Wer meldet was, wem und bis wann: die Checkliste der Lohnpflichten in der Schweiz, von der Anstellung bis zur Kontrolle, mit den aufzubewahrenden Unterlagen.
Lesedauer: 17 Min.
Ein Schweizer Arbeitgeber, der seinen ersten Lohn auszahlt, hat bereits vier Ansprechpartner, und keiner schreibt ihm im selben Moment. Die Ausgleichskasse erwartet Akontobeiträge und danach im Januar eine Deklaration, die Vorsorgeeinrichtung einen Anschluss, der Unfallversicherer einen Vertrag und die kantonale Steuerverwaltung einen Abzug.
Bei der Lohnadministration regelkonform zu sein heisst nicht, das Arbeitsrecht auswendig zu kennen, sondern einen Kalender zu führen: zu wissen, wer was meldet, wem, bis wann, und welche Unterlage im Dossier bleibt.
Diese Seite folgt der zeitlichen Reihenfolge der Pflichten, von der Anstellung bis zur Kontrolle.
Kurz gefasst
- Eröffnen Sie Ihre Anschlüsse vor der ersten Lohnzahlung, denn die Beiträge werden ab der ersten Abrechnung zurückbehalten.
- Tragen Sie zwei Daten in Ihren Kalender ein: den 10. Tag nach der Periode für Ihre Akontobeiträge und den 30. Januar für Ihre jährliche Lohndeklaration.
- Geben Sie jeder neuen Mitarbeiterin und jedem neuen Mitarbeiter innerhalb eines Monats nach Stellenantritt eine schriftliche Information über die Anstellungsbedingungen, und wiederholen Sie diesen schriftlichen Schritt bei jeder Änderung.
- Bewahren Sie die Unterlagen, die Ihre Buchhaltung speisen, zehn Jahre auf, und behalten Sie vom Personaldossier das, was notwendig bleibt, ohne sich eine Frist zu setzen, die das Gesetz nicht schreibt.
Was «regelkonform sein» für einen Schweizer Arbeitgeber bedeutet
Compliance in der Lohnadministration ist kein Zustand, sondern eine Reihe eingehaltener Termine mit vier Stellen, die nicht miteinander sprechen. Unser Leitfaden zur Einhaltung der Vorschriften zur Lohnabrechnung in der Schweiz legt die Regeln dar; diese Seite trägt den Kalender.
Ihre vier Ansprechpartner sind die folgenden:
- die Ausgleichskasse, die die Beiträge an AHV, IV, EO und ALV einzieht und die Familienzulagen verwaltet;
- die Vorsorgeeinrichtung, für das BVG der unterstellten Mitarbeitenden;
- der Unfallversicherer, für die UVG-Deckung;
- die kantonale Steuerverwaltung, für die Quellensteuer der betroffenen Personen.
Jede hat ihr eigenes Formular und ihre eigenen Termine. Ein KMU mit acht Personen in Freiburg erzeugt vier getrennte Abläufe für eine einzige monatliche Lohnabrechnung, und genau diese Verschiebung bringt Unternehmen in Verzug.
Vor dem ersten Lohn: die Anschlüsse, die zu eröffnen sind
Der Moment, der am teuersten nachzuholen ist, liegt vor der ersten Abrechnung: ein fehlender Anschluss zeigt sich erst bei der Nachzahlung.
Der Anschluss an eine Ausgleichskasse
Ihr Unternehmen muss einer Ausgleichskasse angeschlossen sein, bevor es einen Lohn auszahlt, weil die gesetzliche Mechanik es von sich aus verlangt: die Beiträge auf dem Einkommen aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit werden bei jeder Lohnzahlung zurückbehalten und vom Arbeitgeber zusammen mit dem Arbeitgeberbeitrag periodisch abgeliefert.
Quelle: Schweizerische Eidgenossenschaft, Bundesgesetz über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG), SR 831.10, Art. 14 Abs. 1, Stand 1. Januar 2026, geprüft am 13. August 2026.
Kein offizielles Dokument setzt für diese Formalität eine bezifferte Frist: melden Sie sich vor der ersten Abrechnung an.
Eine Ausnahme betrifft sehr tiefe Löhne, und sie ist von ihrer Bedingung nicht zu trennen. In anderen Branchen als den privaten Haushalten und den künstlerischen sowie den Medienbranchen dürfen die Beiträge nicht erhoben werden, wenn der Lohn 2'500 CHF pro Jahr und Arbeitgeber nicht übersteigt und die angestellte Person die Bezahlung der Beiträge nicht verlangt. Eine Verwaltungsassistentin mit 2'000 CHF im Jahr in Neuenburg kann diesen Abzug also einfordern.
Quelle: Informationsstelle AHV/IV, Merkblatt 2.04, Beiträge an die AHV, die IV, die EO und die ALV auf geringfügigen Löhnen, Stand 1. Januar 2025 und nicht 2026, geprüft am 13. August 2026.
Der Anschluss an eine Vorsorgeeinrichtung (BVG)
Die Regel steht in einem Satz: Arbeitgeber, die Mitarbeitende mit obligatorischer Versicherung beschäftigen, müssen einer im Register für die berufliche Vorsorge eingetragenen Vorsorgeeinrichtung angeschlossen sein. Bleibt die Frage, wer unterstellt ist, und das offizielle Merkblatt zählt die Situationen auf, die es nicht sind:
- bis zum 31. Dezember nach dem 17. Geburtstag;
- wenn die Person das Referenzalter erreicht hat;
- wenn ihr Einkommen bei diesem Arbeitgeber 22'680 CHF pro Jahr, also 1'890 CHF im Monat, nicht übersteigt;
- wenn ihr Arbeitgeber nicht AHV-beitragspflichtig ist;
- wenn ihr befristeter Arbeitsvertrag drei Monate nicht übersteigt;
- wenn sie einen Nebenerwerb ausübt und bereits für ihre Haupttätigkeit versichert ist.
Quelle: Informationsstelle AHV/IV, Merkblatt 6.06, Pflicht zum Anschluss an eine Vorsorgeeinrichtung gemäss BVG, Stand 1. Januar 2025 und nicht 2026, geprüft am 13. August 2026.
Die fünfte Zeile ist jene, die KMU am häufigsten übersehen. Ein Koch, der in Verbier für zwei Saisonmonate angestellt wird, fällt nicht unter die obligatorische Versicherung, eine Küchenhilfe mit acht Monaten hingegen schon.
Die Unfallversicherung (UVG)
Ihre Mitarbeitenden sind über einen Vertrag bei einem UVG-Versicherer gegen Unfälle gedeckt. Die Aufteilung der Prämien folgt einer festen Regel: jene der obligatorischen Versicherung gegen Berufsunfälle und Berufskrankheiten gehen zu Lasten des Arbeitgebers, jene der obligatorischen Versicherung gegen Nichtberufsunfälle grundsätzlich zu Lasten der Arbeitnehmenden, deren Anteil das Unternehmen vom Lohn abzieht, bevor es das Ganze begleicht.
Quelle: Bundesamt für Gesundheit, Unfallversicherung, Prämien, geprüft am 13. August 2026.
Die Deckung gegen Nichtberufsunfälle hängt zudem von einer Stundenschwelle ab: sie gilt, wenn die Person bei demselben Arbeitgeber mindestens acht Stunden pro Woche beschäftigt ist. Eine Kassiererin mit sechs Wochenstunden in einem Genfer Geschäft ist unter diesem Titel also nicht versichert.
Quelle: Bundesamt für Gesundheit, Unfallversicherung, wer ist obligatorisch versichert, geprüft am 13. August 2026.
Kein Prämiensatz steht hier: Ihr Versicherer teilt ihn Ihnen mit.
Der schriftliche Arbeitsvertrag und was er enthalten muss
Eine Schriftlichkeitspflicht besteht, und sie ist terminiert. Wurde das Arbeitsverhältnis auf unbestimmte Zeit oder für mehr als einen Monat vereinbart, muss der Arbeitgeber die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich über fünf Punkte informieren: die Namen der Vertragsparteien, das Datum des Beginns, die Funktion, den Lohn und allfällige Lohnzuschläge sowie die wöchentliche Arbeitszeit. Jede Änderung dieser Punkte ist ebenfalls schriftlich mitzuteilen, spätestens einen Monat nachdem sie wirksam geworden ist.
Quelle: Schweizerische Eidgenossenschaft, Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 330b, Fassung in Kraft am 1. Januar 2026, geprüft am 13. August 2026.
Dieser zweite Teil geht fast immer vergessen. Eine Grafikerin in Lausanne, die im April von 60 auf 80 % wechselt, muss eine schriftliche Mitteilung erhalten, nicht nur eine geänderte Abrechnung.
Die Arbeitsbewilligung und die Unterstellung unter die Quellensteuer
Zwei Prüfungen gehen dem Stellenantritt voraus. Die erste betrifft den Ausweis, der die Person zur Arbeit in der Schweiz berechtigt, ein Thema, das über diese Checkliste hinausgeht. Die zweite betrifft die Quellensteuer, die von den Kantonen erhoben wird: jeder veröffentlicht seinen eigenen Tarif, und die Eidgenössische Steuerverwaltung führt die Liste der zuständigen kantonalen Steuerbehörden nach.
Quelle: Eidgenössische Steuerverwaltung, Quellensteuer, geprüft am 13. August 2026.
Jeden Monat: was hinausgeht, an wen, zu welchem Termin
Sobald die Lohnverarbeitung abgeschlossen ist, fasst die untenstehende Tabelle zusammen, was jeden Monat hinausgeht, an wen, in welchem Rhythmus, und was abgelegt bleibt.
| Pflicht | Ansprechpartner | Periodizität | Aufzubewahrende Unterlagen |
|---|---|---|---|
| Lohnabrechnung | Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter | Bei jeder Lohnzahlung | Kopie der Abrechnung |
| Rückbehalt der Beiträge | Ausgleichskasse | Bei jeder Abrechnung | Lohnjournal |
| Akontobeiträge | Ausgleichskasse | Vierteljährlich bis 200'000 CHF Lohnsumme pro Jahr, monatlich darüber | Akontoabrechnung und Zahlungsnachweis |
| Rückbehalt der Quellensteuer | Kantonale Steuerverwaltung | Nach den Modalitäten des Kantons | Kantonale Abrechnung und Beleg |
| Vorsorgebeiträge | Vorsorgeeinrichtung | Nach den Abrechnungen der Einrichtung | Abrechnungen und Zahlungsnachweise |
| Prämien der Unfallversicherung | UVG-Versicherer | Nach Ihrem Vertrag | Police und Prämienabrechnungen |
| Weitergeleitete Familienzulagen | Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter | Nach der Verfügung der Kasse | Verfügung und Spur der Auszahlung |
Die der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter ausgehändigte Lohnabrechnung
Die Lohnzahlung geht mit einem Dokument einher, und das Obligationenrecht formuliert es ohne Umschweife: dem Arbeitnehmer ist eine Abrechnung zu übergeben.
Quelle: Schweizerische Eidgenossenschaft, Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 323b Abs. 1, Fassung in Kraft am 1. Januar 2026, geprüft am 13. August 2026.
Die offizielle Dokumentation gibt keine Liste obligatorischer Angaben vor. Der Zweck entscheidet: Ihre Mitarbeitenden müssen nachvollziehen können, was sie verdient haben und was zurückbehalten wurde.
Die Akontobeiträge an die Sozialversicherungen
Die Sozialversicherungen werden im Laufe des Jahres nicht auf den effektiven Zahlen bezahlt. Die Ausgleichskassen setzen provisorische Beiträge fest, also Akontobeiträge auf der Grundlage der geschätzten Lohnsumme, und Sie müssen Ihre Kasse informieren, wenn diese Summe eine erhebliche Veränderung erfährt. Der Rhythmus hängt von Ihrer Lohnsumme ab: vierteljährlich, solange die jährliche Lohnsumme 200'000 CHF nicht übersteigt, monatlich darüber. Die letzte Zahlungsfrist fällt auf den 10. Tag nach dem Ende des Quartals oder des Monats, was die Beiträge des ersten Quartals auf den 10. April legt. Achtung: wenn sich Ihre Akontobeiträge als tiefer erweisen als die definitiven Beiträge, ist die erhaltene Rechnung auf genau 30 Tage zahlbar und nicht auf einen Monat, eine Frist, die nicht verlängert werden kann und auf den nächsten Werktag verschoben wird, wenn der letzte Tag auf einen Samstag, einen Sonntag oder einen Feiertag fällt.
Quelle: Informationsstelle AHV/IV, Merkblatt 2.01, Beiträge an die AHV, die IV und die EO, Stand 1. Januar 2026, geprüft am 13. August 2026.
Der Rückbehalt und die Abrechnung der Quellensteuer
Für die betroffenen Mitarbeitenden ziehen Sie die Steuer von der Vergütung ab und liefern sie anschliessend der Steuerbehörde des zuständigen Kantons ab. Kein Tarif steht hier, denn sie sind kantonal und verändern sich. Prüfen Sie jeden Monat die kantonale Zuordnung, den auf die Familiensituation angewandten Satz und die Berücksichtigung der Änderungen im richtigen Monat.
Die Familienzulagen und die weiterzuleitenden Leistungen
Die Familienzulagen werden nicht bei Ihnen entschieden: es ist die Verfügung der Kasse, die den Anspruch eröffnet, den Betrag festsetzt und bestimmt, ab wann er läuft. Der Beitrag, der sie finanziert, geht hingegen zu Ihren Lasten, und sein Satz variiert von Kanton zu Kanton, von 1.025 % bis 2.75 % des Lohns ausserhalb der Landwirtschaft.
Quelle: Bundesamt für Sozialversicherungen, Schweizerische Sozialversicherungen, Übersicht über die Beitragssätze und Prämien, Stand 1. Januar 2026, geprüft am 13. August 2026.
Derselbe Mechanismus gilt für die Taggelder, die anstelle einer abwesenden Person eingehen: die Verfügung wird mit der Lohnabrechnung des betreffenden Monats abgelegt.
Jedes Jahr: die Lohndeklaration und der Lohnausweis
Der Jahresbeginn bündelt zwei Termine, auf denselben Löhnen, aber mit unterschiedlichen Empfängern.
Die jährliche Lohndeklaration an die Ausgleichskasse
Nach dem Abschluss werden Ihre definitiven Beiträge auf der Grundlage Ihrer Lohndeklaration festgesetzt, die spätestens am 30. Januar nach dem Ende des Beitragsjahres bei Ihrer Ausgleichskasse eintreffen muss. Eine Verspätung setzt Sie Verzugszinsen auf einer allfälligen Differenz aus.
Quelle: Informationsstelle AHV/IV, Merkblatt 2.01, Beiträge an die AHV, die IV und die EO, Stand 1. Januar 2026, geprüft am 13. August 2026.
Der Ausgleich nimmt zwei Formen an: eine Rückerstattung, wenn Ihre Akontobeiträge die definitiven Beiträge überstiegen haben, sonst eine Rechnung. Die Einzelheiten jeder Deklaration, Empfänger für Empfänger, stehen in unserem Artikel über die obligatorischen Lohndeklarationen.
Der jeder Person ausgehändigte Lohnausweis
Die Arbeitgeber bescheinigen die ihren Mitarbeitenden ausgerichteten Leistungen mit dem entsprechenden Formular des Lohnausweises. Stellt sich eine Frage zu diesem Dokument, ist der Ansprechpartner weder Ihre Kasse noch Ihr Versicherer: es ist die kantonale Steuerverwaltung, die allgemeine und technische Fragen beantwortet. Die Eidgenössische Steuerverwaltung veröffentlicht eine Wegleitung, die ab der Steuerperiode 2026 gilt und am 15. Januar 2026 erschienen ist. Ein KMU ohne Lohnsoftware ist nicht blockiert: der elektronische Lohnausweis der SSK, kostenlos zur Verfügung gestellt, erlaubt es, eine unbegrenzte Anzahl Ausweise und Rentenbescheinigungen zu erstellen.
Quelle: Eidgenössische Steuerverwaltung, Lohnausweis und Rentenbescheinigung, konsultiert am 13. August 2026.
Die einheitliche Übermittlung über den Swissdec-Standard ELM
Diese Meldungen können in einem Zug hinausgehen. Viele Ausgleichskassen können die Deklaration elektronisch entgegennehmen, zum Beispiel über das einheitliche Lohnmeldeverfahren ELM, und das offizielle Merkblatt verweist dafür auf swissdec.ch.
Quelle: Informationsstelle AHV/IV, Merkblatt 2.01, Beiträge an die AHV, die IV und die EO, Stand 1. Januar 2026, geprüft am 13. August 2026.
Der Standard ELM ist das von Swissdec festgelegte einheitliche Verfahren zur Lohndeklaration: die Unternehmen deklarieren ihre Löhne einmalig an alle Empfänger, und der Standard übermittelt im Laufe des Jahres auch die Ein- und Austritte an die AHV sowie die Mutationen zur Quellensteuer.
Quelle: Verein Swissdec, der Standard ELM, konsultiert am 13. August 2026.
Im Fall einer Kontrolle: was von Ihnen verlangt wird
Eine Arbeitgeberkontrolle ist keine Sanktion, sondern eine Überprüfung, die Ihre Kasse bei Ihnen durchführen kann, zu einem Termin, den sie allein festlegt. Das Prinzip, das sie ermöglicht, steht im Gesetz: die Unternehmen müssen den Beitrag der angestellten Person von jedem Lohn zurückbehalten, den Beitragsabrechnung mit ihrer Kasse periodisch begleichen und die für die Führung der individuellen Konten notwendigen Angaben erstellen.
Quelle: Schweizerische Eidgenossenschaft, Bundesgesetz über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG), SR 831.10, Art. 51 Abs. 1 und Abs. 3, Stand 1. Januar 2026, geprüft am 13. August 2026.
Das eidgenössische Kreisschreiben setzt zwei Kalendermarken. Ein neu gegründetes Unternehmen kann spätestens vier Jahre nach seiner Gründung kontrolliert werden, sobald seine Lohnsumme 150'000 CHF übersteigt. Und wenn Elemente ein Abrechnungsproblem vermuten lassen, führt die Kasse diese Kontrolle spätestens innert fünf Jahren durch.
Quelle: Eidgenössisches Departement des Innern, BSV, Kreisschreiben an die Ausgleichskassen über die Arbeitgeberkontrolle (KSAK), 318.107.08, Version 7, Stand 1. Juni 2026, geprüft am 13. August 2026.
Was von Ihnen verlangt wird, haben Sie bereits: die Unterlagen der vierten Spalte der Tabelle, über die angekündigte Periode, dazu die Verträge und Nachträge.
Die erste gesuchte Abweichung trennt Buchhaltung und deklarierte Löhne. Zum massgebenden Lohn gehören namentlich Gratifikationen, Treue- oder Leistungsprämien, Geschenke für Dienstjahre sowie geldwerte Vorteile aus Mitarbeiterbeteiligungen.
Quelle: Informationsstelle AHV/IV, Merkblatt 2.01, Beiträge an die AHV, die IV und die EO, Stand 1. Januar 2026, geprüft am 13. August 2026.
Ein ausgelassener Beitrag korrigiert sich nicht nur in der Vergangenheit: Ihre künftigen Akontobeiträge beruhen auf der geschätzten Lohnsumme, und jede Bereinigung muss Ihrer Kasse gemeldet werden.
Das Vorgehen der Überprüfung selbst ist Gegenstand eines eigenen Artikels: Lohnaudit in der Schweiz: warum und wie es durchgeführt wird (Seite in Erstellung).
Wie lange was aufbewahren
Das Gesetz setzt nur eine einzige Aufbewahrungsfrist, und sie deckt nicht alles ab, was Sie aufbewahren.
Die Buchungsbelege und die Lohnabrechnungen
Das Obligationenrecht hält zehn Jahre fest, ab dem Abschluss des Geschäftsjahres, für Ihre Geschäftsbücher und die Belege, die sie stützen, ebenso wie für den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht.
Quelle: Schweizerische Eidgenossenschaft, Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 958f, Fassung in Kraft am 1. Januar 2026, geprüft am 13. August 2026.
Ihre Abrechnungen und Ihr Lohnjournal stützen Buchungen und teilen das Schicksal der Belege, die sie untermauern.
| Unterlage | Dauer | Grundlage |
|---|---|---|
| Geschäftsbücher und Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht | Zehn Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres | OR, Art. 958f |
| Lohnjournal und Lohnabrechnungen | Auf die Belege auszurichten, die sie stützen | Zugehörigkeit zu den Büchern |
| Lohndeklarationen und Beitragsabrechnungen | So lange aufzubewahren, wie die Periode kontrolliert werden kann | Keine eigene Frist veröffentlicht |
| Personaldossier | Was notwendig bleibt, ohne feste Frist | Keine bezifferte Frist gefunden |
Die Personaldossiers und der Datenschutz
Das Dossier einer Person wird nicht wie ein Buchungsbeleg behandelt. Keine bezifferte Frist wurde gefunden: die Aufbewahrung von Personendaten folgt einem Grundsatz der Notwendigkeit, nicht einem Zähler.
Die drei Momente, in denen die Compliance verloren geht
Die oben beschriebenen Termine halten im Normalbetrieb von selbst. Drei Situationen bringen sie zum Entgleisen.
Der erste Moment ist der Ein- oder Austritt einer Person im Laufe des Monats. Nur eine Abrechnung ist betroffen, aber sie berührt Ihre vier Ansprechpartner gleichzeitig: den Anteil, den Anschluss an die Vorsorge, die Unfalldeckung und die Quellensteuer.
Der zweite Moment ist der Wechsel des Kantons oder des Status. Ein Aussendienstmitarbeiter, der von Freiburg nach Genf zieht, ein Ausweis, der den Typ wechselt: jeder verändert die steuerliche Zuordnung, ohne den Arbeitsvertrag zu berühren, und genau deshalb bleibt er unbemerkt.
Der dritte Moment ist der Weggang der für die Löhne verantwortlichen Person, denn der Kalender ist in einem System, in dem jede Sozialversicherung ihren eigenen Rhythmus hat, nie vollständig aufgeschrieben.
Dieser Kalender kann von jemand anderem als Ihnen geführt werden. Die Lösungen für die Lohnadministration von Numeriq Payroll decken genau diese Termine ab: Vorbereitung der Lohnabrechnungen, Versand der Deklarationen an jeden der vier Ansprechpartner, Nachverfolgung der Termine. Sie bleiben der Arbeitgeber, und das Gedächtnis des Kalenders hängt nicht mehr von einer einzigen Person ab.
Die Rechenfehler des Lohnzyklus sind in unserem Artikel über die häufigsten Lohnfehler in der Schweiz aufgeführt (Seite in Erstellung).
Häufige Fragen
Welche Pflichten hat ein Arbeitgeber in der Schweiz?
Sie ordnen sich nach Ansprechpartner: Rückbehalt bei jeder Abrechnung, Akontobeiträge und jährliche Deklaration für die Ausgleichskasse; Anschluss für die Vorsorgeeinrichtung; Deckung für den Unfallversicherer; Rückbehalt und Abrechnung für die kantonale Steuerverwaltung; Lohnabrechnung und schriftliche Information für Ihre Mitarbeitenden.
Welche Pflichten hat der Arbeitgeber in Bezug auf die Lohnabrechnung?
Das Obligationenrecht stellt die Regel in einem Satz auf: dem Arbeitnehmer ist bei der Lohnzahlung eine Abrechnung zu übergeben.
Quelle: Schweizerische Eidgenossenschaft, Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 323b Abs. 1, Fassung in Kraft am 1. Januar 2026, geprüft am 13. August 2026.
Was riskiert ein Arbeitgeber, der einen Lohn nicht deklariert?
Ein nicht deklarierter Lohn verschwindet nicht, denn das Gesetz verlangt, den Anteil der angestellten Person von jeder Vergütung abzuziehen und in regelmässigen Abständen darüber Rechenschaft abzulegen.
Quelle: Schweizerische Eidgenossenschaft, Bundesgesetz über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG), SR 831.10, Art. 51 Abs. 1 und Abs. 3, Stand 1. Januar 2026, geprüft am 13. August 2026.
Die einzige bezifferte Folge, die die offizielle Dokumentation beschreibt, betrifft die verspätete Deklaration, die Verzugszinsen auf einer allfälligen Differenz auslöst. Für Ihre Situation ist die Verfügung Ihrer Kasse massgebend.
Quelle: Informationsstelle AHV/IV, Merkblatt 2.01, Beiträge an die AHV, die IV und die EO, Stand 1. Januar 2026, geprüft am 13. August 2026.
Hat ein Arbeitgeber mit einer einzigen angestellten Person dieselben Pflichten?
Im Wesentlichen ja, und das überrascht Unternehmensgründerinnen und -gründer am meisten. Zwei Nuancen hängen am Vertrag und nicht am Personalbestand: ein befristeter Vertrag, der drei Monate nicht übersteigt, eröffnet keine obligatorische berufliche Vorsorge, und ausserhalb der privaten Haushalte und der künstlerischen sowie der Medienbranchen werden auf einem Lohn, der 2'500 CHF pro Jahr und Arbeitgeber nicht übersteigt, keine Beiträge erhoben, wenn die angestellte Person deren Bezahlung nicht verlangt.
Quelle: Informationsstelle AHV/IV, Merkblatt 6.06 über die Pflicht zum Anschluss an eine Vorsorgeeinrichtung und Merkblatt 2.04 über die geringfügigen Löhne, Stand 1. Januar 2025, geprüft am 13. August 2026.
Wie lange müssen die Lohnunterlagen aufbewahrt werden?
Zehn Jahre sind der Richtwert: die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht werden während dieser Dauer aufbewahrt, die ab dem Ende des Geschäftsjahres läuft. Ihre Lohnabrechnungen teilen das Schicksal der Belege, die sie stützen.
Quelle: Schweizerische Eidgenossenschaft, Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 958f, Fassung in Kraft am 1. Januar 2026, geprüft am 13. August 2026.
Das Personaldossier folgt einer anderen Logik, jener der Notwendigkeit, ohne bezifferte Frist.
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