Jeder Schweizer Arbeitgeber, der einer AHV-Ausgleichskasse angeschlossen ist, muss einmal jährlich die an seine Arbeitnehmer gezahlten Löhne melden. Auf dieser Grundlage wird der endgültige Betrag der Sozialversicherungsbeiträge für die AHV, die IV, die EO und gegebenenfalls die Arbeitslosenversicherung (ALV) berechnet. Obwohl die Meldung nur einmal im Jahr erfolgt, ist sie der abschliessende Schritt eines Beitragsprozesses, der von Januar bis Dezember läuft.
Um Nachzahlungen, Verzugszinsen und Rechenfehler zu vermeiden, muss man zunächst genau wissen, welche Vergütungsarten gemeldet werden müssen, welche Fristen gelten und wie die Meldung bei der Ausgleichskasse einzureichen ist. Hier erfahren Sie, was jeder Arbeitgeber über die AHV-Lohnmeldung wissen muss.
Was ist die AHV-Lohnmeldung?
Die AHV-Lohnmeldung ist eine jährliche Verpflichtung, die für jeden Arbeitgeber gilt, der einer Ausgleichskasse angeschlossen ist. Dabei werden die im vergangenen Jahr tatsächlich ausgezahlten Löhne gemeldet, damit die genaue Höhe der fälligen Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden kann.
Diese Formalität ersetzt nicht die im Laufe des Jahres gezahlten Beiträge. Sie dient dazu, zu überprüfen, ob die bereits geleisteten Akontozahlungen mit den tatsächlich an die Mitarbeiter ausgezahlten Löhnen übereinstimmen.
Wozu dient die jährliche Gehaltserklärung?
In der Schweiz werden die Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitgeber in der Regel in monatlichen oder vierteljährlichen Akontozahlungen geleistet. Diese Akontozahlungen basieren auf einer Schätzung der jährlichen Lohnsumme.
Zum Ende des Geschäftsjahres meldet der Arbeitgeber seine tatsächliche Lohnsumme an seine Ausgleichskasse. Die Kasse gleicht daraufhin die bereits eingezogenen Akontozahlungen mit den tatsächlich fälligen Beiträgen ab.
Die jährliche Lohnmeldung dient daher folgenden Zwecken:
- die endgültige Abrechnung der Beiträge für AHV, IV, EO und ALV erstellen;
- die Differenz ausgleichen, die entsteht, wenn die tatsächlichen Lohnkosten von der ursprünglichen Schätzung abweichen;
- sicherstellen, dass die gemeldeten Gehälter korrekt auf dem individuellen Konto jedes Mitarbeiters erfasst werden, da dies später ausschlaggebend für deren Sozialversicherungsansprüche ist.
Reichen die geleisteten Akontozahlungen nicht aus, begleicht der Arbeitgeber den ausstehenden Restbetrag. Waren sie zu hoch, erstattet die Ausgleichskasse die Differenz zurück oder verrechnet sie, je nach den geltenden Modalitäten.
Wer muss diese Lohnmeldung einreichen?
Betroffen sind alle Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen und einer AHV-Ausgleichskasse angeschlossen sind. Grösse und Branche spielen dabei keine Rolle: Sobald ein Arbeitgeber einen sozialversicherungspflichtigen Lohn zahlt, muss er eine jährliche Lohnmeldung einreichen.
Dies gilt insbesondere für:
- KMU und Grossunternehmen;
- Start-ups mit einem oder mehreren Mitarbeitern;
- Vereinigungen und Stiftungen, die Mitarbeiter beschäftigen;
- ausländische Unternehmen, die über eine vorschriftsmässige Struktur Mitarbeiter in der Schweiz beschäftigen.
Einige sehr kleine Arbeitgeber können dennoch ein vereinfachtes Buchführungsverfahren anwenden, das anders funktioniert als das Standardverfahren. Wir werden später in diesem Artikel noch darauf zurückkommen.
Welche Löhne müssen der AHV gemeldet werden?
Die jährliche Meldung beschränkt sich nicht auf das im Arbeitsvertrag festgelegte Monatsgehalt. Sie muss alle Vergütungsarten umfassen, die nach der AHV-Gesetzgebung als massgebendes Gehalt gelten.
Im weiteren Sinne umfasst die Bemessungsgrundlage alle Vergütungen, die als Gegenleistung für eine unselbständige Tätigkeit gezahlt werden, sei es in bar oder als Sachleistung. Auch bestimmte Ersatzleistungen sind anzeigepflichtig. Die Richtlinien zur Bemessungsgrundlage in der AHV, der IV und der EO legen fest, dass jede Vergütung, die mit einem unselbständigen Arbeitsverhältnis verbunden ist, Teil der Bemessungsgrundlage ist, sofern die Vorschriften keine Ausnahme vorsehen.
Barvergütung
Barvergütungen machen den Grossteil der gemeldeten Lohnsumme aus. Sie umfassen alle Beträge, die dem Arbeitnehmer als Gegenleistung für seine berufliche Tätigkeit direkt ausgezahlt werden.
Zu den anzumeldenden Gegenständen gehören:
- das Monats- oder Stundengehalt;
- der 13. Monatslohn;
- Boni;
- leistungsabhängige Prämien;
- Provisionen;
- Gratifikationen;
- jede sonstige Zusatzvergütung im Zusammenhang mit der geleisteten Arbeit.
Es spielt keine Rolle, ob diese Beträge regelmässig oder einmalig ausgezahlt werden. Sobald sie eine Vergütung für geleistete Arbeit darstellen, fliessen sie in der Regel in die Festlegung des Lohns ein und sind in der jährlichen Steuererklärung anzugeben. In den FSIO-Richtlinien zur Lohnfestlegung in der AHV, der IV und der EO wird darauf hingewiesen, dass die Vergütung fest, variabel oder eine Kombination aus beidem sein kann, beispielsweise ein Festlohn, der durch Provisionen oder Prämien aufgestockt wird.
Sachleistungen
Die Angabe beschränkt sich nicht nur auf die Beträge, die auf das Bankkonto eines Arbeitnehmers eingehen. Bestimmte vom Arbeitgeber gewährte Leistungen zählen ebenfalls zu den Faktoren, die das Gehalt bestimmen.
Dies gilt für:
- der private Anteil an einem Dienstwagen, bewertet nach den geltenden Vorschriften;
- vom Arbeitgeber bereitgestellte Mahlzeiten;
- Unterkunft, die dem Arbeitnehmer kostenlos oder zu einem ermässigten Preis zur Verfügung gestellt wird;
- Allgemeiner ausgedrückt: jede Leistung mit monetärem Wert, die aufgrund des Arbeitsverhältnisses gewährt wird.
Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Firmenwagen für private Zwecke nutzt, muss dieser Vorteil bewertet und dem beitragspflichtigen Lohn hinzugerechnet werden. Seit 2022 wird der private Anteil grundsätzlich auf 0,9 Prozent pro Monat des Kaufpreises des Fahrzeugs festgesetzt, einschliesslich Sonderausstattung und ohne Mehrwertsteuer, wobei ein Mindestbetrag von 150 CHF pro Monat gilt.
Es ist wichtig, diese Leistungen korrekt anzugeben, denn das Auslassen einer Leistung kann dazu führen, dass die Abrechnung bei einer Kontrolle durch die Ausgleichskasse korrigiert werden muss.
Ersatzleistungen, die einer Meldepflicht unterliegen
Bestimmte Zulagen, die anstelle des Gehalts gezahlt werden, gelten ebenfalls als massgebliches Gehalt, wenn sie über den Arbeitgeber abgeführt werden.
Dazu gehören:
- Entschädigungen für Verdienstausfall (EO);
- bestimmte Taggelder aus der Invalidenversicherung (IV);
- Leistungen aus der Arbeitslosenversicherung (ALV), die in den in den Vorschriften festgelegten Fällen gezahlt werden.
Diese Leistungen ersetzen vorübergehend das Einkommen eines Arbeitnehmers in bestimmten Situationen, wie beispielsweise beim Militärdienst, bei einer nach dem EO vergüteten Freistellung oder bei bestimmten Leistungen im Rahmen der IV oder der ALV. Werden sie über den Arbeitgeber ausgezahlt, müssen sie gemäss den Vorschriften zur Lohnermittlung in der jährlichen Steuererklärung angegeben werden.
Wie reicht man die AHV-Lohnmeldung ein?
Sobald die Jahreslohnsumme feststeht, übermittelt der Arbeitgeber diese an seine Ausgleichskasse. Die praktischen Modalitäten variieren von Kasse zu Kasse, dienen jedoch alle demselben Zweck: der Übermittlung zuverlässiger Daten, damit die endgültige Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge erstellt werden kann.
Heute stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, von der automatisierten Übermittlung über eine Lohnbuchhaltungssoftware bis hin zur manuellen Eingabe über ein Online-Portal oder ein von der Ausgleichskasse bereitgestelltes Formular.
Einreichung über Swissdec-zertifizierte Software (ELM)
Eine weit verbreitete Methode ist die Übermittlung der Meldung im ELM-Format – kurz für «Einheitliches Lohnmeldeverfahren» –, das im Swissdec-Standard definiert ist.
Dadurch können zertifizierte Lohnabrechnungsprogramme die Lohndaten direkt an die Ausgleichskasse übermitteln – sicher und in einem standardisierten Format. Der Arbeitgeber muss die Informationen nicht erneut in einem Portal oder in einem separaten Formular eingeben.
Die Methode hat mehrere Vorteile:
- Die Daten gelangen zügig an die Ausgleichskasse;
- Eingabefehler werden reduziert;
- die Lohnunterlagen und die an die Ausgleichskasse übermittelten Daten stimmen überein;
- Das spart Zeit, insbesondere für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern.
Der ELM-Standard eignet sich für KMU, die ihre administrativen Verpflichtungen automatisieren und das Fehlerrisiko bei der jährlichen Steuererklärung minimieren möchten.
Die Online-Portale der Ausgleichskassen
Ausgleichskassen bieten Arbeitgebern zudem Zugang zu sicheren Plattformen, über die sie die Lohnmeldung direkt online einreichen können.
Die meisten Kassen betreiben ein eigenes Arbeitgeberportal. Nach der Authentifizierung kann der Arbeitgeber seine Unterlagen einsehen, die erforderlichen Angaben eingeben oder importieren und die Meldung vollständig digital einreichen. Welches Portal Ihnen zur Verfügung steht, hängt davon ab, bei welcher Kasse Sie versichert sind. Es lohnt sich daher, zu prüfen, welche Möglichkeiten Ihre eigene Kasse bietet.
Diese Lösung eignet sich für Unternehmen, die über keine mit dem Swissdec-Standard kompatible Lohnbuchhaltungssoftware verfügen oder deren Verwaltung intern abgewickelt wird.
Je nach den Funktionen der jeweiligen Ausgleichskasse kann es auch möglich sein, den Status der Lohnmeldung zu verfolgen, Abrechnungen einzusehen oder Dokumente direkt über den Online-Bereich auszutauschen.
Excel-Dateien und Papierformulare
Einige Ausgleichskassen bieten nach wie vor Vorlagen für die Lohnmeldung als Excel-Dateien oder Papierformulare an.
Der Arbeitgeber trägt die erforderlichen Angaben zu den Arbeitnehmern und zu den beitragspflichtigen Löhnen ein und sendet das Dokument anschliessend in der vorgeschriebenen Weise an seine Ausgleichskasse.
Diese Methode eignet sich nach wie vor für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern oder solche, die nur gelegentlich Steuererklärungen einreichen. Sie erfordert jedoch einen deutlich höheren manuellen Aufwand und bietet weniger automatische Prüfungen als die elektronischen Optionen.
Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, müssen Sie vor dem Absenden der Meldung überprüfen, ob alle beitragspflichtigen Lohnbestandteile berücksichtigt wurden. Ein Fehler oder eine Auslassung kann zu einer späteren Berichtigung durch die Ausgleichskasse führen.
Welche Fristen gelten?
Die AHV-Lohnmeldung folgt einem genauen Zeitplan. Die Arbeitgeber begleichen ihre Beiträge nicht alle auf einmal am Jahresende: Sie leisten zunächst Akontozahlungen und reichen dann eine Jahresmeldung ein, anhand derer der endgültige fällige Betrag ermittelt wird.
Nur wenn Sie diese Fristen einhalten, vermeiden Sie Verzugszinsen und nachträgliche Anpassungen in Ihrer Buchhaltung.
Die Akontozahlungen im Laufe des Jahres
Das ganze Jahr über leistet der Arbeitgeber Akontozahlungen an seine Ausgleichskasse.
Diese sind in der Regel monatlich fällig, bzw. vierteljährlich, sofern die jährliche Lohnsumme 200'000 CHF nicht übersteigt. Der Betrag wird auf der Grundlage einer Schätzung der jährlichen Lohnsumme berechnet.
Ändert sich diese Schätzung im Laufe des Jahres erheblich, ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Ausgleichskasse unverzüglich zu informieren, damit die Akontozahlungen angepasst werden können. Dies ist eine Verpflichtung und keine Höflichkeitsgeste, und es ist der einfachste Weg, die Differenz zwischen den bereits gezahlten Beträgen und dem bei der Endabrechnung tatsächlich geschuldeten Betrag zu begrenzen.
Die jährliche Lohnmeldung bis zum 30. Januar
Zum Ende des Geschäftsjahres meldet der Arbeitgeber die im Laufe des Jahres tatsächlich gezahlten Löhne und Gehälter.
In der Regel muss die Lohnmeldung innerhalb von 30 Tagen nach Jahresende, also spätestens bis zum 30. Januar, bei der Ausgleichskasse eingegangen sein.
Anschliessend vergleicht die Ausgleichskasse die bereits eingezogenen Akontozahlungen mit den Beiträgen, die auf der Grundlage der tatsächlich gezahlten Löhne berechnet wurden.
Es können zwei Situationen eintreten:
- die Akontozahlungen entsprechen den fälligen Beiträgen, und es ist keine wesentliche Anpassung erforderlich;
- Es besteht eine Differenz zwischen den Akontozahlungen und dem Endbetrag: Die Ausgleichskasse stellt je nach Fall eine Nachforderung oder eine Rückerstattung aus.
Dieser Schritt stellt sicher, dass die AHV-, IV-, EO- und ALV-Beiträge auf der Grundlage der tatsächlichen Lohnsumme des Unternehmens berechnet werden.
Was passiert bei verspäteter oder fehlerhafter Einreichung?
Die Nichteinhaltung der Fristen hat finanzielle Konsequenzen für den Arbeitgeber.
Verzugszinsen sind keine freiwillige Massnahme der Ausgleichskasse: Sie sind gesetzlich vorgeschrieben und betragen 5 Prozent pro Jahr, berechnet auf Tagesbasis. Zwei Situationen lösen sie aus. Die erste ist eine Lohnmeldung, die nach dem 30. Januar bei der Ausgleichskasse eingeht. Die Zinsen laufen dann rückwirkend ab dem 1. Januar, nicht ab dem Tag, an dem Sie die Meldung schliesslich einreichen; eine im März eingereichte Meldung führt also zu Zinsen für fast drei Monate. Die zweite Situation betrifft zu niedrige Akontozahlungen: Wenn sich die im Laufe des Jahres in Rechnung gestellten Beträge als mindestens 25 Prozent niedriger erweisen als die tatsächlich fälligen Beiträge, fallen ebenfalls Verzugszinsen an.
Darüber hinaus kann eine unvollständige oder ungenaue Angabe zu Berichtigungsaufforderungen oder zu nachträglichen Anpassungen nach einer Prüfung führen. Dabei geht es in der Regel um nicht angegebene Vergütungen, falsch bewertete Sachleistungen oder Zulagen, die bei der Ermittlung des Gehalts hätten berücksichtigt werden müssen.
Um diese Risiken zu minimieren, sollten Sie regelmässig Ihre Lohndaten, die geleisteten Vorauszahlungen und die Lohnsumme, die Sie zum Jahresende melden werden, miteinander abgleichen. Eine sorgfältige Vorbereitung erleichtert die Erstellung der Abschlussabrechnung und sorgt dafür, dass Sie Ihre Meldefristen einhalten.
Wie meldet man die Lohnsumme für die Familienzulagen (FAK) an?
Die jährliche Lohnmeldung dient nicht nur der Berechnung der AHV-, IV-, EO- und ALV-Beiträge. Sie wird auch zur Ermittlung der fälligen Beiträge für die Familienzulagen (FAK) herangezogen.
Beide Meldungen basieren auf derselben Lohnbasis, doch müssen Arbeitgeber besonders darauf achten, wie die Lohnabrechnung aufgeteilt wird, wenn das Unternehmen in mehr als einem Kanton ansässig ist.
Dieselbe Lohnsumme wie für die AHV
Grundsätzlich entspricht die beitragspflichtige Lohnsumme für die Familienzulagen derjenigen, die für die AHV, die IV und die EO herangezogen wird.
Mit anderen Worten: Vergütungen, die in die Berechnung des AHV-Lohns einfliessen, werden auch bei der Berechnung der Beiträge zur Familienzulage berücksichtigt. Diese Übereinstimmung zwischen den beiden Meldungen sorgt für eine einheitliche Berechnungsgrundlage und verhindert Diskrepanzen zwischen den verschiedenen Sozialversicherungszweigen.
Der Arbeitgeber muss daher bei der Erstellung seiner jährlichen Meldung dieselbe Lohnabrechnung verwenden, sofern die geltenden Vorschriften nichts anderes vorsehen.
Warum die Lohnabrechnung nach Kantonen aufgeteilt ist
Die Lohnbasis ist identisch, doch bei den Familienzulagen unterscheidet sich die Handhabung.
Die Beiträge zu den Familienausgleichskassen werden auf kantonaler Ebene festgelegt, sodass die Beitragssätze von Kanton zu Kanton variieren.
Massgeblich für die Anwendung der jeweiligen Regelung ist nicht der Ort, an dem der jeweilige Arbeitnehmer arbeitet, sondern der Ort, an dem das Unternehmen ansässig ist. Ein Arbeitgeber untersteht der Familienzulagenordnung des Kantons, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. Zweigniederlassungen unterstehen der Ordnung des Kantons, in dem sie sich befinden, und müssen einer Familienausgleichskasse in diesem Kanton angeschlossen sein.
Ein Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Kantonen teilt daher seine Lohnsumme auf diese auf, damit jede Kasse die fälligen Beiträge korrekt berechnen kann. Ein Mitarbeiter, der aus einem anderen Kanton im Homeoffice arbeitet, bleibt der Niederlassung zugeordnet, der er unterstellt ist, und nicht seinem Wohnkanton.
Eine korrekte Aufteilung der Lohnsumme erleichtert die Bearbeitung der Meldung und verringert das Risiko späterer Korrekturen.
In welchen Fällen kann das vereinfachte Abrechnungsverfahren angewendet werden?
Das Standardsystem basiert auf Ratenzahlungen, die über das ganze Jahr verteilt geleistet werden, gefolgt von einer jährlichen Steuererklärung, mit der der endgültige Steuerbescheid festgelegt wird.
Einige kleine Arbeitgeber können dennoch ein vereinfachtes Buchführungsverfahren anwenden.
Es richtet sich an Arbeitgeber, deren:
- die jährliche Lohnsumme übersteigt nicht 60'480 CHF;
- Die an einen einzelnen Mitarbeiter gezahlte Vergütung beträgt höchstens 22'680 CHF pro Jahr.
Es wird auch häufig für Hausangestellte in privaten Haushalten verwendet.
Bei diesem Verfahren leistet der Arbeitgeber keine regelmässigen Akontozahlungen. Die Sozialversicherungsbeiträge werden auf der Grundlage der jährlichen Lohnmeldung berechnet und in einer einzigen Zahlung beglichen.
Zwei Bedingungen werden leicht übersehen. Das Verfahren gilt auch für die Quellensteuer: Der Arbeitgeber zieht pauschal 5 Prozent des AHV-Lohns ab – bestehend aus 0,5 Prozent für die direkte Bundessteuer und 4,5 Prozent für die Kantons- und Gemeindesteuer – und zahlt diesen Betrag an die Ausgleichskasse. Und es gilt das Prinzip «alles oder nichts», das heisst, jeder vom Arbeitgeber gezahlte Lohn muss im Rahmen des vereinfachten Verfahrens berücksichtigt werden, nicht nur die kleineren Beträge.
Das System entlastet sehr kleine Arbeitgeber im Verwaltungsaufwand und stellt gleichzeitig sicher, dass die Sozialversicherungsbeiträge vorschriftsmässig gezahlt werden. Sobald die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind, wechselt der Arbeitgeber zum Standardverfahren mit Ratenzahlungen im Laufe des Jahres.
Das vereinfachte Verfahren steht Kapitalgesellschaften wie Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung sowie Genossenschaften nicht offen. Es kann auch nicht für den Ehepartner oder die Kinder des Arbeitgebers in Anspruch genommen werden, die im Unternehmen tätig sind. Die oben genannten Beträge gelten für das Jahr 2026 und werden regelmässig überprüft; daher empfiehlt es sich, die für das jeweilige Geschäftsjahr geltenden Zahlen zu überprüfen.
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Die Erstellung einer AHV-Lohnmeldung beschränkt sich nicht darauf, die im Laufe des Jahres ausbezahlten Löhne einfach zusammenzurechnen. Sie müssen zudem den massgebenden Lohn korrekt ermitteln, Sachleistungen berücksichtigen, beitragspflichtige Zulagen berücksichtigen, die Einreichfristen einhalten und gegebenenfalls die Lohnsumme für Familienzulagen auf mehrere Kantone aufteilen.
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Unser Team unterstützt Sie dabei:
- Erstellen Sie Ihre jährliche AHV-Lohnmeldung;
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- halten Sie Ihre Melde- und Zahlungsfristen ein;
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