Die Familienzulagen gehören zu dem, was Schweizer Arbeitgeber in ihre tägliche Lohnbuchhaltung einbauen müssen. Sie unterstützen Mitarbeitende mit Kindern finanziell, doch die administrative Abwicklung liegt weitgehend beim Unternehmen.
Für Angestellte werden die Familienzulagen in der Regel über den Arbeitgeber ausbezahlt. Das Unternehmen muss einer Familienausgleichskasse (FAK) angeschlossen sein, die Gesuche seiner Mitarbeitenden weiterleiten und die zugesprochenen Beträge zusammen mit dem Lohn auszahlen.
Die Familienzulagen beruhen auf einem Bundesrahmen, den das Bundesgesetz über die Familienzulagen (FamZG) setzt und den kantonale Regelungen ergänzen. Beträge, Finanzierung und einzelne Leistungen können deshalb von Kanton zu Kanton unterschiedlich sein.
Um das alles regelkonform abzuwickeln, muss ein Arbeitgeber die Arten von Zulagen kennen, die Voraussetzungen für die Auszahlung und die Schritte gegenüber der zuständigen Kasse.
Wie funktionieren die Familienzulagen in der Schweiz?
In der Schweiz sollen die Familienzulagen einen Teil der Kosten für den Unterhalt der Kinder ausgleichen. Sie werden an erwerbstätige Personen ausgerichtet, welche die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen.
Das System beruht auf zwei Hauptleistungen des Bundes: der Kinderzulage und der Ausbildungszulage. Die Kantone können diese Mindestbeträge jedoch erhöhen und zusätzliche Leistungen vorsehen.
Für den Arbeitgeber sind diese Zulagen nicht Teil des Lohnes, der den üblichen Sozialversicherungsbeiträgen unterliegt. Sie müssen trotzdem klar auf der Lohnabrechnung erscheinen und der angestellten Person nach den geltenden Regeln ausbezahlt werden.
Die beiden Hauptarten von Familienzulagen
Das Bundesrecht unterscheidet zwei Hauptarten von Familienzulagen.
Die Kinderzulage steht den Eltern von Kindern bis zu einem bestimmten Alter zu. Der auf Bundesebene festgelegte Mindestbetrag liegt bei CHF 215 pro Monat.
Sie wird ausgerichtet:
- ab der Geburt des Kindes;
- bis zum vollendeten 16. Altersjahr;
- höchstens bis zum vollendeten 20. Altersjahr, wenn das Kind wegen eines Gesundheitsproblems nicht erwerbstätig sein kann.
Die Ausbildungszulage gilt für Kinder in nachobligatorischer Ausbildung: Lehre, Mittelschule, Studium oder jede vergleichbare Ausbildung. Ihr Mindestbetrag auf Bundesebene liegt bei CHF 268 pro Monat.
Sie wird ausgerichtet:
- ab dem Monat, in dem das Kind die nachobligatorische Ausbildung beginnt, frühestens jedoch ab dem Monat des 15. Geburtstags;
- bis zum Ende der Ausbildung;
- längstens bis zum vollendeten 25. Altersjahr des Kindes.
Nicht geschuldet ist sie dagegen, wenn das Kind aus einer Erwerbstätigkeit ein jährliches Bruttoeinkommen von mehr als CHF 30'240 erzielt.
Diese Beträge sind die vom Bundesrecht vorgesehenen Mindestbeträge. Die Kantone können höhere Beträge gewähren; ein Arbeitgeber muss deshalb die Regeln der Familienausgleichskasse anwenden, der er angeschlossen ist.
Zusätzliche kantonale Familienzulagen
Während das FamZG einen gemeinsamen Rahmen für die ganze Schweiz setzt, können die Kantone grosszügigere Regelungen vorsehen.
Sie können insbesondere:
- die Mindestbeträge der Kinder- oder Ausbildungszulage erhöhen;
- eine Geburtszulage einführen;
- eine Adoptionszulage vorsehen.
Die kantonalen Unterschiede betreffen also vor allem die ausgerichteten Beträge und einzelne zusätzliche Leistungen. Ein Unternehmen, das in mehreren Kantonen tätig ist, muss darauf achten, auf jede Situation die richtigen Regeln anzuwenden.
Diese kantonale Dimension ist besonders wichtig für Unternehmen, die Mitarbeitende in mehreren Schweizer Regionen beschäftigen. Die zuständige Ausgleichskasse bestimmt die anwendbaren Regeln und begleitet den Arbeitgeber bei der Behandlung der Gesuche.
Welche Pflichten hat der Arbeitgeber bei den Familienzulagen?
Die Familienzulagen sind nur eine von vielen administrativen Pflichten eines Arbeitgebers. Sie fügen sich in einen grösseren Zusammenhang von Schritten rund um die Lohnbuchhaltung in der Schweiz ein, zu dem die Sozialversicherungen, die obligatorischen Meldungen und die Abwicklung der Vergütungen gehören.
Das Unternehmen muss einer Familienausgleichskasse angeschlossen sein und das Bindeglied zwischen dieser Kasse und seinen Mitarbeitenden bilden.
Der obligatorische Anschluss an eine Familienausgleichskasse
Jeder Arbeitgeber, der AHV-pflichtige Löhne ausrichtet, muss einer Familienausgleichskasse (FAK) angeschlossen sein.
Der Anschluss erfolgt in der Regel bei der Kasse des Kantons, in dem das Unternehmen seinen Sitz oder eine Zweigniederlassung hat. Er erlaubt dem Arbeitgeber, die Gesuche um Familienzulagen für seine Mitarbeitenden abzuwickeln.
Nach dem Anschluss muss das Unternehmen insbesondere:
- der Kasse die erforderlichen Angaben melden;
- die Zulagengesuche seiner Mitarbeitenden weiterleiten;
- die Verfügungen der Kasse umsetzen;
- die zugesprochenen Zulagen zusammen mit dem Lohn auszahlen.
Der Anschluss an eine FAK ist damit eine unumgängliche administrative Pflicht für Unternehmen, die in der Schweiz Personal beschäftigen.
Das Zulagengesuch durch den Arbeitgeber
Die Familienzulagen werden nicht automatisch ausgerichtet. Die angestellte Person muss ihren Arbeitgeber über ihre familiäre Situation informieren und die nötigen Unterlagen zu ihren Kindern einreichen.
Der Arbeitgeber leitet das Gesuch anschliessend an seine Familienausgleichskasse weiter. Diese prüft die eingereichten Angaben und stellt fest, ob die Anspruchsvoraussetzungen erfüllt sind.
Ist der Anspruch anerkannt, zahlt der Arbeitgeber die Familienzulage jeden Monat zusammen mit dem Lohn aus. Sie erscheint in der Regel separat auf der Lohnabrechnung, um diese Familienleistung von den übrigen Lohnbestandteilen abzugrenzen.
In der Praxis muss das Unternehmen deshalb laufend administrativ nachführen, um die Veränderungen zu berücksichtigen, die den Anspruch beeinflussen können, zum Beispiel:
- die Geburt eines Kindes;
- den Beginn oder das Ende einer Ausbildung;
- eine Veränderung der familiären Verhältnisse;
- einen Kantons- oder Arbeitgeberwechsel.
Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass die Angaben, die er zur Situation der angestellten Person und zu den betroffenen Kindern weitergibt, korrekt sind, und der Kasse jede Änderung melden, die sich auf den Anspruch auf die Zulagen auswirken kann.
Die Familienzulagen haben in der Lohnbuchhaltung eine Besonderheit: Sie unterliegen nicht den üblichen Sozialversicherungsbeiträgen. Einen vollständigen Überblick über die obligatorischen Abzüge vom Lohn in der Schweiz gibt unser Leitfaden zu den AHV-, IV-, EO- und ALV-Beiträgen. Sie müssen trotzdem korrekt in die administrativen Abläufe des Unternehmens eingebaut sein, damit die Abwicklung regelkonform ist.
Für Unternehmen verlangt die Nachführung der Familienzulagen deshalb eine präzise Organisation. Die Angaben der Mitarbeitenden müssen geprüft, die Gesuche bei der richtigen Kasse eingereicht und die Veränderungen über die Zeit verfolgt werden.
Wie werden die Familienzulagen in der Schweiz finanziert?
Die Finanzierung der Familienzulagen liegt hauptsächlich bei den Arbeitgebern. Anders als andere Schweizer Sozialversicherungen, die über zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmenden geteilte Beiträge finanziert werden, trägt sie in der Regel das Unternehmen.
Die Ausgestaltung unterscheidet sich allerdings von Kanton zu Kanton, namentlich bei den Beitragssätzen und einer allfälligen Beteiligung der Angestellten.
Ein Beitrag, der in der Regel zulasten des Arbeitgebers geht
In den meisten Kantonen finanzieren die Arbeitgeber die Familienzulagen vollständig über Beiträge an ihre Ausgleichskasse.
Diese Beiträge werden auf der AHV-pflichtigen Lohnsumme berechnet. Der Satz richtet sich nach dem Kanton und nach der betreffenden Ausgleichskasse.
Der Arbeitgeber muss diese Last deshalb in die Gesamtkosten seiner Mitarbeitenden einrechnen. Anders als die Zulagen selbst, die an die Angestellten ausbezahlt werden, sind die FAK-Beiträge eine Arbeitgeberlast, die mit der Beschäftigung von Personal verbunden ist.
Diese Finanzierung gibt den Ausgleichskassen die Mittel, um die Familienleistungen an die Anspruchsberechtigten auszurichten. Ein Unternehmen finanziert also nicht direkt die Zulage einer bestimmten angestellten Person: Es beteiligt sich am kollektiven System, das auf kantonaler Ebene eingerichtet ist.
Damit das stimmt, muss der Arbeitgeber seiner Ausgleichskasse jedes Jahr die betreffende Lohnsumme melden. Diese Meldung erlaubt es, die für die Familienzulagen geschuldeten Beiträge zu berechnen.
Die Ausnahme des Kantons Wallis
Im Kanton Wallis ist die Finanzierung der Familienzulagen anders geregelt.
Anders als in den meisten übrigen Kantonen beteiligen sich dort auch die Angestellten über einen Lohnabzug an der Finanzierung der Familienzulagen. Ein Teil des Beitrags kann also direkt vom Lohn der mitarbeitenden Person abgezogen werden.
Diese Besonderheit verlangt Aufmerksamkeit beim Erstellen der Lohnabrechnungen der betroffenen Angestellten. Der Arbeitgeber muss die Regeln der anwendbaren kantonalen Ordnung anwenden und diesen Abzug korrekt in sein Lohnsystem einbauen.
Für Unternehmen mit Standorten in mehreren Kantonen zeigt dieser Unterschied, wie sehr eine Lohnbuchhaltung kantonale Besonderheiten abbilden können muss. Die Pflichten rund um die Familienzulagen sind nicht immer gleich, je nachdem wo das Unternehmen angeschlossen ist oder wo seine Mitarbeitenden arbeiten.
Was gilt, wenn mehrere Elternteile konkurrierende Ansprüche haben?
Für dasselbe Kind kann nicht mehr als eine volle Familienzulage entstehen. Kommen mehrere Personen für eine Zulage für dasselbe Kind in Frage, ist deshalb zu bestimmen, wer von ihnen den Vorrang hat.
Das kommt namentlich in Familien vor, in denen beide Elternteile erwerbstätig sind, oder wenn die Eltern in verschiedenen Kantonen arbeiten.
Die Rangordnung zur Bestimmung der anspruchsberechtigten Person
Das Bundesgesetz über die Familienzulagen (Art. 7 Abs. 1 FamZG) legt eine genaue Rangordnung fest, um bei konkurrierenden Ansprüchen zu bestimmen, wer Anspruch auf die Zulage hat:
- die erwerbstätige Person;
- die Person, welche die elterliche Sorge inne hat oder bis zur Mündigkeit des Kindes inne hatte;
- die Person, bei der das Kind überwiegend lebt;
- die Person, die im Wohnsitzkanton des Kindes erwerbstätig ist;
- die Person mit dem höheren AHV-pflichtigen Einkommen aus unselbständiger Erwerbstätigkeit; andernfalls jene mit dem höheren Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit.
Diese Kriterien gelten nacheinander: Man geht erst dann zum nächsten über, wenn das vorherige die Anspruchsberechtigten nicht auseinanderhält.
Für den Arbeitgeber heisst das bisweilen, zusätzliche Angaben einzuholen, bevor er ein Gesuch an die Ausgleichskasse weiterleitet. Es genügt also nicht immer festzustellen, dass eine mitarbeitende Person ein Kind hat: Es ist auch zu prüfen, ob eine andere Person einen vorrangigen Anspruch hat.
Wie die Differenzzahlung funktioniert
In gewissen Situationen kann die nicht vorrangig berechtigte Person trotzdem Anspruch auf eine Ergänzung haben.
Das ist namentlich der Fall, wenn die beiden Elternteile in verschiedenen Kantonen arbeiten und der Kanton der nicht vorrangigen Person eine höhere Familienzulage vorsieht.
In dieser Situation kann die betroffene Person eine Differenzzahlung verlangen, die dem Unterschied zwischen den beiden anwendbaren Beträgen entspricht. Diese Ergänzung ist allerdings nur geschuldet, wenn diese Person selbst erwerbstätig ist; andernfalls wird keine Differenzzahlung ausgerichtet.
Das Gesuch ist bei der für die betroffene Person zuständigen Ausgleichskasse einzureichen, in der Regel über ihren Arbeitgeber.
Die Differenzzahlung erlaubt es, die Unterschiede zwischen den kantonalen Ordnungen zu berücksichtigen und zugleich den Grundsatz zu wahren, dass ein Kind nur zu einer einzigen vollen Zulage berechtigt.
Für Unternehmen verlangt die Behandlung solcher Situationen eine gute administrative Koordination. Die Angaben zum anderen Elternteil, zum Arbeitskanton und zu den bereits ausgerichteten Leistungen müssen richtig berücksichtigt werden, um Berechnungsfehler oder spätere Korrekturen zu vermeiden.
Werden Familienzulagen ausgerichtet, wenn das Kind im Ausland lebt?
Schweizer Familienzulagen können in gewissen Situationen ausgerichtet werden, wenn das Kind ausserhalb der Schweiz wohnt. Die anwendbaren Regeln hängen namentlich vom Wohnsitzstaat des Kindes, von der beruflichen Situation des Elternteils und von den geltenden internationalen Abkommen ab.
Für Arbeitgeber verlangen diese Situationen besondere Aufmerksamkeit, denn die Voraussetzungen für den Export der Zulagen sind nicht für jedes Land gleich. Die Familienausgleichskasse bleibt die zuständige Ansprechstelle, um zu bestimmen, ob ein Anspruch besteht und unter welchen Bedingungen die Leistungen auszurichten sind.
Die Regeln in der Europäischen Union und der EFTA
Wohnt das Kind in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA), erlauben es die Regeln zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit in bestimmten Fällen, die Schweizer Familienzulagen weiter auszurichten.
Diese Bestimmungen betreffen namentlich Personen, die in der Schweiz erwerbstätig sind, während ihre Kinder in einem anderen Mitgliedstaat wohnen. Ziel ist es zu verhindern, dass jemand seinen Anspruch auf Familienleistungen allein wegen einer grenzüberschreitenden Situation verliert.
Der Anspruch hängt allerdings von mehreren Elementen ab, namentlich:
- vom Wohnsitzstaat des Kindes;
- vom Erwerbsstatus der Eltern;
- vom Staat, in dem jeder Elternteil erwerbstätig ist;
- davon, ob in einem anderen Staat ein Anspruch auf Familienleistungen besteht.
In gewissen Situationen hat ein anderer Staat den Vorrang bei der Ausrichtung der Familienleistungen. Die Schweiz kann dann nur noch eine allfällige Differenz ausrichten, wenn der Schweizer Betrag höher ist als jener der anderen anwendbaren Ordnung.
Für den Arbeitgeber bleibt die administrative Abwicklung dieselbe: Das Gesuch geht an die zuständige Ausgleichskasse, die die Voraussetzungen prüft und den Betrag bestimmt, auf den die mitarbeitende Person Anspruch hat.
Situationen ausserhalb der EU und der EFTA
Ausserhalb der EU und der EFTA gibt es grundsätzlich keinen Export von Familienzulagen für ein im Ausland wohnhaftes Kind. Art. 7 Abs. 1 FamZV sieht vor, dass Zulagen für ein Kind mit Wohnsitz ausserhalb der Schweiz nur ausgerichtet werden, wenn ein internationales Abkommen dies ausdrücklich vorsieht. Nach der Wegleitung des BSV zu den Familienzulagen (FamZWL, Rz. 304) begründen nur das Freizügigkeitsabkommen und das EFTA-Übereinkommen eine solche Pflicht für Zulagen nach FamZG. Die Abkommen mit Bosnien und Herzegowina, Nordmazedonien, Montenegro, San Marino und der Türkei decken nur die Familienzulagen in der Landwirtschaft (FLG) ab und gelten nicht für Zulagen nach FamZG.
Es gibt allerdings eine Ausnahme, und sie betrifft Schweizer Arbeitgeber direkt. Nach Art. 7 Abs. 2 FamZV behalten Angestellte, die weiterhin obligatorisch bei der AHV versichert sind, obwohl sie im Ausland für einen Arbeitgeber mit Sitz in der Schweiz arbeiten (namentlich entsandte Personen oder Personen im Dienst des Bundes, einer internationalen Organisation oder eines Hilfswerks), ihren Anspruch auf Zulagen für ihre im Ausland wohnhaften Kinder, auch ohne internationales Abkommen. Dieser Anspruch gilt dann weltweit.
Es ist auch der einzige Fall, in dem die ausgerichteten Beträge an die Kaufkraft des Wohnsitzstaates des Kindes angepasst werden, nach den Stufen von Art. 8 FamZV: 100 Prozent, zwei Drittel oder ein Drittel des gesetzlichen Mindestbetrags, je nach Kaufkraft des betreffenden Staates. In allen übrigen Fällen, in denen ein internationales Abkommen die Ausrichtung der Zulagen verlangt, namentlich in der EU und der EFTA, hält die Wegleitung des BSV (FamZWL, Rz. 305) das Gegenteil fest: Es wird keine Kaufkraftanpassung vorgenommen, der volle Betrag bleibt geschuldet.
Internationale Situationen verlangen besondere Aufmerksamkeit, namentlich wenn ein Unternehmen Grenzgänger oder entsandte Personen beschäftigt. Die Regeln der Lohnbuchhaltung und der sozialen Sicherheit können dann je nach Wohnsitzstaat der angestellten Person unterschiedlich sein. Hier finden Sie unseren vollständigen Leitfaden zur Lohnabrechnung für Grenzgänger in der Schweiz. Eine Abklärung bei der Ausgleichskasse ist nötig, bevor der Anspruch auf Zulagen bestätigt wird.
Verwalten Sie Ihre Familienzulagen mit einer regelkonformen Lohnbuchhaltung in der Schweiz
Die Behandlung der Familienzulagen verlangt eine gute Beherrschung der Regeln des Bundes und der Kantone. Zwischen dem Anschluss an eine Ausgleichskasse, der Nachführung der Gesuche der Mitarbeitenden, den Unterschieden zwischen den Kantonen und besonderen Situationen wie konkurrierenden Ansprüchen oder im Ausland wohnhaften Kindern können die administrativen Pflichten rasch komplex werden.
Bei Numeriq Payroll begleiten wir Schweizer Unternehmen, ausländische Firmen mit Personal in der Schweiz und KMU bei der Erfüllung ihrer Pflichten rund um Lohn und Sozialversicherungen.
Unser Team unterstützt Sie namentlich dabei:
- die Formalitäten rund um die Familienzulagen bei den zuständigen Kassen zu erledigen;
- die Familienleistungen korrekt in Ihre Lohnprozesse einzubauen;
- die kantonalen Besonderheiten zu berücksichtigen, die für Ihr Unternehmen gelten;
- die besonderen Situationen Ihrer Mitarbeitenden regelkonform nachzuführen;
- die Administration rund um die Schweizer Sozialversicherungspflichten zu vereinfachen.
Mit einem mehrsprachigen Team in der Schweiz, über 50 Jahren gesammelter Erfahrung, einer rund um die Uhr erreichbaren Unterstützung und einer von über 100 Unternehmen und 1 000 Beratenden anerkannten Begleitung hilft Numeriq Payroll den Arbeitgebern, ihre Lohnbuchhaltung abzusichern.
Unsere Fachkompetenz beruht zudem auf einem beständigen Anspruch an Zuverlässigkeit, mit einer Genauigkeitsquote der Löhne von 99,9 Prozent, damit Unternehmen ihre Mitarbeitenden in der Schweiz einfacher und gelassener führen können.
.png)
