Seit der Einführung des Vaterschaftsurlaubs in der Schweiz im Jahr 2021 haben rechtliche Väter und die Ehefrauen von Frauen, die ein Kind geboren haben, nach der Geburt Anspruch auf bezahlten Urlaub. Dieser Urlaub, im Schweizer Recht als Urlaub des anderen Elternteils bezeichnet, ermöglicht es den Berechtigten, ihrer Erwerbstätigkeit fernzubleiben und gleichzeitig eine Entschädigung aus der Erwerbsersatzordnung (EO) zu erhalten.
Für Arbeitgeber umfasst die Verwaltung dieses Urlaubs mehrere Schritte: die Anspruchsvoraussetzungen prüfen, die Abwesenheit der mitarbeitenden Person organisieren, die nötigen Angaben weiterleiten und die Lohnabrechnung richtig handhaben. Wer die geltenden Regeln kennt, kann die sozialversicherungsrechtlichen Pflichten in der Schweiz korrekt erfüllen.
Wer hat in der Schweiz Anspruch auf Vaterschaftsurlaub?
Der Schweizer Vaterschaftsurlaub steht nicht nur biologischen Vätern zu. Das Gesetz legt fest, wer anspruchsberechtigt ist, und knüpft den Anspruch an Voraussetzungen bei der Erwerbstätigkeit und bei der Versicherung in den Sozialversicherungen.
Wer ist anspruchsberechtigt?
Der Vaterschaftsurlaub betrifft zwei Personengruppen:
- den rechtlichen Vater des Kindes;
- die Ehefrau der Mutter, die das Kind geboren hat.
Rechtlicher Vater ist, wer nach Schweizer Recht im Zeitpunkt der Geburt als Vater gilt oder es innerhalb der folgenden sechs Monate wird. Dieser zweite Fall ist in der Praxis wichtig: Ein Mitarbeiter, der mit der Mutter nicht verheiratet ist und das Kind einige Wochen nach der Geburt anerkennt, hat ebenso Anspruch auf den Urlaub wie ein Vater, dessen Vaterschaft am Tag der Geburt feststeht. Der Anspruch hängt also nicht allein von der biologischen Abstammung ab, sondern von der rechtlichen Anerkennung der Elternschaft.
Die Ehefrau einer Frau, die ein Kind geboren hat, hat seit dem Inkrafttreten der Ehe für alle am 1. Juli 2022 ebenfalls Anspruch auf diesen Urlaub, sofern sie die Voraussetzungen erfüllt. Die Gesetzgebung wurde erst später, am 1. Januar 2024, umbenannt: Die Begriffe Vaterschaftsurlaub und Vaterschaftsentschädigung wurden durch Urlaub des anderen Elternteils und Entschädigung des anderen Elternteils ersetzt. Die beiden Daten sollten nicht verwechselt werden: Zuerst kam der Anspruch, danach die neue Bezeichnung.
Um den Urlaub beziehen zu können, muss die betroffene Person im Zeitpunkt der Geburt zudem erwerbstätig sein. Der Anspruch gilt sowohl für:
- Angestellte eines Schweizer Unternehmens;
- Selbstständigerwerbende.
Ziel ist es, den Einkommensausfall durch die vorübergehende Unterbrechung der Erwerbstätigkeit nach der Geburt teilweise auszugleichen.
Welche Voraussetzungen gelten für den Anspruch?
Die Erwerbstätigkeit im Zeitpunkt der Geburt allein genügt nicht, um die Entschädigung für den Vaterschaftsurlaub zu erhalten. Die berechtigte Person muss auch Voraussetzungen bei der Versicherungs- und der Erwerbsdauer erfüllen.
Für den Anspruch auf die Vaterschaftsentschädigung muss sie insbesondere:
- in den 9 Monaten vor der Geburt des Kindes obligatorisch in der AHV versichert gewesen sein;
- während dieser Zeit mindestens 5 Monate erwerbstätig gewesen sein.
Diese Voraussetzungen stellen sicher, dass die berechtigte Person vor der Geburt ausreichend mit dem Schweizer Sozialversicherungssystem verbunden war.
In der Praxis muss der Arbeitgeber die Situation der mitarbeitenden Person deshalb prüfen, sobald ein Gesuch um Vaterschaftsurlaub eingeht. Die administrative Abwicklung beschränkt sich nicht auf das Erfassen der Abwesenheit: Die nötigen Angaben müssen auch an die Ausgleichskasse weitergeleitet werden, damit die EO-Entschädigung berechnet und ausbezahlt werden kann.
Wie lange dauert der Vaterschaftsurlaub?
Der Schweizer Vaterschaftsurlaub folgt einem einfachen Grundsatz: Die Berechtigten haben nach der Geburt des Kindes Anspruch auf zwei Wochen Urlaub. Beim Bezug dieser Tage lässt das Gesetz jedoch einen gewissen Spielraum.
Zwei Wochen Urlaub, zu beziehen innerhalb von sechs Monaten
Der Vaterschaftsurlaub dauert zwei Wochen, was 14 Taggeldern der Erwerbsersatzordnung (EO) entspricht.
Bei einer vollzeitlich angestellten Person mit einer üblichen Fünftagewoche entspricht dies in der Regel 10 Arbeitstagen Abwesenheit.
Der Urlaub muss nicht unmittelbar nach der Geburt bezogen werden. Die berechtigte Person hat ab der Geburt des Kindes eine Rahmenfrist von sechs Monaten, um alle Urlaubstage zu beziehen.
Diese Flexibilität erlaubt es, einen Zeitraum zu wählen, der zur familiären Situation und zur beruflichen Organisation passt. Der Arbeitgeber muss diese Möglichkeit jedoch bei der Planung der Abwesenheiten und einer allfälligen Stellvertretung berücksichtigen.
Kann der Urlaub aufgeteilt werden?
Im Gegensatz zu anderen Urlauben, die am Stück bezogen werden müssen, lässt sich der Schweizer Vaterschaftsurlaub flexibel gestalten.
Die berechtigte Person kann den Urlaub beziehen:
- am Stück während zwei Wochen;
- tageweise, verteilt auf die sechs Monate nach der Geburt.
So lässt sich der Urlaub an die Bedürfnisse der Familie und an die Anforderungen des Unternehmens anpassen. Ein Mitarbeiter kann zum Beispiel einige Tage direkt nach der Geburt beziehen und weitere Tage für später aufsparen.
Die konkrete Planung des Urlaubs muss dem Arbeitgeber mitgeteilt werden, damit die Abwesenheiten und die Kontinuität des Betriebs gut organisiert werden können.
Was gilt, wenn ein Elternteil nach der Geburt stirbt?
Das Schweizer Recht sieht besondere Regeln vor, wenn ein Elternteil kurz nach der Geburt stirbt. Diese Regeln gelten seit dem 1. Januar 2024 und decken beide Fälle ab.
Stirbt die Mutter bei der Geburt oder in den 14 Wochen danach, hat der überlebende Elternteil, also der rechtliche Vater oder die Ehefrau der Mutter, Anspruch auf 14 Wochen Urlaub mit EO-Entschädigung. Das entspricht dem Mutterschaftsurlaub. Anders als der gewöhnliche Vaterschaftsurlaub muss dieser Urlaub am Stück bezogen werden, und zwar ab dem Tag nach dem Tod der Mutter.
Stirbt hingegen der andere Elternteil kurz nach der Geburt, erhält die überlebende Mutter zusätzlich zu ihren 14 Wochen Mutterschaftsurlaub 2 weitere Wochen Urlaub. Diese zwei Wochen können flexibel bezogen werden, nach denselben Regeln wie der Vaterschaftsurlaub.
Für den Arbeitgeber erfordern beide Situationen eine besondere administrative Abwicklung, damit die Rechte der betroffenen mitarbeitenden Person gewahrt bleiben.
Wie wird der Vaterschaftsurlaub entschädigt?
Der Vaterschaftsurlaub in der Schweiz bedeutet nicht, dass der Arbeitgeber den üblichen Lohn automatisch weiterzahlt. Die Entschädigung erfolgt über die Erwerbsersatzordnung (EO), die einen Teil des während des Urlaubs entgangenen Einkommens ersetzt.
Für das Unternehmen ist es daher wichtig, die Funktionsweise dieser Entschädigung zu kennen, um die Lohnabrechnung der betroffenen Person korrekt vorzunehmen und die Schritte bei der Ausgleichskasse zu erledigen.
Wie hoch ist die Entschädigung?
Während des Vaterschaftsurlaubs erhält die berechtigte Person eine Entschädigung von 80 % des durchschnittlichen Erwerbseinkommens vor der Geburt des Kindes.
Die Berechnung stützt sich auf das massgebende Einkommen gemäss EO. Ziel ist es, den Einkommensrückgang durch die vorübergehende Unterbrechung der Erwerbstätigkeit teilweise auszugleichen.
Die Entschädigung ist allerdings begrenzt. Sie beträgt höchstens CHF 220 pro Tag.
Für die 14 Taggelder der zwei Wochen Urlaub beläuft sich der Höchstbetrag somit auf insgesamt CHF 3'080.
In der Praxis hängt der tatsächlich ausbezahlte Betrag also vom bisherigen Einkommen der berechtigten Person ab. Wer mit seinem Einkommen den Höchstbetrag erreicht, erhält die maximale Entschädigung, bei einem tieferen Einkommen wird die Entschädigung anteilsmässig berechnet.
Der Arbeitgeber muss diese Besonderheit auch bei der Vorbereitung der Lohnbestandteile für den Urlaub berücksichtigen. Je nach gewählter Lösung erhält die mitarbeitende Person die Entschädigung direkt von der Ausgleichskasse oder bezieht weiterhin ihren üblichen Lohn, wenn der Arbeitgeber die Entschädigung vorschiesst.
Wer finanziert die Entschädigung?
Der Vaterschaftsurlaub wird über die Erwerbsersatzordnung (EO) finanziert, die Teil des Schweizer Sozialversicherungssystems ist.
Die Finanzierung erfolgt über die EO-Beiträge auf den Löhnen. Seit der Anpassung des Beitragssatzes betragen diese 0,5 % des Lohns und werden je zur Hälfte von Arbeitgeber und mitarbeitender Person getragen:
- 0,25 % zulasten des Arbeitgebers;
- 0,25 % zulasten der mitarbeitenden Person.
Die Finanzierung des Vaterschaftsurlaubs ist somit in das allgemeine System der EO eingebettet und verursacht keine zusätzlichen direkten Lohnkosten, die allein an den Urlaub einer mitarbeitenden Person geknüpft wären.
Für den Arbeitgeber liegt der Hauptaufwand daher vor allem in der Bearbeitung des Gesuchs, der Weiterleitung der nötigen Angaben und gegebenenfalls im Vorschiessen der Entschädigung.
Welche Schritte muss der Arbeitgeber unternehmen?
Die Entschädigung für den Vaterschaftsurlaub wird nicht automatisch ausbezahlt. Die berechtigte Person muss sie beantragen, damit die Ausgleichskasse den Anspruch prüfen und den Betrag berechnen kann.
Der Arbeitgeber spielt in diesem Verfahren dennoch eine wichtige Rolle, besonders wenn die mitarbeitende Person während des Urlaubs weiterhin ihren üblichen Lohn erhält.
Wie wird die EO-Entschädigung beantragt?
Der Antrag ist an die zuständige AHV-Ausgleichskasse zu richten.
Die berechtigte Person muss die Angaben liefern, die zur Prüfung des Anspruchs und zur Berechnung der Entschädigung nötig sind. Der Antrag enthält insbesondere Angaben zu:
- der Identität der berechtigten Person;
- der Geburt des Kindes;
- der ausgeübten Erwerbstätigkeit;
- dem Einkommen, das als Berechnungsgrundlage dient.
Ist die berechtigte Person angestellt, ergänzt der Arbeitgeber in der Regel die Angaben zum Arbeitsverhältnis und zum Lohn.
Damit kann die Ausgleichskasse die Höhe der EO-Entschädigung festlegen und die Auszahlung gemäss den vorgesehenen Modalitäten vornehmen.
Welche Rolle hat der Arbeitgeber?
Vor allem muss der Arbeitgeber der mitarbeitenden Person ermöglichen, ihren Anspruch auf Urlaub wahrzunehmen, und die Abwesenheit gemäss den geltenden Regeln organisieren.
Administrativ sind zwei Situationen möglich.
Zahlt der Arbeitgeber den Lohn während des Urlaubs nicht weiter, wird die EO-Entschädigung in der Regel direkt an die berechtigte Person ausbezahlt.
Zahlt das Unternehmen den üblichen Lohn während des Urlaubs hingegen weiter, kann es die Rückerstattung der Entschädigung bei der Ausgleichskasse beantragen. In diesem Fall reicht der Arbeitgeber insbesondere die Lohnbescheinigung ein, die für die Berechnung und die Auszahlung der Entschädigung nötig ist.
So behält die mitarbeitende Person während ihrer Abwesenheit ihren gewohnten Lohn, und das Unternehmen erhält den Betrag der EO-Entschädigung zurück.
Eine Folge verdient besondere Aufmerksamkeit. Kündigt der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis, bevor die mitarbeitende Person alle Tage ihres Vaterschaftsurlaubs bezogen hat, verlängert sich die Kündigungsfrist um die noch nicht bezogenen Tage. Der verbleibende Urlaubsanspruch wirkt sich also auf das Enddatum des Arbeitsverhältnisses aus.
Um Fehler in der Lohnabrechnung zu vermeiden, muss der Arbeitgeber klar unterscheiden zwischen:
- der Abwesenheit wegen Vaterschaftsurlaub;
- einer allfälligen Lohnfortzahlung;
- der ausbezahlten oder rückerstatteten EO-Entschädigung;
- den damit verbundenen Meldungen an die Sozialversicherungen.
Eine sorgfältige Verwaltung erleichtert die administrative Abwicklung und stellt sicher, dass sowohl die Rechte der mitarbeitenden Person als auch die Pflichten des Unternehmens eingehalten werden.
Vaterschaftsurlaub einfach verwalten mit Numeriq Payroll
Die Verwaltung eines Vaterschaftsurlaubs beschränkt sich nicht darauf, einige Abwesenheitstage in einer Lohnsoftware zu erfassen. Der Arbeitgeber muss auch die geltenden Voraussetzungen prüfen, die Lohnbestandteile korrekt behandeln, die nötigen Angaben an die Ausgleichskasse weiterleiten und die EO-Entschädigung in die Lohnabrechnung integrieren.
Diese Schritte können komplex werden, wenn ein Unternehmen mehrere Mitarbeitende beschäftigt, in verschiedenen Kantonen tätig ist oder mehrere Sonderfälle bei den Sozialversicherungen zu bearbeiten hat.
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Unsere Unterstützung umfasst insbesondere:
- die Berücksichtigung des Vaterschaftsurlaubs in der Lohnbuchhaltung;
- die Vorbereitung der Unterlagen für die Anträge auf EO-Entschädigung;
- die Begleitung der Meldungen an die Ausgleichskassen;
- die Kontrolle der korrekten Behandlung von Entschädigungen und Sozialversicherungsbeiträgen;
- administrative Unterstützung, um die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen.
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