tätigt und diese vom Arbeitgeber direkt vom Lohn einbehalten wird, muss der Betrag in diesem Abschnitt ausgewiesen werden.

Diese Zahlungen sind für den Arbeitnehmer steuerlich von Interesse, da sie nach den geltenden Vorschriften in der Regel vom steuerpflichtigen Einkommen abgezogen werden können.

Der Arbeitgeber muss dennoch sicherstellen, dass die Angaben korrekt sind. Über die Lohnabrechnung getätigte Einkäufe müssen in den vorgeschriebenen Unterlagen ausgewiesen werden, damit der Arbeitnehmer von der beabsichtigten steuerlichen Behandlung profitieren kann.

Bitte beachten Sie, dass Einkäufe im Rahmen der Säule 3a in diesem Abschnitt nicht aufgeführt sind. Sie gehören zu einer anderen Form der individuellen Vorsorge und erfordern gegebenenfalls eine spezielle Bescheinigung.

Nettoeinkommen nach Lohnabzügen (Ziffer 11)

Ziffer 11 des Lohnausweises entspricht dem Nettolohn nach Abzug der verschiedenen vom Arbeitnehmer zu tragenden Beiträge und Abzüge. Es handelt sich um einen Gesamtbetrag, der den massgeblichen Betrag angibt, nachdem die wichtigsten Sozialabgaben berücksichtigt wurden.

Dieser Betrag ergibt sich aus dem unter Ziffer 8 angegebenen gesamten Bruttolohn, von dem dann die in den vorangegangenen Abschnitten aufgeführten Abzüge abgezogen werden, insbesondere:

• Beiträge an AHV/IV/EO;
• Beiträge zur Arbeitslosenversicherung (ALV);
• Beiträge zur Nichtberufsunfallversicherung (NBU);
• ordentliche Beiträge an die berufliche Vorsorge (BVG);
• BVG-Einkäufe, die der Arbeitnehmer über einen Lohnabzug getätigt hat;
• sonstige gesetzlich vorgeschriebene Einbehaltungen.

Ziffer 11 entspricht daher nicht einfach dem Betrag, der auf das Bankkonto des Arbeitnehmers überwiesen wurde. Er stellt das gemäss den Bestimmungen des Lohnausweises berechnete Nettoeinkommen dar, vor bestimmten spezifischen Anpassungen, die je nach steuerlicher oder behördlicher Situation des Arbeitnehmers gegebenenfalls anfallen können.

Für den Arbeitgeber stellt dieser Abschnitt einen wichtigen Kontrollpunkt dar. Die angegebenen Beträge müssen mit den Daten der Lohnbuchhaltung übereinstimmen und mit den im Laufe des Jahres ausgestellten Lohnabrechnungen konsistent sein. Eine Diskrepanz zwischen den monatlichen Einbehaltungen und dem jährlichen Lohnausweis kann zu Rückfragen seitens des Arbeitnehmers oder der Steuerbehörden führen.

Besondere Aufmerksamkeit muss zudem den quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmern, den Arbeitnehmern, die Sachleistungen erhalten, sowie Fällen gewidmet werden, in denen im Laufe des Jahres Korrekturen vorgenommen werden. Der Lohnausweis muss die tatsächlichen Bezüge und Abzüge widerspiegeln, die während des betreffenden Steuerzeitraums angefallen sind.

Quellensteuer für die betroffenen Arbeitnehmer (Ziffer 12)

Ziffer 12 betrifft die Quellensteuer, die vom Arbeitgeber direkt vom Lohn des Arbeitnehmers einbehalten wird.

In der Schweiz werden bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern an der Quelle besteuert. Dies gilt insbesondere für:

• ausländische Arbeitnehmer, die keine Niederlassungsbewilligung C besitzen;
• bestimmte Grenzgänger, je nach den geltenden Vorschriften;
• sonstige in den Steuergesetzen vorgesehene Fälle.

Wenn das Unternehmen Quellensteuer vom Lohn einbehält, muss es auf dem Lohnausweis den Gesamtbetrag angeben, der im Laufe des Kalenderjahres einbehalten wurde.

Der eingetragene Betrag muss der tatsächlich einbehaltenen Steuer entsprechen und ohne Plus- oder Minuszeichen angegeben werden. Es gibt nur eine Ausnahme: Übersteigt die vom Arbeitgeber zu erstattende Quellensteuer den im Laufe des Jahres einbehaltenen Betrag, wird die Differenz als negativer Betrag angegeben, und der erstattete Betrag muss dann unter Ziffer 15 aufgeführt werden.

Der Arbeitgeber muss zudem besonders auf etwaige Anpassungen in Bezug auf frühere Steuerjahre achten. Sind in der gemeldeten Quellensteuer Beträge aus früheren Zeiträumen enthalten, muss im Feld «Bemerkungen» des Lohnausweises eine Erläuterung hinzugefügt werden.

Angabe der Spesen und Ausfüllen der Bemerkungen (Ziffern 13 bis 15)

Der letzte Teil des Schweizer Lohnausweises befasst sich mit den Spesen, bestimmten spezifischen Leistungen und den zusätzlichen Informationen, die zum Verständnis der Situation des Arbeitnehmers erforderlich sind. Diese Abschnitte spielen eine wichtige Rolle, da sie es den Steuerbehörden ermöglichen, Erstattungen im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit von Posten zu unterscheiden, die als steuerpflichtige Leistungen behandelt werden können.

Für den Arbeitgeber erfordert dieser Abschnitt besondere Sorgfalt. Spesen dürfen nicht ungefähr angegeben werden: Ihre Behandlung hängt von der angewandten Erstattungsmethode, davon, ob eine von den Steuerbehörden genehmigtes Spesenreglement vorliegt, sowie von der Art der betreffenden Kosten ab.

Die Ziffern 13 bis 15 vervollständigen somit den Lohnausweis, indem sie die erforderlichen Angaben zu Spesenerstattungen, besonderen Leistungen und individuellen Sachverhalten enthalten.

Effektive und pauschale Spesen (Ziffer 13)

Ziffer 13 betrifft vom Arbeitgeber übernommene Spesen.

Diese Ausgaben entsprechen den Kosten, die dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit entstanden sind und vom Unternehmen erstattet werden. Wie sie ausgewiesen werden, hängt davon ab, auf welche Weise die Erstattungen erfolgen.

Es muss zwischen effektiven Spesen und Pauschalspesen unterschieden werden.

Effektive Spesen (Ziffer 13.1)

Als effektive Spesen gelten Kosten, die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstanden sind und vom Arbeitgeber auf der Grundlage von Belegen oder nach genau festgelegten Regeln erstattet werden.

Sie können folgende Bereiche abdecken:

• Kosten für Dienstreisen;
• Mahlzeiten, die im beruflichen Umfeld eingenommen werden;
• Unterbringungskosten;
• bestimmte Kosten im Zusammenhang mit Dienstreisen.

Wenn das Unternehmen diese Ausgaben gegen Vorlage der Originalbelege erstattet und die in den Steuerrichtlinien festgelegten Bedingungen erfüllt, kann es unter Ziffer 13.1.1 einfach das Feld ankreuzen, ohne den gezahlten Gesamtbetrag anzugeben. Dabei ist jedoch Folgendes zu beachten: Verfügt das Unternehmen über ein vom Kanton seines Sitzes genehmigtes Spesenreglement, darf dieses Feld ausdrücklich nicht angekreuzt werden; stattdessen ist unter Ziffer 15 auf die Regelung zu verweisen.

Die vereinfachte Behandlung gilt insbesondere dann, wenn die Erstattungen den Pauschalsätzen entsprechen, die für bestimmte alltägliche Kosten wie Geschäftsessen oder die Nutzung eines Privatfahrzeugs für berufliche Zwecke vorgesehen sind.

Sind die erforderlichen Voraussetzungen nicht erfüllt, muss der Arbeitgeber den tatsächlich erstatteten Betrag angeben.

Ziffer 13.1.2 umfasst sonstige effektive Spesen, die nicht unter die vorgenannten Kategorien fallen. Dazu können spezifische Kosten im Zusammenhang mit bestimmten Arbeitssituationen gehören, wie beispielsweise:

• Kosten im Zusammenhang mit Telearbeit oder Homeoffice, wenn diese vom Unternehmen getragen werden;
• bestimmte spezifische Kosten, die bei Expatriates anfallen;
• sonstige Spesen, die gegen Vorlage von Belegen erstattet werden.

Ziel ist es, den Steuerbehörden zu ermöglichen, die Art der gezahlten Beträge eindeutig zu identifizieren.

Pauschalspesen (Ziffer 13.2)

Pauschalspesen sind Beträge, die der Arbeitgeber regelmässig zur Deckung bestimmter Berufsauslagen ausrichtet, ohne dass hierfür systematisch Belege vorgelegt werden müssen.

Im Gegensatz zu den effektiven Spesen müssen sie auf dem Lohnausweis als Betrag ausgewiesen werden.

Dieser Abschnitt umfasst:

• pauschale Repräsentationsspesen;
• pauschale Autospesen;
• sonstige Pauschalspesen.

Selbst wenn ein Spesenreglement von den zuständigen Steuerbehörden genehmigt wurde, müssen die dem Arbeitnehmer gewährten Pauschalbeträge im Lohnausweis aufgeführt sein.

Der Arbeitgeber muss daher die angewandten Regeln eindeutig dokumentieren, um die Art der geleisteten Erstattungen zu begründen.

Beiträge an die Weiterbildung (Ziffer 13.3)

Ziffer 13.3 regelt die Arbeitgeberbeiträge zur Weiterbildung oder beruflichen Umschulung, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Dieser Abschnitt gilt insbesondere, wenn:

• die Rechnung für die Weiterbildung lautet auf den Namen des Arbeitnehmers;
• der Arbeitgeber erstattet diese Kosten anschliessend.

Wenn das Unternehmen einen Schulungsanbieter direkt bezahlt oder selbst interne Schulungen organisiert, muss diese Leistung in der Regel nicht in diesem Abschnitt angegeben werden.

Diese Unterscheidung trennt einen vom Unternehmen getragenen betrieblichen Aufwand von einer dem Arbeitnehmer direkt gewährten Leistung.

Zu erwähnende Ausnahmen und Vorteile (Ziffer 14)

Ziffer 14 dient zur Erfassung bestimmter Sachleistungen, deren genauer Wert sich nicht ohne Weiteres ermitteln lässt.

Allerdings muss nicht jede vom Arbeitgeber gewährte Leistung gemeldet werden.

Die Steuerrichtlinien sehen eine Reihe von Ausnahmen vor, die Leistungen betreffen, die als üblich oder von untergeordneter Bedeutung gelten.

Insbesondere müssen folgende Leistungen nicht angegeben werden:

• ein kostenlos zur Verfügung gestelltes Halbtax-Abonnement;
• die private Nutzung eines Diensthandys oder -laptops;
• Beiträge für Vereins- und Clubmitgliedschaften bis zu 1'000 CHF pro Fall, wobei Beiträge für Fitnessstudios ausdrücklich von dieser Toleranz ausgenommen sind;
• übliche Geschenke zu besonderen Anlässen, sofern die zulässigen Beträge eingehalten werden.

Werden diese Grenzbeträge überschritten, muss grundsätzlich der gesamte Betrag angegeben werden, nicht nur der übersteigende Teil: unter Ziffer 2.3 bei Sachgeschenken und unter Ziffer 15 bei Vereins- und Clubbeiträgen. Eine Ausnahme bilden Rabatte auf REKA-Schecks, da hier nur der Teil über 600 CHF pro Jahr angegeben werden muss.

Geldgeschenke hingegen werden weiterhin als Vergütung behandelt und müssen entsprechend behandelt werden.

Für den Arbeitgeber ist die Unterscheidung zwischen einer unerheblichen Leistung und einer steuerpflichtigen Leistung daher von entscheidender Bedeutung. Eine Leistung, die auf den ersten Blick geringfügig erscheint, muss möglicherweise angegeben werden, wenn sie die festgelegten Grenzen überschreitet oder wenn sie für den Arbeitnehmer einen echten wirtschaftlichen Vorteil darstellt.

Obligatorische Angaben und weitere Einzelheiten (Ziffer 15)

Ziffer 15, «Bemerkungen», spielt auf dem Lohnausweis eine wesentliche Rolle. Sie ermöglicht es, Erläuterungen hinzuzufügen, wenn bestimmte Situationen zusätzliche Informationen erfordern.

Dieser Abschnitt sollte nicht als Freitextfeld betrachtet werden, sondern als Möglichkeit, bestimmte im Dokument angegebene Punkte zu erläutern.

Je nach Situation können mehrere Angaben erforderlich sein.

Der Arbeitgeber muss insbesondere Folgendes angeben:

• das Vorliegen einer von den Steuerbehörden genehmigten Spesenreglements mit entsprechendem Verweis;
• ein finanzieller Beitrag des Arbeitnehmers für die private Nutzung eines Firmenwagens;
• Teilzeitbeschäftigung, sofern diese Angabe relevant ist;
• das Vorliegen mehrerer Lohnausweise, die im selben Jahr für denselben Arbeitnehmer ausgestellt wurden.

Stellt ein Arbeitgeber mehrere Lohnausweise für ein und dasselbe Steuerjahr aus, muss er deren Reihenfolge angeben, beispielsweise indem er darauf hinweist, dass es sich bei dem Dokument um eine von mehreren für den betreffenden Zeitraum ausgestellten Lohnausweise handelt.

Dieser Abschnitt kann auch dazu dienen, bestimmte Situationen zu erläutern, die ohne weitere Einzelheiten falsch interpretiert werden könnten.

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Im Rahmen einer vorschriftsmässigen Lohnabrechnung in der Schweiz erfordert die Ausstellung eines Schweizer Lohnausweises weit mehr als nur das einfache Übertragen der Daten aus den Lohnabrechnungen. Der Arbeitgeber muss in der Lage sein, jede Vergütungskomponente korrekt zu identifizieren, steuerpflichtige Leistungen von Spesenvergütungen zu unterscheiden und den Überblick über gesetzliche Änderungen zu behalten, die sich auf Lohnmeldungen in der Schweiz auswirken können.

Sowohl für Schweizer Unternehmen als auch für ausländische Firmen, die Mitarbeiter in der Schweiz beschäftigen, kann dies schnell komplex werden. Sachleistungen, Spesen, Sozialversicherungsbeiträge, Quellensteuer und die besonderen Gegebenheiten internationaler Mitarbeiter erfordern ein konsequentes Vorgehen, um administrative Fehler zu vermeiden.

Bei Numeriq Payroll unterstützen wir Unternehmen bei der Abwicklung ihrer Lohnabrechnung in der Schweiz und bei der Erfüllung aller mit der Personalverwaltung verbundenen Verpflichtungen. Unser Team kümmert sich um die erforderlichen Prozesse zur Erstellung zuverlässiger Lohnausweise und stützt sich dabei auf fundierte Kenntnisse des Schweizer Sozialversicherungs- und Steuersystems.

Dank unserer Fachkompetenz unterstützen wir Arbeitgeber dabei, ihre Lohndaten zu strukturieren, die verschiedenen Vergütungskomponenten korrekt zu integrieren und die an die Mitarbeiter sowie an die zuständigen Behörden übermittelten Informationen zu sichern.

Unser Schweizer Team verfügt über insgesamt mehr als 50 Jahre Erfahrung in den Bereichen Lohnabrechnung, Personalverwaltung und Einhaltung der Sozialversicherungsvorschriften. Derzeit betreuen wir mehr als 100 Unternehmen und übernehmen die Lohnabrechnung für über 1'000 Auftragnehmer, wobei wir bei der Lohnabrechnung eine Genauigkeit von 99,9 % erreichen.

Unser Ansatz geht über die reine Erstellung von Lohnausweisen hinaus und basiert auf persönlicher, menschlicher Betreuung. Unser mehrsprachiges Team mit Sitz in der Schweiz steht Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermassen für Fragen zur Verfügung und bietet rund um die Uhr Unterstützung, die auf die individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens zugeschnitten ist. Dank eines strukturierten Onboarding-Prozesses kann unser Team Ihre Lohndaten schnell übernehmen und die Umstellung Ihrer Lohnabrechnung organisieren, wobei die Beeinträchtigungen für Ihre Teams auf ein Minimum beschränkt werden.

Ganz gleich, ob Sie Ihre bestehende Lohnbuchhaltung auslagern, Mitarbeiter in der Schweiz einstellen möchten, ohne sofort eine lokale Niederlassung zu gründen, oder als internationales Unternehmen von fachkundiger Unterstützung profitieren möchten – Numeriq Payroll hilft Ihnen dabei, Ihre Verpflichtungen im Bereich der Lohnabrechnung einfacher, transparenter und sorgenfrei zu erfüllen.